芻議檔案數(shù)字化的質量及安全保密控制
一、引言
檔案數(shù)字化這一概念出現(xiàn)在20世紀80年代后期，在90年代檔案數(shù)字化開始慢慢成熟起來，進入21世紀隨著人們對檔案管理工作的重視程度不斷提高，檔案數(shù)字化進入全面發(fā)展時期。[1]檔案數(shù)字化開始時的主要形式為文件級目錄以及案卷級目錄數(shù)據(jù)庫的建設，主要是使計算機輔助管理的目的得以實現(xiàn)。目前，檔案數(shù)字化已發(fā)展的相當成熟，全國幾乎所有檔案館都實行了檔案全文信息的數(shù)字化管理，有些檔案館在檔案數(shù)字化方面做的已到達很高的水平，可以實現(xiàn)利用互聯(lián)網(wǎng)絡對檔案信息進行遠程的查詢和使用。[2]但與此同時檔案數(shù)字化的質量及安全保密工作仍存在一些亟待解決的問題，需要引起人們的高度重視。
二、檔案數(shù)字化的質量控制
質量控制工作通常就是為了達到檔案管理質量的相關要求而采取技術手段等各類工作活動，其主要目的是全過程監(jiān)視檔案數(shù)字化質量，對有可能造成質量不合格的所有因素進行消除，以期達到規(guī)定的質量要求。[3]檔案工作由于其獨有的特點使得必須對檔案數(shù)字化進行嚴格的質量控制。
�。ㄒ唬┵|量控制的內容
�。�1）對有關數(shù)字化方案進行優(yōu)選。對于電子檔案數(shù)字化工作而言科學合理的數(shù)字化方案是極為關鍵的，所選用的數(shù)字化方案的科學合理性對檔案數(shù)字化工作的質量有直接的影響。
�。�2）對數(shù)字化軟件進行正確選取�，F(xiàn)階段有很多類型的數(shù)字化軟件，這些軟件各具特色，在選擇數(shù)字化軟件時應結合自身的去求對其進行廣泛的調研。對數(shù)字化軟件進行科學的選取是保證檔案數(shù)字化質量的前提。
�。�3）制定適用的標準、確定相關參數(shù)。這一工作環(huán)節(jié)是影響檔案數(shù)字化質量的一個重要工作內容。目前，已存在較為成熟的檔案數(shù)字化相關國家標準規(guī)范，但為了更好地保證數(shù)字化質量有關行業(yè)應在國家標準的基礎上制定符合自身的相關標準。
�。�4）檔案數(shù)字化過程中的監(jiān)督、檢查、驗收以及評估工作。這些工作是保證檔案數(shù)字化質量的最后一道環(huán)節(jié)，可對檔案數(shù)據(jù)庫建設實行有效的監(jiān)管檢測。通常情況下檢查工作主要包括工作環(huán)節(jié)、人員以及設備三個方面。[4]監(jiān)督工作就是要及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中存在的問題，并要求有關部門及時解決。驗收包括粗驗和細驗環(huán)節(jié)。粗驗通過軟件來完成，細驗則是在粗驗的基礎上對檔案信息等進行全面的檢查。評估是針對檔案數(shù)字化的過程及質量進行全面的測試和評價。
�。ǘn案數(shù)字化質量控制的手段
�。�1）做到分工明確，責任分明。由于檔案館的規(guī)模、工作方案以及檔案總量存在很大不同，因而存在不同的檔案數(shù)字化流程，盡管如此也應對內部工作環(huán)節(jié)進行明確分工。檔案預處理、檔案分發(fā)、檔案掃描、檔案的檢測驗收、檔案入庫以及網(wǎng)絡設備的日常檢查維護等工作內容都應分配到具體的部門和個人，應做到職責分明。
（2）制定完善的規(guī)章制度。檔案數(shù)字化過程必須嚴格按照一樣的規(guī)章制度進行，所以制定一套完善的規(guī)章制度是極為必要的，它有利于確保檔案數(shù)字化的質量，同時可保證對檔案信息資源進行共享。
�。�3）及時發(fā)現(xiàn)總結問題并制定合理的獎懲制度。檔案數(shù)字化工作具有很強的基礎性以及實踐性，同時這項工作還處于不斷發(fā)展完善的過程中，可以借鑒的成功經(jīng)驗相對較少。因此，需要工作人員不斷在實際工作過程中積累經(jīng)驗，逐步探索完善。對實際工作定期進行總結歸納有利于保證檔案數(shù)字化工作的質量，可及時督促工作人員發(fā)現(xiàn)前期工作中存在的不足，對好的方面進行采納，對不足加以完善，避免以后的工作中出現(xiàn)同樣的問題。同時，應制定完善的獎懲機制，對工作人員起到一定的督促作用。
