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檔案信息資源共享建設(shè)研究探討

  1.檔案信息資源共享建設(shè)

  檔案信息資源共享是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合,其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具,以用戶(hù)為中心,以利用為靈魂,以開(kāi)發(fā)檔案信息資源為公眾提供實(shí)用的信息服務(wù)為目的的檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在最大范圍內(nèi)的充分共享。檔案工作最主要的目的就是要有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,最大限度地服務(wù)于社會(huì),創(chuàng)造檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,而檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與共享是使檔案的價(jià)值更好地轉(zhuǎn)化為社會(huì)和公民的使用價(jià)值。

  學(xué)者孟雪梅,金紅霞認(rèn)為,檔案信息共享建設(shè)是信息社會(huì)化的內(nèi)在要求,是檔案工作進(jìn)一步開(kāi)展的必然要求。檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該具備一定的條件,并指出了四方面的具體條件:(1)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。是信息資源共享建設(shè)的硬件基礎(chǔ),隨著國(guó)家骨干網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和成熟,檔案網(wǎng)站的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),為檔案信息資源共享提供了穩(wěn)定的硬件支持。(2)檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息資源共享的核心。對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理,規(guī)模化,網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)發(fā)檔案信息資源。(3)信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共享的保證,包括檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的一體化。(4)培養(yǎng)檔案信息人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的關(guān)鍵所在。

  而學(xué)者張銳,丁莉則認(rèn)為,檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)包括以下幾方面:(1)社會(huì)信息化的背景與發(fā)展取向;(2)政務(wù)信息環(huán)境的初步形成;(3)檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn);(4)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的逐步成熟;(5)檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng);(6)國(guó)家的法制環(huán)境與相關(guān)法律規(guī)定的出臺(tái)。

  從檔案信息資源共享涵義及原則分析可知,檔案信息資源共享須具備最基本的前提條件或基礎(chǔ)。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展,政務(wù)信息環(huán)境的形成,檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定的出臺(tái),數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的逐步成熟,檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng)等,使檔案信息資源共享具備了基本的條件。檔案信息資源共享將是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的必然趨勢(shì)。

  2.檔案信息資源共享建設(shè)的現(xiàn)狀和問(wèn)題

  檔案信息化建設(shè)自上世紀(jì)70年代就已經(jīng)開(kāi)始,自90年代起引起了人們的廣泛關(guān)注。在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的指導(dǎo)下,計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)從微機(jī)單機(jī)版的輔助目錄管理發(fā)展到海量光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版管理以及公文、檔案一體化管理,經(jīng)歷了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、檔案信息數(shù)字化和數(shù)字檔案信息資源上網(wǎng)等漸進(jìn)發(fā)展的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),使檔案信息資源共享初具規(guī)模。但就現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看,我國(guó)檔案信息資源共享的狀況,應(yīng)該說(shuō)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的要求。

  2.1檔案信息資源共享建設(shè)存在的問(wèn)題分析

  2.1.1 資金制約使檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享難以形成規(guī)模

  學(xué)者杜巖松認(rèn)為,檔案信息共享是一項(xiàng)高投入的事業(yè),不僅是信息化項(xiàng)目的啟動(dòng)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),還是在因特網(wǎng)的運(yùn)作都需要大量資金投入的,而檔案部門(mén)用于信息化的資金還十分有限,經(jīng)費(fèi)不僅需要前期在硬件系統(tǒng)方面的投入,也需要后期日常維持及其正常運(yùn)行的費(fèi)用。資金雖然不是萬(wàn)能的,可資金的投入可使知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案信息資源建設(shè)有強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)保障。而爭(zhēng)取大資金投入對(duì)于一般檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是難上加難,除非是借助于政府宏觀調(diào)控下的財(cái)政資金項(xiàng)目,否則難以成行。

  2.1.2 信息內(nèi)容匱乏、信息資源陳舊

  金紅霞認(rèn)為,檔案信息資源開(kāi)發(fā),受資金、電子文件現(xiàn)行階段及檔案信息開(kāi)放程度的影響而信息資源開(kāi)發(fā)程度滯后且共享程度較低。從目前運(yùn)行的網(wǎng)上檔案館來(lái)看,大多是將目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)送上網(wǎng)絡(luò),信息量十分有限而且信息質(zhì)量不高。加之歷史原因,檔案館的文本數(shù)據(jù)資源原本就不足,也就難以在短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充信息資源,完善資源共享。

