淺談學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用分析
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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0017-01
隨著新課改的逐漸深入，學(xué)生檔案管理更是作為一項重要的內(nèi)容在學(xué)校的運營管理扮演著非常重要的角色。大部分的學(xué)校一直沿用傳統(tǒng)的文件檔案管理方式，使得學(xué)生的檔案管理存在很多的問題。不僅使得檔案管理的效率不高，而且不能保證檔案管理的質(zhì)量，尤其是檔案的管理維護方面存在很多的弊病。因此，如何利用有限的資源提高檔案管理的質(zhì)量與效率已經(jīng)成為困擾我國大部分學(xué)校檔案管理的難題，需要進行學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)，在校園建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。通過在校園里應(yīng)用學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，可以解決學(xué)生檔案管理中存在的問題，推進學(xué)校學(xué)生檔案管理實現(xiàn)信息化。
一、目前學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)中存在的問題
1.普遍缺乏檔案管理意識
近年來，很多學(xué)校招生規(guī)模不斷擴大，使得學(xué)生數(shù)目激增，因此學(xué)生的檔案管理任務(wù)越來越重。因此需要做好學(xué)生檔案管理工作，但是很多學(xué)校受到傳統(tǒng)的教學(xué)理念的影響，忽視了學(xué)生檔案管理工作對于教學(xué)體制的推進作用，因此學(xué)生檔案管理工作一直處于滯后的狀態(tài)。另外，很多學(xué)校沒有專門的學(xué)生檔案管理部門，并且檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)較低，阻礙了學(xué)生檔案管理工作的不斷前進發(fā)展。甚至還有很多學(xué)生在填寫個人檔案信息時草草了事，所填信息較簡單、不規(guī)范，根本對個人的檔案管理不重視，作為結(jié)果，并未在學(xué)校的檔案管理的過程中發(fā)揮出檔案主體的作用。
2.學(xué)生檔案管理制度不健全
我國大部分的學(xué)校沒有設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，也就沒有形成統(tǒng)一的管理制度，很多學(xué)生檔案的管理由學(xué)生處負責(zé)或者由招生就業(yè)處負責(zé)。這就使得學(xué)生管理的檔案工作相對來說比較分散，職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致檔案管理效率不高。同時，學(xué)生檔案管理的體制不嚴格，學(xué)生的檔案一般都是直接由學(xué)生管理者負責(zé)，這些人并未接受過系統(tǒng)的檔案管理的培訓(xùn)，在實際的檔案管理方面缺乏必要的經(jīng)驗，可能會大大降低學(xué)生檔案管理的效率。另外，學(xué)生檔案實時歸檔機制也不健全，很多學(xué)校都是在學(xué)生面臨畢業(yè)時才進行歸納整理，因此檔案的整理會比較簡單，有可能會有檔案信息遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。這關(guān)乎到學(xué)生以后的工作和生活，需要有嚴格的學(xué)生檔案管理。
3.檔案管理方法過于傳統(tǒng)
現(xiàn)代計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，為學(xué)生的檔案管理提供了較好的基礎(chǔ)，可以使得檔案管理工作更為便捷和人性化。但是在很多學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作中，計算機網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用規(guī)模和范圍都比較小，總體現(xiàn)代化水平較低。學(xué)生的檔案管理基本都是以人工為主，并且都是紙質(zhì)材料檔案，很多時候工作效率不高。這樣就容易造成學(xué)生檔案管理的分散化，沒有形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理庫，使得學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫不能得到及時更新，阻礙了信息交流和分享。另外，學(xué)生檔案管理沒有專門的管理人員進行管理，多半都是班主任或者是兼職人員進行操作，他們根本沒有接受過正常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案管理的經(jīng)驗很少，就降低了學(xué)生檔案管理的水平，不利于學(xué)生檔案信息化的提高。
二、學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用分析
1.系統(tǒng)架構(gòu)研發(fā)與應(yīng)用
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，一般都是采用軟件進行管理，供學(xué)校的管理人員進行使用。按照邏輯系統(tǒng)的構(gòu)建和檔案管理的特點，一般將檔案管理系統(tǒng)的功能模塊分為以下幾個方面：檔案機構(gòu)管理模塊、檔案庫管理模塊、檔案管理模塊、檔案檢索和借閱模塊及檔案借閱管理模塊。檔案機構(gòu)管理模塊是將檔案管理的刪除、修改、添加功都完善，方便管理人員進行檔案管理的相關(guān)操作流程。檔案庫管理模塊指的是在一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫下，完成所有系統(tǒng)內(nèi)的修改、添加等一系列的規(guī)范操作。檔案借閱管理模塊就是對所有借閱學(xué)生檔案的行為進行詳細而具體的記錄說明，更好地為以后的工作提供方便。
2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的研發(fā)與應(yīng)用
現(xiàn)代的信息管理當(dāng)中，數(shù)據(jù)庫扮演著非常重要的角色，會對學(xué)生檔案的管理質(zhì)量好壞有直接的影響。顯然，完善數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計可以節(jié)省人力資源，并且有效提高數(shù)據(jù)庫的管理效率，對學(xué)生檔案的管理完善有積極的指導(dǎo)意義。值得注意的是在這個過程中，一定要特別注意數(shù)據(jù)輸入的準確性和合法性，在此之前要做好數(shù)據(jù)的審核和驗證工作，保證要輸入的數(shù)據(jù)信息準確無誤。既可以保證學(xué)生檔案管理的準確度，還可以有效地減輕系統(tǒng)服務(wù)器的工作負擔(dān)，得到理想檔案管理的效果。
3.系統(tǒng)安全研發(fā)與應(yīng)用
在整個學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)中，尤其要注意學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的安全問題，保證檔案管理系統(tǒng)不受到外界因素的干擾。因此需要優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的安全管理體制，從多個方面進行安全系統(tǒng)的構(gòu)建。一般都會從數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)數(shù)據(jù)存儲的安全性等方面提高檔案管理的安全性。例如在檔案管理的信息化管理中，用戶登錄時要采取多重的保密設(shè)置，并且做好數(shù)據(jù)的備份，以免數(shù)據(jù)的丟失或遭受到惡意破壞。此外，還要做好網(wǎng)絡(luò)訪問的安全設(shè)計，可以嘗試應(yīng)用防火墻技術(shù)防止本局域網(wǎng)以外用戶的惡意行為，凡是要申請訪問該局域網(wǎng)的用戶都要通過防火墻進行過濾和審核。
結(jié)語
總而言之，學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校日常工作中的重要部分，可以幫助學(xué)校做好學(xué)生信息的采集與整合，方便教學(xué)工作的順利展開。因此，學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)對于學(xué)校實現(xiàn)現(xiàn)代化的教學(xué)管理尤為重要，也勢在必行。通過研發(fā)與應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，可以幫助學(xué)校優(yōu)化學(xué)生檔案管理的流程，更好地促進學(xué)校的教學(xué)工作的實施，促進學(xué)校的檔案管理水平進入一個全新的高度。