�。�4）嚴格檢查驗收檔案數(shù)字化過程及質量。實際工作中進行嚴格的檢查驗收是保證檔案數(shù)字化質量的重要一環(huán)。檔案數(shù)字就是將檔案中的各類信息進行數(shù)字化的過程，是保證檔案信息化工作順利進行的基礎性工作。因此，應嚴格檢查驗收檔案數(shù)字化工作的環(huán)節(jié)及質量，保證后續(xù)工作順利進行。
三、檔案數(shù)字化的安全保密控制
檔案工作中的另一項重要內容便是安全保密工作，檔案數(shù)字化的安全保密控制目的是保證個人檔案的實體、信息數(shù)據(jù)等的安全，防止由于各種原因出現(xiàn)的信息泄密問題。
�。ㄒ唬n案數(shù)字化安全保密控制的內容
檔案數(shù)字化安全保密控制的主要工作目的是對檔案數(shù)字化過程中可能存在的各類影響信息安全的因素進行預先分析處理，并據(jù)此從技術和工作管理等方面上積極采取有關措施來防止信息泄密事故的發(fā)生。實際工作環(huán)節(jié)中檔案數(shù)字化的安全保密控制工作主要包括以下方面：制定與安全保密工作有關的規(guī)章制度、制定科學的網(wǎng)絡安全方案、選擇安全等級高的場所并建立完善的安防系統(tǒng)、做好檔案實體的使用和保管工作、定期對數(shù)據(jù)庫進行維護、做好檔案數(shù)據(jù)整理及備份工作等。
�。�1）建立規(guī)章制度。檔案中會涉及大量有關個人隱私等方面的信息，實際工作中要切實做到檔案數(shù)字化過程的安全高效，一套切實可行的安全保密管理制度是必不可少的，這套管理制度應包括以下幾個方面：有關設備使用以及檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全的保密規(guī)定，檔案數(shù)字化加工人員的選擇和管理辦法，檔案數(shù)字化加工場所有關的安全保密制度等等。
（2）制定合理的計算機網(wǎng)絡安全保密方案。計算機網(wǎng)絡安全保密方案在確保檔案數(shù)字化的安全保密性方面起到關鍵作用。要做到這一點首先應做到在一個相對封閉的計算機網(wǎng)絡中實現(xiàn)所有的操作過程，應做好計算機網(wǎng)絡與外網(wǎng)物理隔斷。其次，用于檔案數(shù)字化工作的計算機及其服務器應安全存放，存放的環(huán)境應具有防水、防爆、防火、防震、防暴以及防止外來人員盜取以及破壞的特點，同時，需要引起高度重視的是電磁場對檔案數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)以及相關設備的干擾。第三，檔案數(shù)字化工作人員（這里所說的工作人員是有權直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的有關人員）在需要進入系統(tǒng)前應通過必要的身份認證，做到禁止非法用戶進入，這也是做好檔案數(shù)字化安全保密工作的首道防線。第四，應對參與檔案數(shù)字化工作的所有工作人員進行合理分類，將全體按照任務不同進行區(qū)分，并對不同群體制定不同的訪問權限，避免合法工作人員越權訪問其權限以外的相關信息。 �。�3）選擇安全封閉的工作場所，建立可靠的安防系統(tǒng)。檔案數(shù)字化工作選用的場所一般是各級別的檔案館，但為了提高工作效率一部分會外包給具有相應資質的專業(yè)公司。一般講在選擇數(shù)字化加工場所是要做到以下幾點：首先，場所的選取應方便保管檔案實體，即檔案加工場所的選取應盡量做到靠近檔案實體的保管場所，如果由于某些原因很難做到就近選擇，則選擇場所時應考慮檔案的運輸線路，運輸線路應不與外來人員進出路線進行交叉。其次，工作場所的環(huán)境與檔案原來的保存環(huán)境應盡量相似。加工場所確定后還應為其配置具有較高安全等級的安防系統(tǒng)，包括防盜報警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、閉路電視系統(tǒng)、恒溫恒濕空調系統(tǒng)、消防報警及自動滅火系統(tǒng)等，這樣有利于保證加工場所的安全。
