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 1.目的

為了規(guī)范泰達(dá)國(guó)際礦業(yè)投資有限公司幾內(nèi)亞鋁土礦項(xiàng)目的工程檔案管理工作，確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本制度。

2.適用范圍

公司本部、分支機(jī)構(gòu)工程建設(shè)檔案管理

3.歸檔原則

全面、真實(shí)地記述和反映公司幾內(nèi)亞項(xiàng)目工程從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的基本建設(shè)全過程，形成的具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的記載，包括各種形態(tài)的文字材料、圖紙、聲像等原始記錄，均應(yīng)作為檔案歸檔。任何部門和個(gè)人不得以任何借口將工作中形成或收集的應(yīng)歸檔的文件材料占為已有。

4.職責(zé)與權(quán)限

4.1公司分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理工作第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)全過程檔案資料管理的組織協(xié)調(diào)工作。

4.2工程部是工程檔案管理的職能部門。全部工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由工程檔案人員負(fù)責(zé)文件和資料的收集、整理、保管、提供利用和處置。工程部將整理好的工程檔案，分階段移交給綜合管理部歸檔。工程部在工程檔案管理上接受上級(jí)檔案專業(yè)主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

4.3各專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)協(xié)助工程檔案人員做好檔案管理工作，負(fù)責(zé)收集未經(jīng)檔案室登記的各種技術(shù)文件材料，如參加國(guó)內(nèi)外各種會(huì)議資料、技術(shù)培訓(xùn)、參加專業(yè)會(huì)議、技術(shù)談判、合同談判中收集到的技術(shù)文件材料，并在工程建設(shè)的每個(gè)階段中，收集、整理、鑒定、積累各項(xiàng)技術(shù)資料等，定期移交歸檔資料。

4.4各參建單位收集、整理其責(zé)任范圍的資料，按期齊全完整地移交檔案。工程竣工前，監(jiān)理單位必須通知有關(guān)單位檔案室，對(duì)其竣工資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

5.歸檔范圍

5.1工程前期文件（項(xiàng)目建議書及批復(fù)，可行性研究報(bào)告、

概念設(shè)計(jì)、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書，

計(jì)劃任務(wù)書）

5.2設(shè)計(jì)墓礎(chǔ)材料（地質(zhì)材料、地形材料、水文、氣象、

地震材料，水質(zhì)、水源材料分析報(bào)告）

5.3技術(shù)設(shè)計(jì)

5.3.1初步設(shè)計(jì)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)（包括概算）、施工圖設(shè)計(jì)

5.3.2設(shè)計(jì)預(yù)算

5.3.3施工組織設(shè)計(jì)

5.3.4工程管理性文件

5.4征租地文件（三通一平、紅線圖、拆遷協(xié)議、合同等）

5.4.1合同、協(xié)議等（與設(shè)計(jì)施工、制造單位的合同、協(xié)

議及來往文件）

5.4.2招標(biāo)、投標(biāo)文件、施工執(zhí)照

5.4.3環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生 （ 包括水、電、氣等協(xié)

議、文件）

5.4.4工程的費(fèi)用、物資管理

5.4.5工程會(huì)議文件材料、涉外文件材料、工程統(tǒng)計(jì)報(bào)表

5.5土建、水工、機(jī)、電、爐、熱、化、燃等設(shè)備的施工、

安裝文件

5.5.1開工報(bào)告、工程技術(shù)要求（技術(shù)管理、技術(shù)交底、

圖紙會(huì)審）

5.5.2施工組織設(shè)計(jì)（方案、計(jì)劃、措施）原材料證書（出

廠證書、試驗(yàn)報(bào)告）

5.5.3設(shè)計(jì)變更、材料代用審批、工程變更、設(shè)備代用（設(shè)

計(jì)變更單、工程變更洽談單、設(shè)計(jì)部件代用審批單）

5.5.4施工記錄（施工測(cè)量、勘測(cè)、土巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)

處理），焊接施工記錄（試驗(yàn)報(bào)告），設(shè)備管線施工安裝記錄、設(shè)備調(diào)試記錄（設(shè)備調(diào)試整定記錄、性能測(cè)試、操作聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)）

5.5.5驗(yàn)收記錄（隱蔽工程與一般工程驗(yàn)收記錄）,質(zhì)量評(píng)定

5.5.6觀察記錄（沉陷、變形觀察記錄）

5.5.7事故處理報(bào)告

5.6竣工文件

5.6.1工程竣工驗(yàn)收 〔 工程總驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、證書、竣工圖）

工程驗(yàn)收會(huì)決議文件（交接證書）

5.6.2工程遺留問題

5.6.3工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料

5.6.4工程總決算

5.7運(yùn)行準(zhǔn)備、試運(yùn)行

5.7.1啟動(dòng)試運(yùn)行文件材料

5.7.2操作規(guī)程、事故處理規(guī)程

5.7.3試運(yùn)行記錄

5.7.4生產(chǎn)準(zhǔn)備培訓(xùn)

