商務英語函電的語言特點綜述
論文導讀：這種洽談方式也形成了一種特殊的商務英語方面的文體—— 商務英語函電，又稱外貿(mào)函電。由于商務英語函電是商務英語在國際商務領域中的具體應用，其語言特點反映著國際商務的特點。
關鍵詞：商務英語函電，語言特點
隨著國際貿(mào)易發(fā)展的突飛猛進，國際商務活動日益活躍，商務語言的使用也愈加頻繁，尤其是商務英語。就國際商務而言，買賣雙方分處不同的國家，相距十分遙遠，面對面洽談的機會并不多，因此，國際商務洽談主要是通過信函、電報等方式進行。這種洽談方式也形成了一種特殊的商務英語方面的文體—— 商務英語函電，又稱外貿(mào)函電。從建立貿(mào)易關系到一項交易成功，這期間的大量書面磋商工作都是通過商務英語書信實現(xiàn)的，其主要形式是信函、電報和電子郵件。作為國際商務往來最為常用的聯(lián)系方式 其雙向交流的目的是使貿(mào)易雙方有效地進行思想、信息的交流．獲得相互理解與尊重．最終完成貿(mào)易。因此．商務英語函電質(zhì)量的高低是商務成功與否的一個重要因素。
由于商務英語函電是商務英語在國際商務領域中的具體應用，其語言特點反映著國際商務的特點。論文參考。據(jù)此，筆者就函電的語言特點作一簡單分析。
商務英語并非是一種專門的語言，就其基本用詞、基本句型和基本語法而言都與普通的英語毫無差別，它只是將英語運用到商務環(huán)境和商務活動中的一種專門用途英語。誠然，商務活動中所使用的英語確實有一些專門的術語和“套話”．但是現(xiàn)今的趨勢卻是越來越簡練、自然，甚至幾乎接近于交談用語。過去那種充滿華飾的“正式”語體如今已顯得陳腐而日益被人們所淘汰。商務英語寫作在語言上的基本特點就在于簡潔(brevity),它是商務英語寫作的靈魂所在,商務寫作中,每一詞、每一句均實詞實意，都應當字斟句酌。
根據(jù)上述商務英語函電內(nèi)容的匯總與分類，能夠發(fā)現(xiàn)商務英語函電的基本功能是為了提示、告知對方或公眾某事件或情況，要求或希望其按照所書寫內(nèi)容去獲知信息或者去具體作為。因此，商務英語函電的所特有的寫作原則決定了其自身的語言特點。首先我們應理解商務英語函電寫作時必須遵循的原則—5C原則。
(1)清楚(Clarity)。寫作時，首先要知道自己要寫什么，文中不要有含糊不清的思想、不得有模棱兩可的措辭。同時還要注意使用簡明易懂的英語，因為收信人不一定就是深知英語的人。
(2)簡明(Conciseness)。在寫作中，應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語，要避免重復，羅嗦，不要讓讀者將時間浪費在那些難懂的字眼上，要用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。
(3)正確(Correctness)。要求除了信函的語法、格式等方面的正確外，還要確定信息、數(shù)字、事實等方面的正確。因此。在信函發(fā)出之前一定要反復核對，確保各方面信息的準確性。
(4)具體(Concreteness)。指信息具體詳實、豐富生動，強調(diào)信息的完整性。在信函中所說的信息，必須有頭有尾，不能說半截，留半截。
(5)禮貌 (Courtesy)。商務英語函電的收信人是寫信人的客戶，抑或顧客。大多數(shù)收信人與寫信人在不同的國度，彼此給對方的印象主要就是從信函中的文字上體現(xiàn)。在對給新客戶寫信時這一點更為重要，因為一封信函就是給對方的第一印象。寫信應該注意禮貌原則。
1 商務英語函電文體特點
�。�1） 語言簡潔，表達清晰(Conciseness)
商務英語寫作與一般的記敘式和描寫式文章不同，它不需要大量的修辭和過多的詞藻來增強其寫作效果，相反，毫無意義的堆砌詞藻或運用許多修辭只能給商務文函帶來負面效果。商務英語寫作中的用詞應當力求簡練、明了，應刪除一切冗詞廢話。論文參考。為此，在用詞方面，首先，應刪去意義相近甚至重復的詞，例如，在They have developed anew and original product 一句里，“new”和“original”的意義相近，是不必要的重復．應將“and original”刪除。其次應刪去不言自明之詞．例如，在The company wasfounded in the year of 1990一句里，“1990”顯然是指年份，因此“the year of”，就顯得多余和繁瑣，應當刪除。另外，為了使句子更加簡潔，能用詞組表達的就不用從句，能用單詞表達的就不用詞組。例如。在The employeewith ambition is likely to get results that are good一句中，詞組“with ambition”和從句“ that are god”可以分別用“ambitious”和“god”來表達，從而改為The ambitiousemployee is likely to get good results 這樣就使得句子變得簡潔明了。