�。�4）檔案實體的保管和保管工作。檔案數(shù)字化工作中檔案實體的使用是不可避免的，為了提高使用和保管檔案實體的安全保密性必須制定相關的制度。首先，進入檔案庫房的人員個數(shù)應最少為兩人，以使他們之間可以互相監(jiān)督。其次，要注重實行安全巡視制，安排足夠數(shù)量的巡視員長期在檔案運送路線上進行巡邏，確保不發(fā)生檔案丟失問題。第三，在交接檔案時必須進行登記，交接過程應在嚴格的監(jiān)督下進行。第四，檔案實體交接完成后應詳細講評與檔案實體的保管有關的各種注意事項，這樣可以有效防止工作人員在對檔案進行掃描的過程中由于操作不當對檔案造成的破壞。
�。�5）數(shù)據(jù)庫的整理、維護以及數(shù)據(jù)備份工作。檔案數(shù)字化工作的成果都要存儲于數(shù)據(jù)庫中，所以數(shù)據(jù)庫的重要性是不言而喻的，該部分也是檔案數(shù)字化工作安全保密的重要環(huán)節(jié)。對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行維護的目的是為了防止檔案數(shù)據(jù)丟失、更改、破壞等問題的發(fā)生，同時還可有效避免病毒侵襲、電磁輻射、硬件損壞、非法下載復制等現(xiàn)象的出現(xiàn)。對數(shù)據(jù)庫相關數(shù)據(jù)進行整理的目的是對檔案數(shù)據(jù)進行認真校對，發(fā)現(xiàn)其中存在的多掃、錯掃以及重復發(fā)送的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分發(fā)打包預處理，從而為即將進行的下一步工作做準備。數(shù)據(jù)備份的目的主要是如果檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、破壞、更改等問題，利用備份數(shù)據(jù)可將原數(shù)據(jù)進行還原。
�。ǘn案數(shù)字化安全保密控制的有關措施
（1）對工作人員做好思想教育工作。檔案數(shù)字化過程中影響其安全的因素有很多，其中，人為因素是安全保密控制工作的重點。因為人為因素造成的信息泄露等問題主要是由工作人員的道德水平較低引起的，所以應通過一定的教育培訓來提高工作人員的素質水平。首先，應定期組織有關工作人員認真學習有關檔案安全保密工作的相關規(guī)章。其次，對檔案數(shù)字化工作流程進行科學合理的設置，明確每個工作環(huán)節(jié)中有關安全保密工作的注意事項。最后，應對工作人員進行定期或者不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題予以批評或懲罰，要求其及時進行改正。
（2）加強人員管理工作。檔案數(shù)字化工作中人是開展工作的主體，因而實際工作中應加強對人員的管理工作，筆者認為加強人員管理可從以下方面入手：第一，做好工作人員政審工作。第二，對從業(yè)人員的崗位和職責進行明確。第三，定期考核工作人員的思想素質水平及工作情況。
�。�3）建立完善的制度及安全系統(tǒng)。現(xiàn)階段已存在較為完善的安全保密制度，但由于種種原因貫徹執(zhí)行過程中卻往往達不到令人滿意的效果。[5]這一現(xiàn)象產生的原因之一是人們對安全保密制度有錯誤的認識，認為該項制度會影響人員的工作效率。因此，實際工作中應改正錯誤的認識，加強對安全保密制度的執(zhí)行力度。同時，一套完整的安全系統(tǒng)對保證檔案信息安全也是極為重要的，現(xiàn)階段應加強技術防范手段，配備科學的安全防護設備，加強對設備、軟件以及網(wǎng)絡等的維護，提高檔案數(shù)字化的安全性能。
四、結論
檔案數(shù)字化工作是檔案信息化工作的基礎，實際工作中應嚴格控制檔案數(shù)字化工作的質量并做好安全保密工作。本文對上述的兩個方面的內容進行了詳細的闡述，對實際工作中做好檔案數(shù)字化質量及安全保密控制工作提出了相關建議，望本文的研究能夠推動檔案數(shù)字化工作健康有序開展。
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