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　　中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2015）04-0039-01

　　進(jìn)入21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，加之各種軟件和應(yīng)用程序的推出，推動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。在如今電子化時(shí)代，檔案資料基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化，可以隨時(shí)在線(xiàn)或者是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案的創(chuàng)建、修改、查閱，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的使用率明顯降低。對(duì)于學(xué)校的學(xué)生檔案管理部門(mén)而言，學(xué)生的檔案管理工作分為文書(shū)資料檔案的管理、查閱和電子檔案的創(chuàng)建、查閱與管理等，目前已經(jīng)在大力向電子信息化發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，由于文書(shū)檔案資料的秩序結(jié)構(gòu)、信息資料和時(shí)代的發(fā)展要求完全不同，保存的路徑與電子檔案有著很大的不同，因此，在實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中，必須注重管理的有效性和使用的便捷性。

　　一、當(dāng)前學(xué)生檔案資料管理現(xiàn)狀

　　在我國(guó)，由于歷史文明底蘊(yùn)深厚，歷經(jīng)上下5000余年，對(duì)于紙質(zhì)文件有著極其濃烈的喜愛(ài)之情，而且我國(guó)從古至今在文字方面有著獨(dú)特的記錄技巧，因此，在現(xiàn)今的相關(guān)機(jī)構(gòu)中，不僅能夠查到或者借閱到當(dāng)代許多學(xué)生的檔案文件，而且對(duì)于一些歷史珍藏尤其是具有歷史意義的名人的學(xué)生時(shí)代的檔案資料也能查閱到，這也是我國(guó)檔案管理水平高的一種表現(xiàn)。對(duì)于學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)而言，一般都是由圖書(shū)管理部門(mén)代為管理，因此，學(xué)校的圖書(shū)館在做好科學(xué)技術(shù)資料的保護(hù)、管理與收藏的同時(shí)，還要去做好學(xué)生檔案資料的管理。但是，由于學(xué)生的檔案性質(zhì)與普通的圖書(shū)資料的性質(zhì)不一樣，往往會(huì)耗費(fèi)很大的功夫才能做好。目前，在學(xué)校圖書(shū)館文書(shū)資料的管理中，往往會(huì)依據(jù)不同的形態(tài)、內(nèi)容或者年代對(duì)圖書(shū)進(jìn)行劃分，進(jìn)而形成了更多具有特色的分類(lèi)方法；在目錄的整理過(guò)程中，采取了第一類(lèi)與第二類(lèi)的分類(lèi)方法，采用不同的文書(shū)資料體系進(jìn)行了保存。80年代，對(duì)于公文等文書(shū)資料的保存，圖書(shū)館的重視程度比較高，分類(lèi)方法也比較獨(dú)特。這一進(jìn)程中，由于許多圖書(shū)館的文書(shū)資料的閱覽存在許多難點(diǎn)，使得文書(shū)資料沒(méi)有被充分的利用。但是，對(duì)于學(xué)生檔案的管理工作，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)主要是依靠學(xué)生對(duì)檔案相關(guān)的表格信息進(jìn)行填寫(xiě)，然后收回，最終整理成冊(cè)，單個(gè)學(xué)生的檔案放入單個(gè)檔案袋并加封，以學(xué)生的班集體為單位進(jìn)行統(tǒng)一的保管。在如今，由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，這類(lèi)檔案的文書(shū)資料已經(jīng)被轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的電子檔案，但是，紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容一樣，只是記錄形式和保管方式不一樣。由于目前對(duì)于檔案資料的閱覽已經(jīng)從傳統(tǒng)的查閱紙質(zhì)檔案的形式發(fā)展為能夠借助WEB等電子媒體進(jìn)行閱覽，使得檔案資料的利用程度明顯增強(qiáng)，而且越來(lái)越方便。但是，由于紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理都存在一定的不規(guī)范，給學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。例如，電子檔案的管理均是采用電子加密技術(shù)進(jìn)行保密，但是有的管理員工作不規(guī)范，造成電子加密信息泄露，或者是電子加密技術(shù)被不法分子破解，他們會(huì)利用這些技術(shù)進(jìn)入學(xué)生檔案管理平臺(tái)，修改學(xué)生的檔案信息，尤其是那些制作成電子文檔的非掃描檔案文件的信息，而且修改不留下痕跡，很難察覺(jué)，可能在未來(lái)出現(xiàn)無(wú)法估量的嚴(yán)重后果。紙質(zhì)檔案管理工作中，相關(guān)教師或者是學(xué)生會(huì)成員對(duì)于學(xué)生檔案的查閱很方便，不需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批手續(xù)，導(dǎo)致許多屬于小范圍人員知曉的學(xué)生檔案信息被大量人員知曉，使學(xué)生檔案管理的保密水平大大折扣。

