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　　中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0013-01

　　高職院校基本建設(shè)檔案（簡稱基建檔案），主要指的是高職院校在基本建設(shè)中形成的具有保留價(jià)值的文字、圖像、影音等資料，包括地上建筑、地下建筑、基礎(chǔ)設(shè)施建筑與維修養(yǎng)護(hù)施工的設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等[1]。隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，高職院校招生人數(shù)逐年增加，基建項(xiàng)目也隨之增加，基建檔案的相關(guān)材料也大幅度增加。如何科學(xué)收集、管理、利用這些基建檔案，已經(jīng)成為高職院校行政管理的重要內(nèi)容。

　　一、高職院�；�建檔案的類型

　　根據(jù)《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《四川省高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，高職院校的基建檔案歸檔類型有：

　　1.綜合類檔案

　　這類檔案包含：上級批示的基建工作的文件、各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、基建工作總體規(guī)劃以及各種季度性財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算及其批示文件、工程設(shè)計(jì)總圖（總體規(guī)劃、總平面圖）、電氣水利管道設(shè)計(jì)總圖、地質(zhì)勘探報(bào)告等。

　　2.可行性報(bào)告檔案

　　該類基建檔案包含：基建項(xiàng)目可行性報(bào)告及上級審批回函、環(huán)境監(jiān)測、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書等。

　　3.設(shè)計(jì)類檔案

　　該類檔案主要包括各種設(shè)計(jì)方案以及工程勘測報(bào)告等，比如：設(shè)計(jì)的一稿到終稿的原稿、設(shè)計(jì)變更說明、技術(shù)參數(shù)、施工圖紙、技術(shù)專利文件、技術(shù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)評價(jià)、鑒定及審批等材料。還有工程的地質(zhì)、水文、環(huán)境勘查設(shè)計(jì)報(bào)告、土地征用說明、地形地貌報(bào)告、水文氣象報(bào)告等。

　　4.工程管理檔案

　　該類檔案是基建項(xiàng)目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協(xié)議（包含拆遷補(bǔ)償協(xié)議等）、施工管理文件、產(chǎn)權(quán)證書、竣工使用說明書等。

　　5.施工檔案

　　該類檔案包括：土地施工文件、開工竣工報(bào)告、設(shè)備及管線安裝報(bào)告、電氣儀表施工安裝報(bào)告等。

　　二、當(dāng)前高職院�；�建檔案管理中的主要問題

　　1.忽視基建檔案管理的重要性

　　首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識。在平常工作中工作沒有盡心盡責(zé)，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問題。二是高職院校對于基建檔案的管理沒有專門的部門和人員，通常是臨時(shí)抽調(diào)別的部門人員來整理檔案資料。這些人員由于缺乏專業(yè)的資料、檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，也缺少必要的集體榮譽(yù)感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導(dǎo)致利用基建檔案十分不便。

　　2.缺乏完善的基建檔案管理制度

　　當(dāng)前，許多高職院校沒有完善的基建檔案管理規(guī)章制度，檔案管理處于“誰辦誰管理”的狀態(tài)，這又進(jìn)一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會給高職院�；�建檔案的利用帶來不可估量的損失。

　　3.基建檔案的存儲、管理紙質(zhì)化

　　目前，高職院�；�建檔案的存儲、管理，大多數(shù)學(xué)校仍然以紙質(zhì)版為主，且沒有備份資料，一經(jīng)損毀，無處可查。

　　4.基建檔案的利用沒有實(shí)現(xiàn)資源共享

　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，資源共享已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展的主要趨勢。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開。這限制了高職院校綜合實(shí)力的提升。

　　三、高職院校基建檔案的管理措施

　　1.提高認(rèn)識，完善制度

　　加強(qiáng)高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度�！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，當(dāng)前我省的高職院校應(yīng)當(dāng)本著實(shí)事求是的態(tài)度，從實(shí)際情況出發(fā)，建立各種規(guī)章制度，在實(shí)踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學(xué)、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責(zé)》等。

　　除此之外，學(xué)校的人事和行政部門要加強(qiáng)績效考核力度，將工作成果與薪酬、獎(jiǎng)金掛鉤，通過制訂相關(guān)的考核制度，實(shí)行定期的基建檔案管理工作評價(jià)，貫徹獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。

　　2.引入信息技術(shù)，構(gòu)建高職院�；�建檔案網(wǎng)絡(luò)

　　近年來，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領(lǐng)域。在基建工程中，建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位電子化辦公成為主流趨勢，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設(shè)備，對于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數(shù)字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢，降低工作成本和工作量[3]。同時(shí)，增加電子文檔還可以提高學(xué)校設(shè)備的利用效率，減少資源、設(shè)備的空置和浪費(fèi)。

　　3.資源共享，充分發(fā)揮基建檔案在高�；�本建設(shè)中的作用

　　基建檔案不僅記錄了工程建設(shè)的過程，而且也記錄了高職院校在建校經(jīng)過中的各種得失與經(jīng)驗(yàn)。一套科學(xué)、完整的基建檔案，會給本院的其他工程以及其他院校的相似工程帶來不少啟示。從這一點(diǎn)上，基建檔案不僅具有歷史價(jià)值、教育價(jià)值，更具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。它是高職院校寶貴的智慧結(jié)晶，對于指導(dǎo)基建工作具有不可忽視的作用。

　　因?yàn)楦呗氃盒５幕�建檔案在社會生活中發(fā)揮著重要的促進(jìn)效應(yīng)，因而四川教育部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在近期召開的基建檔案管理會議上，已經(jīng)開始提出積極響應(yīng)國家教育部門提倡的利用電子文檔進(jìn)行檔案管理，并提議將各個(gè)院校的基建檔案上傳網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高職院校之間的資源共享，為其他單位的基建工程提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，提高相似工程之間的對比、參照，以達(dá)到節(jié)約資源，降低成本，提高設(shè)計(jì)的可靠性，避免不必要的錯(cuò)誤，減少工程事故的發(fā)生的目的。

　　總之，隨著我國高校管理體制改革不斷深入，政府有關(guān)部門對高職院�；�建檔案管理工作提出了更高的要求。高職院校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對基建檔案的收集、整理和歸檔工作，提高基建檔案電子化的程度，保證基建檔案的真實(shí)性和可靠性，讓基建檔案更好地服務(wù)于高職教育事業(yè)的發(fā)展。