高校院系資料室建設與管理現(xiàn)狀探究
高校院系資料室是根據(jù)院系教學科研需要而設立的專業(yè)資料室，主要是進行與本院系相關專業(yè)文獻資料的收集、整理及研究的工作。a與學校圖書館相比，院系資料室規(guī)模更小，專業(yè)性更強，服務對象的層次相對較高。院系資料室是高等院校科研與教學的重要基礎設施，對高等院校的長遠發(fā)展發(fā)揮著重要作用。
一、加強高校院系資料室建設與管理的重要性
院系資料室是高等院校的重要組成部分，加強高等院校院系資料室建設與管理非常重要。首先加強高校院系資料室建設有利于貫徹高校圖書館規(guī)程，一般認為學科較多、規(guī)模較大的學�？梢栽O立院系資料室，院系資料室主要是為了收集、整理及研究與本院校相關專業(yè)的文獻資料，服務對象是全校相關專業(yè)人員。我國院系資料室從建設初期到現(xiàn)在，已經成為高校圖書館文獻資料的重要組成部分，院系資料室的針對性與專業(yè)性是高校圖書館無法替代的。所a以，加強院系資料室的建設與管理對高校及院校發(fā)展非常重要。其次，加強院系資料室建設可以加強學科發(fā)展與建設，院系資料室的建設與管理情況可以看出高校學科的建設水平，所以說，現(xiàn)階段院系資料室的建設情況已經成為高校申請碩士及博士學位授予資格的重要指標之一，所以說加強高校院系資料室建設與管理，對高校學科的發(fā)展非常重要。最后，加強院系資料室建設與管理可以提高科研水平，高校科研水平提高需要高校專業(yè)教師的鉆研，需要院系資料室提供針對性的專業(yè)服務，院校資料室是為了院系師生而收集整理的圖書文獻資料，院系資料室根據(jù)院校的科研立項及教師教學的需要有目的性的收集整理專業(yè)資料，這樣可以促進院系教師科研工作，提高院系科研水平。
二、高校院系資料室建設與管理現(xiàn)狀分析
�。ㄒ唬└咝D書資料室的管理制度不完善
高校資料室管理存在制度不完善的問題，具體體現(xiàn)在：其一，在資料管理員方面，高校資料室管理員的編制、職稱、日常管理、業(yè)務等由相應的院系管理，管理制度并不與校圖書館管理相統(tǒng)一；其二，圖書資料室的圖書資料管理并沒有考慮到一些院系之間的圖書資料共享，而是各個院系都分別有各自的資料室，資料室設置不區(qū)分院系學生及職工數(shù)量和專業(yè)多少，其三，院系資料室在圖書資料的分類、采購、編制目錄、借閱管理仍主要為管理員手工操作，圖書資料管理電子化管理缺乏，教職工和學生查閱資料使用圖書仍然靠手動查閱，院系資料室沒有同學校圖書館網絡連接。其四，在信息快速發(fā)展的當下，信息資源更新變化迅速，院系圖書資料室管理人員缺乏、制度不健全、管理手段落后與學院招生、教學管理現(xiàn)代化并不匹配，院系資料并沒有實現(xiàn)數(shù)字化、電子化和網絡化。
�。ǘ┪墨I資源建設不足，服務水平較低
高校院系資料室文獻資料建設不足，服務水平比較低。首先，我國高校院系資料室撥付經費不足，與院系資料室采購計劃嚴重不符，院系資料室獲得的經費呈逐年下降的趨勢，另一方面紙質化文獻價格上漲，使得院系資料室的撥付的經費不能滿足采購要求；其次，院系資料室的文獻資源建設缺乏規(guī)劃，學校圖書館的文獻資料建設普遍具有較強的計劃性，院系資料室采購文獻資料的時候很多時候是根據(jù)研究人員或是教師的需求決定的，沒有對文獻資源進行很好的規(guī)劃，出現(xiàn)有些方面的資料過多，而有些方面的資料缺乏的現(xiàn)象；然后，院系資料室文獻資源共建共享程度較低，院系資料室主要是服務于本院師生，具有較強的專業(yè)性與針對性，而各個院系資料室資源側重點不一樣，加上資源建設缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃及管理體制等約束方面的原因，使得高校各院系資料室之間共建共享程度較低；最后，院系資料室服務水平較低，服務種類較少，主要是提供借閱服務，院系資料室資源資料利用率不高，院系資料室對借閱信息的記錄不多，有些只記錄借出信息，有些記錄是紙質版，有些的電子版。
�。ㄈ┤瞬帕鲃勇矢�，整體素質不高
我國高校院系資料室的經費普遍偏少，使得院系資料室管理人員及服務人員待遇較低，相比于校圖書館人才隊伍建設日漸完善，院系資料室人才待遇與院校圖書館人才的待遇差別比較大，另一方面，院系資料室管理人員缺乏信息技術培訓及專業(yè)教育，使得院系資料室人才得不到提升，這就造成院系資料室留不住人才，人才流動比較快。另外，高校院系資料室人才整體素質偏低，大部分院系資料室人員都不是圖書館學專業(yè)畢業(yè)的，大部分是從其他行業(yè)轉行過來做圖書資料管理的工作，教育程度也不高，還有些資料室人員身兼數(shù)職，管理院系檔案、設備，也管理院系圖書資料。院系資料室人才流動過快，整體素質偏低，嚴重影響高校院系資料室建設與管理。
