關(guān)于文書檔案工作的思考
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0 引言
醫(yī)院文書檔案是包括基建項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄、人事調(diào)動(dòng)資料、工作計(jì)劃、年度總結(jié)及病人病歷等在內(nèi)的重要資料，是醫(yī)院開展各類管理活動(dòng)的重要?dú)v史憑證。文書檔案管理作為醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著醫(yī)院公文的收集、分類、傳遞、歸檔等重要的責(zé)任，其管理水平的高低會(huì)對(duì)于檔案資料的完整性和質(zhì)量都有很大的影響。為了提高醫(yī)院檔案資料的利用率加強(qiáng)文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化是必然的。做好醫(yī)院的文書檔案工作不僅能使醫(yī)院各部門和患者能夠及時(shí)方便的獲取所需信息，還能夠促進(jìn)醫(yī)院在新時(shí)期的和諧持續(xù)發(fā)展。
1 醫(yī)院文書檔案工作現(xiàn)狀及面臨的困境
1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低 隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，無論是企業(yè)、單位還是各類社會(huì)組織，其競爭力的高低歸根結(jié)底取決于其人才綜合素質(zhì)水平如何。尤其是對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作來說，專業(yè)化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，又要熟練基本的計(jì)算機(jī)操作等。然而，從目前醫(yī)院文書檔案管理工作隊(duì)伍來看，這種高素質(zhì)、高水平、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏，綜合素質(zhì)普遍偏低，這很不利于醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。
1.2 部分單位不能有效地利用醫(yī)院文書檔案 目前，還有部分醫(yī)院管理人員和相關(guān)工作人員缺乏檔案意識(shí)，對(duì)于檔案資料的保存和利用認(rèn)識(shí)不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費(fèi)。另外，有些醫(yī)院由于對(duì)文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責(zé)上分配較為混亂，檔案存放和管理職責(zé)不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規(guī)范性，甚至有些醫(yī)療檔案不統(tǒng)一存放于綜合檔案室進(jìn)行管理，而是存放于各個(gè)科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫(yī)院各類工作的正常開展。
1.3 缺乏硬件設(shè)施，信息化程度低 很多醫(yī)院由于缺乏對(duì)文書檔案管理工作的重視，而缺乏對(duì)檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施的建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，比如缺少檔案存放位置或檔案管理?xiàng)l件差等，大大降低了醫(yī)院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫(yī)院的文書檔案工作仍然為傳統(tǒng)手工操作，使文書檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實(shí)性和完整性。如今，我國大部分醫(yī)院還沒有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，缺乏對(duì)于信息化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力等各方面的投入，導(dǎo)致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時(shí)等問題，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。
2 做好醫(yī)院文書檔案管理工作的對(duì)策
2.1 提高對(duì)醫(yī)院文書檔案工作的重視 首先，醫(yī)院要想切實(shí)提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報(bào)工作，以此來提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使檔案工作更好的為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業(yè)對(duì)口、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、職業(yè)道德良好的員工擔(dān)任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認(rèn)真務(wù)實(shí)，能夠自覺學(xué)習(xí)不斷提高綜合素質(zhì)水平與檔案管理水平，從而更好地為醫(yī)院工作服務(wù)。然后，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障。比如對(duì)檔案室進(jìn)行裝修改造，配備鐵質(zhì)檔案密集柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代檔案管理需要的硬件設(shè)施，進(jìn)而保證醫(yī)院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫(yī)院檔案部門要積極爭取各方面支持與協(xié)助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強(qiáng)他們對(duì)檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。
2.2 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì) 新的社會(huì)形勢對(duì)醫(yī)院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實(shí)做好檔案管理工作，需要相關(guān)工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，即要具有較高的綜合素質(zhì)。因此，首先醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，也可以通過加強(qiáng)職業(yè)教育的方式，豐富其檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理的技能水平和信息素質(zhì)。其次，醫(yī)院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規(guī)范的、系統(tǒng)的文書檔案管理程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化管理，進(jìn)而方便切實(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。此外，醫(yī)院檔案部門還要積極引進(jìn)高水平的文書檔案管理人才，特別提高對(duì)那些掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)和操作技能的高校檔案專業(yè)人才的重視，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作儲(chǔ)備人才。
2.3 加強(qiáng)文書檔案管理設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化 基于信息時(shí)代大眾的要求，醫(yī)院文書檔案管理工作迫切需要進(jìn)行信息化建設(shè)。文書檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)和完備的軟硬件設(shè)施作為支撐，對(duì)醫(yī)院文書檔案資料內(nèi)容定期進(jìn)行管理和維護(hù)。因此，醫(yī)院必須加大對(duì)文書檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設(shè)所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息資源建設(shè)相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理，保證醫(yī)院文書檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，進(jìn)而更好的為醫(yī)院和患者提供優(yōu)質(zhì)方便的檔案服務(wù)，在很大程度上提升醫(yī)院的工作效率。
3 小結(jié)
綜上，目前部分醫(yī)院在文書檔案工作方面還存在一些問題，需要醫(yī)院及各部門提高對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作必要的軟硬件設(shè)施建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作的信息化。同時(shí)，還要不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提高文書檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性，使得文書檔案更好的為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù)。
