人事檔案管理現(xiàn)狀概述
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當(dāng)前，大量的務(wù)工人員涌入城市尋找就業(yè)崗位，公司在實(shí)際工作當(dāng)中要想及時(shí)準(zhǔn)確地了解就業(yè)者的經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)以及特長(zhǎng)情況，就需要有相對(duì)完善的人事管理機(jī)制來協(xié)調(diào)運(yùn)行。這不僅是一個(gè)公司合理運(yùn)行的重要組成部分，也是其能夠有效管理提高工作效率的要求。從更大的角度看，完善的人事檔案管理能夠提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力，能夠根據(jù)工作人員的工作實(shí)際合理安排崗位，然而在實(shí)際的管理當(dāng)中卻出現(xiàn)了很多的問題。筆者主要結(jié)合自己在房地產(chǎn)管理中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，從人事檔案管理本身所具有的社會(huì)價(jià)值，以及相關(guān)的影響因素出發(fā)，來有針對(duì)性地具體分析當(dāng)前存在的問題以及提出相對(duì)應(yīng)的改革方式。
一、人事檔案管理現(xiàn)狀
以上論述了人事檔案管理的價(jià)值以及一些影響因素，我們對(duì)這個(gè)問題應(yīng)該說是有了一定的認(rèn)識(shí)。下面，筆者將結(jié)合之前所談到的三個(gè)因素去分析如今人事檔案管理當(dāng)中所存在的一些問題。
（一）管理意識(shí)、觀念淡薄
在我們以往傳統(tǒng)的管理當(dāng)中，管理者總是帶著很大的主觀隨意態(tài)度去對(duì)待這個(gè)問題。在他們的意識(shí)重，人事檔案的管理不是自己應(yīng)該關(guān)心的事情，秉持所謂的“各掃門前雪”的理念。上至領(lǐng)導(dǎo)層，下至被管理者眾人，都帶著一種只重視公司效益的觀點(diǎn)，對(duì)公司理念的更新與人文管理方面的一些文化氛圍很不重視，造成人事檔案管理僅僅停留在一個(gè)孤立的部門設(shè)置上。這會(huì)導(dǎo)致人事管理材料被隨意放置，對(duì)于人員職位、工作以及一些培訓(xùn)的變化都不能及時(shí)更新。這是很不利于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的，況且對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)來說更新是很快的，尤其是銷售方面更是如此。這些都在督促著業(yè)界人士及時(shí)進(jìn)行改革，而這首先就必須從意識(shí)領(lǐng)域開始強(qiáng)化管理，這樣才能夠在公司當(dāng)中形成一種良好的氛圍。公司如今所處的正是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)力很強(qiáng)的時(shí)代，想要在與其他公司競(jìng)爭(zhēng)中獲勝就不得不擺正公司內(nèi)部的管理理念。
管理意識(shí)的更新和塑造并不是一朝一夕就能夠形成的，它需要從公司內(nèi)部不斷去強(qiáng)化。這不僅僅是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的問題，而是管理人員對(duì)于企業(yè)文化的打造力度不夠。管理者對(duì)員工材料的認(rèn)識(shí)不能僅僅停留在“不遺失就可以”的層面，而要進(jìn)行系統(tǒng)的和規(guī)范的管理安排了。在如今社會(huì)發(fā)展速度加快，員工一些培訓(xùn)、實(shí)踐、業(yè)績(jī)都在加速變化，這也就要求管理人員不斷對(duì)人事檔案管理的材料進(jìn)行及時(shí)更新。因而必須首先提高管理者和被管理者的管理意識(shí)，使得雙方能夠更好地配合加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，這樣才能夠促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展和員工的長(zhǎng)期發(fā)展。
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管理的手段是由許多的因素構(gòu)成的，它包括材料的錄入、專業(yè)人員的安排、一些外部環(huán)境比如空調(diào)和除濕器的安置，而這些又都是需要一定的資金作為支撐的。況且如今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展比較快，科技管理的水平也在不斷提高，這已經(jīng)不是書寫干凈整齊的問題了，而是能否有效運(yùn)用高科技的問題。但在如今的人事檔案管理當(dāng)中，許多企業(yè)不能及時(shí)提供管理的萬多件設(shè)施總覺得檔案只是關(guān)于個(gè)人隱私、思想政治、家族情況的記錄。在許多企業(yè)當(dāng)中還存在著記錄人員材料的紙質(zhì)檔案。在這種紙張記錄和新式的高科技記錄同時(shí)存在的情況之下，需要管理者有很強(qiáng)的管理能力，既需要具備高科技知識(shí)又需要有一些對(duì)人事管理檔案的編號(hào)能夠分類處理的專業(yè)型人才。