（2） 準確具體(be accurate)。
商務英語寫作非同一般，如果一個詞或一句話的意義不明確．就有可能給公司或企業(yè)帶來損失。因此，商務英語寫作的用詞一般要求準確、具體。語言的含義應清楚詞語的內(nèi)涵和外延應明確，意義籠統(tǒng)甚至模糊不清的詞語以及似是而非的象征和隱喻往往會引起誤解甚至誤導，在寫作中應刪除。例如．在定購家具時，應明確表明定購的是哪種家具，而不能簡單地用“furniture”一詞表達，應使用具體的詞，如“chair'’或是“table”等 j。在進行商務英語寫作時，作者必須明確寫作的目的和寫作的意圖。對想要寫的內(nèi)容應十分清楚，只有作者的思路清晰，才能清楚而準確地表達出寫作者的思想和意圖。
�。�3） 行文果斷(be hold)。
商務英語寫作要求坦率直言，態(tài)度明確，忌猶豫、畏縮和模棱兩可。因此，在寫作時不應出現(xiàn)意義模糊的詞，不應使用態(tài)度不明確甚至膽怯、畏縮的用語，這樣的詞句不但造成意義上的不明確，而且影響行文的力度和效果。例如，在It seems thatyou have forgotten to put your personal data in the records一句里。“it seems thatyou have forgotten to”這樣的話就顯得戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、畏畏縮縮，態(tài)度不夠果斷和堅決，應當刪除。
2 商務英語函電的詞匯特點
�。�1） 頻繁出現(xiàn)商務術語(businessterms)
頻繁使用商務術語是商務英語問題的典型特征。商務英語函電的內(nèi)容基本上是商務方面的，在它的語言中會出現(xiàn)大量的商務語。商務術語的使用會使語言表達更加言簡意賅，更加節(jié)省時間．從而更加有效率。商務英語函電中出現(xiàn)的商務術語很多，如：
FOB (Free OnBoard)是價格術語．表示“離岸價”；
D／P (Documents againstPayment)是付款方式，表示“付款交單”；
B／L (Bill of Lading) 是一種運輸單據(jù)，表示海運提單；
FAQ (FairAverage Quality)是一種品質(zhì)表示方法，表示良好平均品質(zhì)。
（2）使用熟悉的詞
在進行商務英語寫作時要盡可能使用簡單和人們熟悉的詞匯。你所傳遞的信息先要讓人理解，才能去執(zhí)行。因此必須用雙方都熟悉的詞，而非隨心所欲地濫用
生僻詞語，更不可用行話。
錯誤：Your incorrect bill wascaused by a computer virus，which disabled the eror—lockout function。
正確：Your incorrect bill Wascaused by a temporary software problem， which let unreadable data get enteredinto the computer．
以下是兩類詞的比較：
生僻詞 熟悉詞
access use
construct build/make
encounter meet
initiatestart/begin
liaisetalk
terminate end/finish
�。�3）選擇簡短的詞
作為商務作者，人們在工作中無暇顧及創(chuàng)造色彩斑斕的詞語；作為讀者也不想浪費時間去解讀費解的話語。要達此目的就要選用簡潔的詞，拋棄臃腫浮夸的詞語。始終牢記商務函電功能是傳遞某種信息，而無需炫耀文才。試比較：
臃腫：At this point in time wecan’t ascertainthe reason as to why the screen door was left open．
簡潔：We don’t know why the screendoor was left open．
�。�4）使用具體的詞語
具體的詞語即簡短明了的詞語，它可以讓收信人清楚地明白寫信人的意思。而不產(chǎn)生疑問和誤解。例如：抽象詞語：Most 具體詞語：69％
( 5) 選用正面的詞
產(chǎn)生正面形象的詞語比反面的詞語更能幫助人們達到目的。對待某一件事來說，強調(diào)這樣做的優(yōu)勢總比強調(diào)不這樣做的劣勢更能說服人們，更能促使其去這樣做。正面的語言還可為作者和企業(yè)建立良好的商譽。注意下例句子中所給信息的質(zhì)量及語調(diào)：