5.8科研項(xiàng)目（立項(xiàng)課題、開題報(bào)告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書、協(xié)議書、委托書、合同、研究方案計(jì)劃整理數(shù)據(jù)、圖表、照片、階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定、成果申報(bào)、鑒定、審批及成果推廣應(yīng)用材料）

5.9財(cái)務(wù)、器材管理（工程概算、預(yù)算、決算、交付使用

的固定資產(chǎn)）

5.10基建管理（制度、計(jì)劃、總結(jié)）

5.11鉆孔巖心樣及其數(shù)據(jù)（包括資源勘探、生產(chǎn)勘探、工程地質(zhì)勘察鉆孔巖心樣及其數(shù)據(jù)）

6.歸檔要求

6.1文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原文，多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

6.2歸檔的文件材料應(yīng)選擇紙質(zhì)優(yōu)良、紙型標(biāo)準(zhǔn)的A4等規(guī)格系列紙張，頁邊距上下為：3.17cm、左右為：2.54cm，圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，左側(cè)裝訂。文件材料上的文字及圖形必須字跡清晰、使用碳素墨水書寫，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆或其他顏色墨水書寫。不得使用無規(guī)格、不規(guī)范的紙張。

7.歸檔時(shí)間

7.1涉及到工程建設(shè)的上級(jí)來文、相關(guān)單位來文等，在文件辦理完畢后，應(yīng)將文件的原件連同文件處理單暫存文件辦理單位、文件辦理部門，于次月移交檔案兼職人員。

7.2工程建設(shè)的可研報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理手冊(cè)、監(jiān)理大綱等，項(xiàng)目主管將所收到文件立即交檔案兼職人員保存，其中兩份留作歸檔。

7.3 建設(shè)工程和工程項(xiàng)目施工階段的竣工技術(shù)文件的驗(yàn)收應(yīng)與每一單項(xiàng)工程的項(xiàng)目驗(yàn)收同步。施工單位在單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收會(huì)前，將竣工技術(shù)文件交與監(jiān)理部門及籌建處或工程項(xiàng)目有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審查、驗(yàn)收、簽字，待整個(gè)工程竣工后一個(gè)月內(nèi)，按統(tǒng)一整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，裝訂成冊(cè)后移交公司工程檔案專職人員。

7.4 項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)移交綜合管理部歸檔。

8.工程檔案管理

8.1定密及保密

工程檔案定密及涉密工程檔案的保管和借閱要嚴(yán)格按照國(guó)家法律和《中電投國(guó)際礦業(yè)投資有限公司保密管理辦法》執(zhí)行

8.2庫房管理

8.2.1 檔案庫房必須堅(jiān)固、裝有防火裝置及安全門鎖并裝有暖通設(shè)備，庫房必須和檔案專管人員辦公室、閱覽室分開。

8.2.2 檔案庫房應(yīng)采取防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲防塵、防污染措施：

8.2.2.1防火：配備煙感火災(zāi)探測(cè)器，氣體消防設(shè)備；

8.2.2.2防盜：配備無線紅外探測(cè)器、自動(dòng)報(bào)警器；

8.2.2.3防潮：配備空調(diào)設(shè)備，濕度計(jì)，吸濕加濕設(shè)備，去濕劑等；

8.2.2.4防光：配備遮光性強(qiáng)的窗簾，將檔案放在卷盒及柜子內(nèi)，庫房?jī)?nèi)使用白熾燈；

8.2.2.5防鼠：定期檢查投放滅鼠藥；

8.2.2.6防蟲：放置防蝕驅(qū)蟲藥物；

8.2.2.7防塵：保持庫房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，窗縫隙密封；

8.2.2.8防污染：經(jīng)常性的進(jìn)行抽風(fēng)、通風(fēng)，保持庫房?jī)?nèi)空氣清新，防止有害氣體。

8.2.3定期保潔檔案庫房。

8.2.4檔案庫房的管理要嚴(yán)格按照國(guó)家法律和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

8.3借閱及發(fā)放

8.3.1借閱

檔案借閱嚴(yán)格按照國(guó)家法律和《中電投國(guó)際礦業(yè)投資有限公司檔案業(yè)務(wù)管理辦法》執(zhí)行

8.3.2發(fā)放

由項(xiàng)目主管根據(jù)工程需要從檔案兼職人員處領(lǐng)取，辦理相關(guān)手續(xù)，分發(fā)到相關(guān)單位

8.4銷毀

除歸檔外的相關(guān)已失去保存及利用價(jià)值的文件、資料鑒定后，檔案室按照審批意見，對(duì)確定可銷毀的檔案進(jìn)行登記、造冊(cè)；

銷毀檔案時(shí)，必須由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽名；

機(jī)密檔案必須送政府規(guī)定保密造紙廠進(jìn)行銷毀。

9.支持性文件

9.1《中華人民共和國(guó)檔案法》

9.2《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

9.3《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）