只有這樣有目的且準(zhǔn)確地進(jìn)行分類編號(hào)之后，當(dāng)利用者需要調(diào)出某個(gè)人的資料以了解他的基本情況的時(shí)候才能準(zhǔn)確找出來。另外，檔案長(zhǎng)期以來給人們帶來一種神秘的感覺，許多企業(yè)和管理人員并不經(jīng)常去查看是否保存完好。如果企業(yè)對(duì)于檔案管理室不配備空調(diào)和除濕器這些具有干燥作用的設(shè)備的話，很容易導(dǎo)致許多紙質(zhì)的檔案材料受損，況且本身還有許多企業(yè)在早些時(shí)候?qū)τ跈n案的紙張規(guī)格不重視，或者是紙張材料不過關(guān)，這都不利于人事檔案的管理。這些問題不只是個(gè)人造成的，而是由企業(yè)在長(zhǎng)期管理運(yùn)行當(dāng)中不及時(shí)更新管理設(shè)備造成的。
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管理的完善和建設(shè)不是只要設(shè)備就可以，只有在軟硬設(shè)備和服務(wù)意識(shí)理念都完備的情況之下才能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)。通常由管理者來收集整理人員流動(dòng)和職位變化以及在其他相關(guān)人事檔案方面的信息，因此當(dāng)下許多的管理人員覺得自己所處的僅僅是一個(gè)保管的職位，職責(zé)不過是將別人拿來的東西分類而已。這是一種顛倒主次地位的行為，收集材料不及時(shí)導(dǎo)致人事管理在人員信息方面的缺失，這會(huì)造成人事檔案管理缺乏原有的作用，不能夠及時(shí)了解一個(gè)人的能力發(fā)展，導(dǎo)致檔案的利用程度不高，僅僅流于形式。況且許多企業(yè)對(duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠重視，將這份工作隨意交給一些沒有人事檔案管理和文獻(xiàn)管理方面專業(yè)知識(shí)的人，這是不利于管理機(jī)制運(yùn)行的。還有一些企業(yè)雖然很重視管理，但是不能夠有效地利用這些材料來推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。而且在實(shí)際當(dāng)中，尤其是在如今工作難找的情況下，許多人走到人事檔案管理人員的這個(gè)崗位僅僅因?yàn)樗且环莨ぷ鳎梢越鉀Q自己的就業(yè)問題，而對(duì)于這個(gè)職位的服務(wù)意識(shí)卻沒有那么強(qiáng)。這些因素在很大程度上阻礙了人事檔案管理和公司運(yùn)行的進(jìn)程，不利于公司長(zhǎng)期發(fā)展。
二、影響人事檔案管理的因素
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管理實(shí)際上是人們理念的反映，在長(zhǎng)期的管理中許多人僅僅把注意力放在了工作效率和職位升遷以及效益方面，而對(duì)于人員的檔案管理卻不夠重視，實(shí)際運(yùn)作沒有什么太大的影響。因此不管是公司的管理領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員對(duì)于這些都沒有足夠的重視，認(rèn)為這僅僅是記錄人員的一種方式而已，而且許多人還覺得人事管理部門的工作簡(jiǎn)直就是閑差，對(duì)這個(gè)問題的長(zhǎng)期不重視對(duì)公司和實(shí)際工作帶來了很多不利的影響。
（二）規(guī)章制度 一個(gè)機(jī)構(gòu)要有效地運(yùn)轉(zhuǎn)是需要一定的規(guī)章制度去限制管理的。而在許多的公司當(dāng)中對(duì)于人事檔案方面的管理幾乎沒有什么嚴(yán)格的規(guī)定，或者說就算是有一定的規(guī)定，在實(shí)際當(dāng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)也是不合理的。因而這就追根溯源到了公司的規(guī)章制度，而要想提高公司實(shí)際運(yùn)作的效率和效益就不得不用一定的規(guī)則去限制。況且有壓力才會(huì)有相應(yīng)的動(dòng)力發(fā)展，規(guī)章制度本身起到的作用就是規(guī)范公司運(yùn)行機(jī)制。因此就僅為規(guī)范公司人員流動(dòng)的性質(zhì)，也應(yīng)該隨著時(shí)代發(fā)展的步伐不斷更新管理機(jī)制和規(guī)章制度。另外，如今務(wù)工人員大量流入城市，他們的工作流轉(zhuǎn)也很快，這就要求公司更新管理方法，在工作人員及時(shí)補(bǔ)充材料之后利用高科技的手段去規(guī)范檔案的管理。
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在管理當(dāng)中一個(gè)機(jī)制能否有效運(yùn)行，能否發(fā)揮它應(yīng)有的作用去規(guī)范化管理和它的管理程序有很大的關(guān)系。而在如今的發(fā)展過程當(dāng)中，要么是對(duì)材料不能及時(shí)更新，要么是管理人員轉(zhuǎn)換太快以致交接的程序不十分嚴(yán)格，因而工作效率低下，更有甚者出現(xiàn)丟失材料的問題。如今高科技手段在不斷運(yùn)用，這也就預(yù)示著我們可以充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段去管理檔案。況且如今由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，許多信息都采用網(wǎng)絡(luò)化管理，因此，需要公司不斷去強(qiáng)化規(guī)范。