  2.1.3 檔案信息資源建設(shè)發(fā)展?fàn)顩r不平衡

  經(jīng)濟(jì)條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢(shì),檔案信息化建設(shè)搞得熱火朝天,而經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的地區(qū)、既無(wú)充足的資金,又無(wú)能從事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)人才,要搞信息化建設(shè)困難重重,步履維艱。瀏覽檔案網(wǎng)站就能明顯地感覺(jué)到這種差距顯得十分突出。

  2.1.4 共享工具落后、檢索途徑促狹

  閆小紅學(xué)者認(rèn)為,由于客觀上檔案信息的存在和分布是多行業(yè)、多部門(mén)、多地域的,檔案信息資源的采集、加工和存儲(chǔ)也就是分布式的,所以形成資源分散、搜尋不易的問(wèn)題。而目前各檔案信息資源網(wǎng)站缺少工具對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合、導(dǎo)航,檢索和定位,即缺少先進(jìn)的信息分類(lèi)檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺(tái)。檢索軟件落后,檔案信息分類(lèi)較粗,缺乏多角度反映檔案卷宗內(nèi)容和多種邏輯組合信息檢索方式,影響用戶(hù)查閱效率,檔案信息資源共享困難。

  3.檔案信息資源共享建設(shè)的對(duì)策

  學(xué)者陳山鷹認(rèn)為,做好檔案信息資源共享建設(shè)工作要從以下幾方面著手:(1)更新館藏觀念,樹(shù)立開(kāi)放意識(shí);(2)加強(qiáng)協(xié)作,聯(lián)合編目,聯(lián)合開(kāi)發(fā);(3)開(kāi)放檔案,尊重公民利用檔案的權(quán)利;(4)要樹(shù)立“大檔案、大文獻(xiàn)”意識(shí),加強(qiáng)各檔案館與其他文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)之間的相互協(xié)作,共同開(kāi)發(fā)信息資;(5)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化技術(shù)人才。

  李紅偉認(rèn)為,盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享,以下諸項(xiàng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑:第一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)籌規(guī)劃;第二、走共建共事之路,以整體互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)共享;第三、盡快將電子文件納入檔案信息資源共事范辟;第四、重視數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字檔案資源建設(shè);第五、加強(qiáng)檔案安全建設(shè)。在李宏偉建議的基礎(chǔ)之上,學(xué)者孟雪梅與金紅霞又補(bǔ)充增加了幾項(xiàng)相應(yīng)措施,如加強(qiáng)數(shù)字化的質(zhì)量控制和創(chuàng)新檔案管理模式。

  現(xiàn)今的檔案機(jī)構(gòu)也意識(shí)到社會(huì)信息需求及利用檔案為社會(huì)提供信息服務(wù)的必要性,將檔案工作的重心由檔案的收集和實(shí)體利用向檔案數(shù)字化信息的積累能力和服務(wù)能力上轉(zhuǎn)變,并為檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化乃至檔案信息資源共享指明方向,鋪平道路。檔案工作的社會(huì)性決定了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案信息資源共享必須提供更全面、更快捷、更準(zhǔn)確的信息服務(wù)于社會(huì),否則檔案工作就有可能面臨被社會(huì)遺棄或取代的危險(xiǎn)。我國(guó)檔案學(xué)者有關(guān)檔案信息資源共享的看法雖然眾說(shuō)紛紜,但在關(guān)于檔案信息資源共享建設(shè)的關(guān)鍵步驟和問(wèn)題認(rèn)識(shí)上還是具有共同性的。我國(guó)目前的檔案信息資源共享建設(shè)還處在試驗(yàn)摸索的階段,檔案學(xué)者從宏觀檔案環(huán)境和微觀檔案?jìng)(gè)體兩方面分析了檔案信息資源共享存在的問(wèn)題根源,并結(jié)合社會(huì)實(shí)際,從革新思想理念、館際協(xié)作、人才培養(yǎng)戰(zhàn)略、深化基礎(chǔ)理論研究等方面提出各自的應(yīng)對(duì)方案。隨著基礎(chǔ)理論的不斷充實(shí)和檔案管理與館際合作實(shí)踐的飛速發(fā)展,我們對(duì)檔案信息資源共享的模式必將產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí),我們對(duì)檔案信息資源共享的探索也會(huì)不斷完善。(作者單位:西藏民族大學(xué))

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