誤：I do notyet have any work experience．
正：My two terms as secretary of the Management Club taught me the importance of accuraterecord－keeping andgive me experience in working as part of a term ．
諸如can not和will not詞語并非僅有的傳遞負面信息的詞語，其它詞語 mistake，damage，failure，refuse，deny等同樣含負面的內(nèi)涵，因而要盡可能避免。
誤：Failure tofollow the directions may cause the blender to malfunction．
正：Followingthe directions will ensure many years of carefree service from your blender．
2商務英語函電的語氣特點
�。�1）運用自信的語氣
在商務寫作中，所傳遞的信息須表明作者本身充滿自信，能勝任交際的工作，讀者才會接受你的決定，按你的要求去做。只要相信自己的解釋是完整的、要求是合理的、所作的決定合乎邏輯，就能充滿自信地落筆。這種自信對聽眾具有說服力的效果。應避免運用使自己被聽上去缺乏自信的語言，特別要謹慎用“I hope，”“If youagree”以及類似的詞語。
誤：I hope youagree that my offer provides good value for the money．
正：My offersurely provides good value for the money.
同樣，要避免使用盛氣凌人、高傲自大的詞語；不要讓人有種凌駕于他人之上的感覺,尤其要慎用“I know that”和“I am sureyou will agree that”之類的詞語。
誤：I plan toschedule an interview with you next Thursday to discuss my qualificationsfurther．
正：Please letme know when I may meet with you to discuss my qualifications further．
(2) 禮貌語氣
商務英語函電中應該注意禮貌原則，本處所說的禮貌是不僅有客氣的表達，還需要主動體諒對方 。光有簡單的禮貌用語如“Please” ，“Your esteemed firm” 等是遠遠不夠的。論文參考。舉例如下：
一般的表達：
(1)We aresorry that you misunderstood us
(2)You mustgive us your reply during 2 weeks
禮貌的表達：
(1) We aresorry that we didn't make ourselves clear
(2)Would youplease give us your reply during 2weeks?
通過對以上兩組句子的比較，可以看到，第一組句子顯然讓讀者感受到有責備與命令的語氣，也顯得不太禮貌；而第二組句子語言顯得禮貌，具體體現(xiàn)在寫信人是用商量、征詢的語氣來與對方交流，可以讓收信人感受到尊重與體諒，這樣的來信更容易為對方所接受。
（3）積極的語調(diào)
在商務英語信函中使用積極的詞語，對商業(yè)貿(mào)易來說，起著至關重要的作用。在起草一份商務信函時，應當為讀者著想，強調(diào)出你能做什么，而不是你不能做什么；強調(diào)讀者感興趣的觀點或意見。在選詞時，不僅要表達出所要表達的意思，還要注意如何通過使用積極的詞語，在讀者心中產(chǎn)生積極的影響。
消極的表達:You failed to enclose a chequeyou’re your order, therefore, it is impossible to send you merchandise．
積極的表達:As soon as your cheque arrives，we’ll send your order via parcel post．
綜上所述，商務英語函電語言特點，即用詞是否準確，文體是否正確，是否符合函電所要求的具體語氣語調(diào)，直接影響到收信人對寫信人的第一印象，進而關系到雙方當事人的切身利益。商務英語函電是對外商務溝通的重要手段和方式，函電寫的恰當與否，直接關系著企業(yè)商務活動的成功進行與延續(xù)。對于商務英語函電的語言特點作一總結(jié)有助于我們更準確地將商務英語函電運用到工作當中。
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