三、人事檔案管理改革措施
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所謂的管理意識(shí)既是指企業(yè)管理人員的意識(shí)，也是指被管理者企業(yè)職工的意識(shí)。而要提高他們的人事檔案管理意識(shí)首先要讓他們對(duì)人事檔案管理的重要性有一定的認(rèn)識(shí)。主管可以向他們講講這種管理在個(gè)人發(fā)展和公司發(fā)展當(dāng)中所起的作用，明確檔案中所收錄的信息。而且要形成一種實(shí)事求是，追求務(wù)實(shí)準(zhǔn)確及時(shí)的人事信息尤其是個(gè)人的品德素質(zhì)、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)實(shí)施的能力、所取得的工作業(yè)績(jī)以及他們的健康狀況等有關(guān)職員生活與工作方方面面的信息。這樣不僅能夠在職員當(dāng)中形成積極向上的氛圍，而且能夠督促管理者和被管理者都意識(shí)到檔案的重要性，從而逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化。
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管理的實(shí)施者和操作者是管理人員，要提高管理方式，管理人員的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)就顯得非常重要。良好的職業(yè)道德可以促使他們及時(shí)收錄材料，完善管理程序，使得他們?cè)诠芾淼倪^程當(dāng)中能夠達(dá)到一種規(guī)范化與系統(tǒng)化的管理形式，將不同部門不同領(lǐng)域的人員檔案分別管理放置。況且，所謂的人事檔案記錄的不僅僅是一個(gè)人的從業(yè)經(jīng)歷，也記載著他的家庭基本情況、保存著他的體檢單和一些獎(jiǎng)勵(lì)證明。這些都是和一個(gè)人的人生發(fā)展相關(guān)的，可以說看到一個(gè)人的人事檔案就相當(dāng)于看到了他的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，人事檔案對(duì)于企業(yè)招聘和人員求職都有很重要的作用。它可以使企業(yè)快速了解一個(gè)人的能力以及他的發(fā)展?jié)摿�，能夠使雙方對(duì)這個(gè)職位和人員能力間的匹配關(guān)系有一個(gè)很好的判斷，可以說是企業(yè)和求職者之間的一個(gè)溝通途徑，不至于浪費(fèi)一個(gè)員工的才能，也不至于造成崗位和人員不符。因而在管理當(dāng)中必須分門別類地將人事檔案加以規(guī)范放置，而且如今高科技越來越被運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中，這也就督促我們及時(shí)去更新管理理念，將高科技的管理設(shè)備引入到管理當(dāng)中。這非常有利于檔案的信息化管理，能有效地發(fā)揮檔案對(duì)于人才發(fā)展和公司管理的作用。
�。ㄈ┨岣吖芾碚叩姆⻊�(wù)專業(yè)意識(shí)
每一份工作都帶有一定的服務(wù)性質(zhì)，區(qū)別僅在于這份工作是有償還是無償。因而在選擇管理人員的時(shí)候就需要多方面多角度地考察他的基本素質(zhì)，衡量其對(duì)于工作的熱情程度。由于這份工作本身的特性，只有那些性格沉穩(wěn)、做事細(xì)心謹(jǐn)慎的人才能夠勝任。因而企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層更要加強(qiáng)這一方面的管理，從小處著眼精心打造企業(yè)的內(nèi)部文化，提高管理人員的熱情。況且專業(yè)人員對(duì)于工作的性質(zhì)和重要性本身已經(jīng)有了一定的認(rèn)識(shí)，具有一定的保密意識(shí)，這就能夠很好地促進(jìn)公司的發(fā)展。專業(yè)人員在之前的培訓(xùn)學(xué)習(xí)中已經(jīng)具備了業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)理念，所以對(duì)于檔案的管理者更需要嚴(yán)格選拔。通過這些手段能有效提高企業(yè)人事檔案的管理水平。
本文結(jié)合筆者的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)具體分析了在如今的發(fā)展形勢(shì)下企業(yè)人事檔案管理方面存在的一些問題，又根據(jù)產(chǎn)生這些問題的原因有針對(duì)性地分析了人事檔案管理改革的一些方式。而這幾個(gè)問題基本都是從管理當(dāng)中人的思想、管理的制度與具體的管理手段等方面來分析的，可以說是層層遞進(jìn)，有梯度地分析了人事管理方面的問題。然而囿于筆者學(xué)識(shí)以及自己實(shí)際管理當(dāng)中缺乏一些創(chuàng)新意識(shí)，未能面面俱到，以期后來者批評(píng)補(bǔ)充。