三、加強高校院系資料室建設與管理的建議
�。ㄒ唬┩晟乒芾碇贫�，注重信息化建設
高校各個院系應完善各自圖書資料室管理制度，加強資料管理信息化建設，具體表現(xiàn)為：其一，將院系資料管理員的職稱編制、圖書資料業(yè)務范疇、日常管理制度同高校圖書館管理制度相統(tǒng)一，通過與校級圖書資料管理和其他院系圖書資料管理實現(xiàn)統(tǒng)一管理來實現(xiàn)院系之間、院系和校級之間資料共享，避免資料重復購買，充分發(fā)揮學校資源利用效率，不少相關性強的專業(yè)院系的資料重復較多，這些院系可以通過資料室合并以消除資料重復浪費以將資源放在拓展圖書資料方面；其二，院系資料室應實現(xiàn)網絡化，在圖書資料的分類、采購、編制目錄、圖書借閱方面通過網絡化與校圖書館實現(xiàn)連通，這樣既可以提高管理效率和教職工和學生查閱效率，比如，學生或教職工可以通過網絡檢索來快速定位所需資料，又可以強化圖書資料管理，降低成本，減少資料丟失。 �。ǘ┘訌娢墨I資源建設，提高服務水平
高校院系資料室應該加強文獻資源建設，提高服務水平。一是，加大對院系資料室經費的撥付，加強信息化建設，提高資源共建共享程度，隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的資料室已不再可以滿足現(xiàn)代資料室發(fā)展的需求，為此，院系資料室應該增加經費投入，在院系資料室中配備計算機，并將計算機接入學校的校園網與圖書館，根據(jù)院系科研人員及教師教學情況來配置計算機數(shù)量，具有較好條件的院系應該建立教師電子閱覽室，并配備傳真機、復印機、打印機及掃描儀等，使得院系資料室資料收集、整理、傳遞等都能實現(xiàn)現(xiàn)代化，可以滿足科研人員、教師及學生等各種文獻資料需求。二是，統(tǒng)籌規(guī)劃好院系資料室文獻資源院系資料室建設與管理應該兼顧專業(yè)性與系統(tǒng)性，符合科學發(fā)展的要求，保證院系各個學科可以覆蓋，能夠有效地彌補薄弱環(huán)節(jié)，突出重點專業(yè)，對于院系各個學科類別的書籍資料應該進行系統(tǒng)全面的收藏，協(xié)調校圖書館資源建設情況是，避免造成重復，但也需要增加資料的專業(yè)性，突出院系本身的專業(yè)特色。三是，注重提供專業(yè)化及特色化資料文獻服務，大部分的高校院系文獻服務主要是提供借閱服務，隨著信息技術的發(fā)展，高校院系資料室的地域性優(yōu)勢越來越弱，為了在信息網絡時代發(fā)揮出院系資料室的作用，高校院系資料室應該提供有針對地服務，對本院系相關的科研教學書籍、資料進行匯編、整合，使得資料需求者可以快速獲得資源，提高使用效率，節(jié)約時間。
�。ㄈ┘訌娙瞬抨犖榻ㄔO，提高人才整體素質
加強高校院系資料管理人才隊伍建設，首選需要給院系資料室配置充足穩(wěn)定的管理人才，以滿足院系資料室發(fā)展需要。在管理機制構建方面需要做到“定崗、定編、定責”，將資料室不同崗位職責落實到人。其次，在資料室人員管理方面，要采用相應激勵機制，在職員評優(yōu)、待遇、職稱核定方面更多地融入管理員管理成績的考核，以充分調動管理人員的積極性，更好地為院系師生的學習實踐、科學研究服務。再次，應根據(jù)院系資料室管理現(xiàn)代化需要，加強資料室人員的管理培訓。學院相關部門和領導應注重并大力支持院系資料室職員的管理培訓，通過培訓提高管理員的業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)，要加強職員與圖書資料管理相關的計算機知識及應用技能的培訓教育。資料室管理人員應對培訓學習有足夠重視，樹立學習意識，積極交流學習，更新技能知識，以滿足院系資料室日益變化的管理需要。
高校院系資料室建設與管理情況直接影響著院系教學科學的水平及學科建設發(fā)展情況，為此加強高校院系資料室的建設與管理就顯得非常重要。隨著網絡信息技術的發(fā)展及時代的變遷，現(xiàn)階段我國高校院系資料室管理制度不完善；文獻資源建設不足，服務水平較低；人才流動率高，整體素質不高；本文認為要加強高校院系資料室建設與管理就應該完善管理制度，注重信息化建設；加強文獻資源建設，提高服務水平；加強人才隊伍建設，提高人才整體素質。只有這樣，高校院系資料室才可以更好地為教學科研服務。
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