淺述知識產權檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）07-0034-01
所謂的知識產權檔案是指所有的知識產權的獲取以及知識產權的實施和保護過程中所形成的具有一定保存價值的文件材料和經過檔案館整理后所形成的文件集合體，這個集合存在明顯的法律效應。隨著我國改革開放不斷得到深化，我國的知識產權機制逐漸的完善，但是在現階段我國的知識產權檔案管理的重要性認識不足，在管理過程中存在很多急需解決的問題。
一、當前我國知識產權檔案管理制度分析
從行政管理途徑進行分析，目前我國的知識產權管理機構分為了三個部門，一個是專利管理系統，一個是商標管理系統，還有一個就是著作權管理系統。因此，我們在進行知識產權管理過程中也可以將其劃分為三個系統，他們分別對應的是專利的檔案管理系統、商標檔案管理系統以及著作權檔案管理系統。首先，對于專利檔案來說是指對記載有專利成果的研制過程以及專利的申請、審批和權利的實施等過程中形成的文件材料，將這些材料整理之后形成一種文件的集合體；其次，商標檔案主要涉及到了商標注冊、使用和管理活動過程中系列文件進過整理和歸檔之后所形成的一種文件集合體；最后，著作權檔案是作品的創(chuàng)作。著作權的維護和轉讓過程中所形成的文件資料經過整理和歸檔之后所形成的文件集合。依據我國已經建立了多層次的商標檔案管理系統，國家工商行政管理部門的商標局檔案部門負責全國商標檔案的工作的管理并接受國家檔案形成管理部門和國家工商行政管理部門的監(jiān)督、指導和負責。而各個地區(qū)的工商局商標檔案部門主要負責本地區(qū)的商標檔案管理部門，并接受上級部門的統一監(jiān)督和指導。同樣對于后兩種檔案管理的也需要采用統一領導，分層管理的模式，最終形成一個多級管理的系統，然后在此的基礎上，還要積極的探索和實踐，制定統一的管理規(guī)范，強化規(guī)范化管理，積極的利用現代網絡技術和計算機技術，對知識產權檔案進行科學的管理，這樣才能發(fā)揮知識產權檔案管理的整體優(yōu)勢，真正實現其應有的社會價值。
二、知識產權檔案管理面臨的困境分析
1.知識產權檔案的文件來源的復雜化和多樣化
從知識產權檔案形成的過程來看，知識產權檔案的材料和文件來源十分的復雜，其來源我們總結起來主要包括了以下幾個方面，一個是政府設置的各個行政管理機構以及各種知識產權代理機構有關知識產權的申請、轉讓、出版和授予權利等過程中所形成的各種官方的具有法律效力的正式文件，這些文件和材料通常都是有機關的檔案管理部門進行整理、登記和保存，而知識產權的當事人和中介也可以擁有類似的文件和材料。還有一個就是由于知識產權的獲取和保護過程中涉及到基層各個單位的管理工作，同時也涉及到相關科研人員的創(chuàng)作和研發(fā)的過程，所以就會有大量記載知識成果內容以及各種形式的文件和背景材料都廣泛的分布各個基層的檔案室、資料室和當事人手中。在進行科研或者創(chuàng)作過程中，項目提出到科研成果的出現，這個過程中部分的關鍵性材料掌握在參與研發(fā)的科研人員的手中就會導致文件和關鍵性材料帶有明顯的跳槽可能，如果這種現象發(fā)生將會給原科研單位造成嚴重的損失。正因為知識產權文件來源的復雜化和多樣化，給知識產權檔案管理帶來很大的困擾。
2.多樣化信息需求帶來的困擾
在改革開放不斷深入發(fā)展的大背景下，我國的知識產權檔案管理部門，必須應對來自于各個方面的有關知識產權問題的咨詢、檢查和服務，也就是需要面臨多樣化的信息需求。隨著人們法律意識的增強以及知識產權保護意識逐漸加強，人們在其知識成果研發(fā)和創(chuàng)作過程中越來越重視參閱有關已經取得某項知識產權的檔案，避免在研發(fā)和創(chuàng)造過程中出現侵權和重復的現象，同時，一旦發(fā)生了侵權事件之后，人們也會借助知識產權檔案維護自己的合法權益，通過知識產權檔案的法律效應作為解決問題的主要憑證，基于這種情況下，我們需要有一套與我國當前知識產權保護機制相適應的知識產權檔案管理制度，實現對知識產權檔案進行統一的、科學的管理。
三、知識產權檔案管理途徑分析
1.堅持統一管理原則，建立健全知識產權檔案管理制度
統一管理是國家對檔案管理的總體要求，知識產權檔案管理要服從這一總體要求。各地區(qū)、各有關單位的檔案管理部門，應將知識產權檔案管理納入本地區(qū)、本單位的知識產權管理和檔案管理體系，統一規(guī)劃、同步發(fā)展。要逐步建立健全知識產權檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等各項管理制度，明確歸檔范圍，并將歸檔要求切實納入相關人員的崗位職責。加強對涉及國家利益、國家民生和國家安全方面知識產權檔案的管理。對屬于單位和集體所有的知識產權檔案，任何個人不得據為己有或分散保管。確定工作需要，暫時不能交本單位檔案管理部門集中保管的，應指定專人負責保管，并將檔案目錄交本單位檔案管理部門備案，待工作辦理完畢后，及時將檔案移交本單位檔案管理部門集中保管，切實保證知識產權檔案的實體安全和信息安全。
2.做好知識產權形成和保護過程中文件資料的收集與管理
知識產權涉及的領域廣，涵蓋了專利、商標、版權及特定領域等多個方面，具有類型多樣、權利獲得及有效期時間跨度大等特點。知識產權文件的收集和管理應該遵循知識產權活動的規(guī)律和特點，貫穿于知識產權活動的全過程。針對知識產權檔案的直接證據與證據鏈完整性特點，加強對具有時效性標識和憑證作用的各種載體的附屬性資料的收集并進行集中管理，包括專利、商標、版權、植物新品種、集成電路布圖設計、地理標志等知識產權在創(chuàng)造、運用、保護和管理等環(huán)節(jié)形成的有保存價值的文件資料。
3.認真履行指導、監(jiān)督和檢查職能，探索創(chuàng)新知識產權檔案管理機制
知識產權活動是一項涉及多個部門的專業(yè)性活動，各級檔案行政管理部門應主動與本地區(qū)知識產權相關管理部門建立協調機制，了解各領域知識產權檔案的類型和形成規(guī)律，探索創(chuàng)新知識產權檔案管理機制和模式，及時總結經驗，加強宣傳和重點引導。各級知識產權主管部門應與本地區(qū)檔案行政管理部門積極配合，把知識產權檔案管理的具體要求體現在知識產權戰(zhàn)略實施的工作中，融入到知識產權宏觀管理和開展的各項活動中，納入到知識產權工作考核指標體系與驗收工作中，與知識產權工作同規(guī)劃、同部署、同考核、同驗收、同發(fā)展。要配合國家知識產權信息公共服務平臺的建設，指導和鼓勵有關單位建設符合自身需要的知識產權檔案信息資源庫，促進知識產權信息資源的保存、整合與共享。各單位檔案管理部門應將知識產權檔案管理工作融入到知識產權創(chuàng)造、運用、保護、管理和本單位檔案工作中，制訂本單位知識產權檔案管理制度，將責任落實到相關人員的業(yè)務活動中，加強對知識產權檔案的收集和統一管理。