　　二、規(guī)范學(xué)生檔案資料管理的辦法

　　電子信息化時(shí)代，對(duì)于各種材料或者資料實(shí)行電子化是歷史發(fā)展的必然要求，也應(yīng)是最終的結(jié)果。但是對(duì)于學(xué)生的檔案資料，由于紙質(zhì)檔案資料仍是目前時(shí)代的主流方式，因此，對(duì)于學(xué)生檔案資料的規(guī)范管理需要從紙質(zhì)和電子資料兩方面考慮。

　　1.紙質(zhì)學(xué)生檔案的規(guī)范管理策略

　　1.1專(zhuān)職教師進(jìn)行建檔

　　對(duì)于學(xué)生的紙質(zhì)檔案，首先應(yīng)改變傳統(tǒng)的由學(xué)生自行填寫(xiě)或者是由幾個(gè)班級(jí)干部進(jìn)行填寫(xiě)的方式，應(yīng)該由專(zhuān)門(mén)的教師對(duì)學(xué)生的檔案資料進(jìn)行填寫(xiě)，保證相關(guān)檔案信息的真實(shí)性、權(quán)威性和保密性。

　　1.2設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室

　　對(duì)于學(xué)生的檔案，在由專(zhuān)職教師進(jìn)行填寫(xiě)并交由相關(guān)老師進(jìn)行審閱、確認(rèn)之后，應(yīng)存放在學(xué)校專(zhuān)門(mén)設(shè)立的檔案保管室。這類(lèi)檔案保管室要做到消防設(shè)施到位，杜絕煙火等。其次，保密室要做好安全防護(hù)工作，最好由兩人同時(shí)管理。

　　1.3嚴(yán)格按照檔案管理流程查閱

　　對(duì)于文書(shū)資料的檔案，其查閱應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案資料的查閱流程進(jìn)行管理。不論是教師還是學(xué)生，必須要經(jīng)過(guò)相關(guān)的查閱手續(xù)之后才能進(jìn)行查閱，只有嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，才能保證學(xué)生檔案資料的規(guī)范管理。

　　2.電子檔案的規(guī)范管理

　　目前，對(duì)于學(xué)生檔案的保存，利用傳統(tǒng)的實(shí)物資料和現(xiàn)代電子信息的結(jié)合，對(duì)于檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化存儲(chǔ)與管理，主要是首先做好目錄數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并連接好相關(guān)資源與數(shù)據(jù)的信息記載，這樣，電子化和實(shí)物化資料能夠?qū)崿F(xiàn)有效的結(jié)合，進(jìn)而方便檔案資料的管理。為了適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，更好的將電子檔案資料進(jìn)行保存，采用目前較為實(shí)用的檔案文書(shū)資料數(shù)據(jù)格式Born Digital Contents，用實(shí)物資料以及電子圖書(shū)資料的形式進(jìn)行保存。在當(dāng)前，建立OAIS模型化的數(shù)字信息管理，將電子檔案資料逐漸分為保存記述、內(nèi)容信息、組合信息以及相關(guān)組合信息模型。在這樣的模型中，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效管理，而且還能使各要素之間具有良好的互換性，促進(jìn)各種檔案資料內(nèi)容之間的要素轉(zhuǎn)換，方便檔案資料的保存、使用。

　　總結(jié)

　　在電子信息化時(shí)代不斷高速發(fā)展的今天，人們生活習(xí)慣發(fā)生了重大改變，尤其是在查閱行為方面，對(duì)于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案資料的物理介質(zhì)使用率逐漸降低，對(duì)于學(xué)生檔案資料的管理，采取紙質(zhì)與電子資料相結(jié)合的方法，然后按照有效的和規(guī)范化的管理方式進(jìn)行管理，保證檔案信息采集、信息記錄、信息儲(chǔ)存和信息查閱的流程規(guī)范，不斷提高電子檔案資料的安全性，使我國(guó)學(xué)生的檔案管理工作越來(lái)越規(guī)范。