淺析電子檔案管理過程中的風(fēng)險管理
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隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，世界早已經(jīng)進(jìn)入了信息化的社會，對于檔案管理也不例外，電子檔案管理順應(yīng)了時代的潮流，逐漸成為了檔案管理的一種主流形式，但是電子檔案管理也同樣不可避免的存在著風(fēng)險。因此，關(guān)于電子檔案管理過程中的風(fēng)險管理是電子檔案管理工作中必須關(guān)注的一個焦點，是電子檔案管理的必然趨勢。
一、電子文件與電子檔案的相關(guān)概念
�。ㄒ唬╇娮游募弘娮游募挚梢员环Q之為數(shù)字文件，具體指的是由電子計算機(jī)計算和生成的一種電子信息，其主要用二進(jìn)制的數(shù)位進(jìn)行記錄和保存。電子文件與安全管理相關(guān)的特性主要具有以下幾點，首先，電子文件信息與保存的載體具有相分離性，這是影響電子文件安全管理的最基本的特性;其次，電子文件的信息是數(shù)據(jù)化的顯示形式;最后，電子文件對于電子設(shè)備有著嚴(yán)重的依賴性，離開了相應(yīng)的設(shè)備，這些電子信息就會變得無法使用。
�。ǘ╇娮訖n案：電子檔案的定義方式有很多，但是業(yè)界對于其統(tǒng)一的認(rèn)識基本達(dá)成一致，指的是那些保存在電子計算機(jī)內(nèi)的用作檔案保管的電子文件的統(tǒng)稱。
二、影響電子檔案安全性的相關(guān)因素
（一）自然因素。各種自然的不可抗因素是影響電子檔案安全性主要自然因素。例如水災(zāi)、地震、臺風(fēng)等這些自然因素能夠直接的影響電子檔案的安全。而風(fēng)、雪、雷雨等自然因素會影響電子檔案的濕度溫度的變化等，使得電子檔案的光盤或者是其他載體變質(zhì)或者是消磁，進(jìn)而使得電子檔案的安全性受到嚴(yán)重的影響甚至是遭到破壞。
�。ǘ┉h(huán)境因素。電子檔案的安全管理離不開環(huán)境因素的穩(wěn)定，這里所指的環(huán)境具體包括硬件的環(huán)境和軟件的環(huán)境。硬件的環(huán)境指的是保存電子檔案的載體、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)共享聯(lián)系等，而軟件環(huán)境則包括一個國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的環(huán)境。只有當(dāng)二者的環(huán)境達(dá)到穩(wěn)定狀態(tài)，才能有效的保證電子檔案的安全性。
�。ㄈ┤藶橐蛩亍ｋ娮訖n案安全管理的人為因素主要包括人為的蓄意破壞、人為的管理疏忽和人為的不當(dāng)操作。這三類人為因素都能夠使得電子檔案的安全性受到影響甚至是遭到破壞。
三、電子檔案風(fēng)險管理的必要性
（一）信息技術(shù)存在巨大的安全風(fēng)險�，F(xiàn)如今，電子計算機(jī)的廣泛使用很大程度上改變了人們的生產(chǎn)生活方式。但是由于人們過分的依賴這些電子設(shè)備也使得人們的生活存在著很大的風(fēng)險，這個對于電子檔案的安全管理也不例外。計算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)的不斷更新升級，也在一定程度上加大了電子檔案安全管理的風(fēng)險性。
�。ǘ╇娮訖n案的特性使得其容易產(chǎn)生風(fēng)險。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案相比具有很大的優(yōu)勢，但是電子檔案其也存在著一些新型風(fēng)險模式。例如，電子檔案具有真實性受損或者是具有不可讀取性的一些新型的風(fēng)險，這種風(fēng)險并不是傳統(tǒng)風(fēng)險的疊加，而是風(fēng)險的擴(kuò)大化。因此，這充分說明電子檔案其實就是一把雙刃劍，在給檔案管理帶來便利的同時，也給檔案的安全管理帶來了不少的風(fēng)險性。
四、電子檔案管理過程中的風(fēng)險控制措施
�。ㄒ唬┰陔娮訖n案管理過程中進(jìn)行有效的風(fēng)險規(guī)避，減少風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，首先應(yīng)該建立起一整套的風(fēng)險規(guī)避制度來進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險防范。例如，管理人員可以制定一項要求所有的IT系統(tǒng)都必須使用密碼的一個制度來進(jìn)行風(fēng)險的規(guī)避;其次，在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，還應(yīng)該對管理人員實施有效的培訓(xùn)和教育，讓他們在以后的工作中有意識的進(jìn)行風(fēng)險的規(guī)避;再次，還應(yīng)該加強(qiáng)對于技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。通過制定更新的技術(shù)規(guī)范來確保風(fēng)險的減少;最后，要實施相應(yīng)的安全控制防護(hù)，安全控制防護(hù)的有效使用，能夠有效的將系統(tǒng)漏洞或者是黑客的攻擊的可能性降到最低。
�。ǘ┰陔娮訖n案管理過程中進(jìn)行有效的風(fēng)險轉(zhuǎn)移，減少風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案安全管理過程中，進(jìn)行有效的風(fēng)險轉(zhuǎn)移也是一種極其有效的方式之一。風(fēng)險轉(zhuǎn)移就是檔案安全管理過程中管理人員試圖使用一切的手段將各種威脅轉(zhuǎn)移到其他的方面或者其他的過程。這樣的風(fēng)險轉(zhuǎn)移方式主要通過重新考慮提供服務(wù)、修改相應(yīng)的裝配模式、為重要的電子檔案購買保險等，旨在通過這些方式有效的將風(fēng)險進(jìn)行轉(zhuǎn)移，保證電子檔案的安全，減少相應(yīng)的風(fēng)險。
�。ㄈ┰陔娮訖n案管理過程中進(jìn)行有效的風(fēng)險緩解，減少風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，風(fēng)險可以采取規(guī)避或者轉(zhuǎn)移的方式，對于那些既不能規(guī)避也不能轉(zhuǎn)移的風(fēng)險可以采取一定的風(fēng)險緩解的方式。這種緩解方式主要是采取事前和事后措施。事前措施指的是在損失發(fā)生前采取一定的措施，減少損失的發(fā)生。事后措施指的是在損失發(fā)生后集中精力減輕緊急情況帶來的損失，以此降低風(fēng)險帶來的各類損失。
�。ㄋ模┰陔娮訖n案管理過程中進(jìn)行合理的風(fēng)險承認(rèn)，避免風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，風(fēng)險是不可避免的，這就要求相應(yīng)的管理人員在遇到風(fēng)險的時候，對風(fēng)險發(fā)生已經(jīng)造成的損失選擇承認(rèn)。風(fēng)險承認(rèn)的方法就是要求相應(yīng)的管理人員對已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險進(jìn)行等級的確認(rèn)，并且對其造成的損失進(jìn)行及時的評估和成本效益的分析。通過這種風(fēng)險承認(rèn)的方式，可以將已經(jīng)發(fā)生的在電子檔案管理過程的風(fēng)險帶來的損失降到最低點，并給以后的檔案管理工作敲響警鐘。
五、結(jié)語
在信息時代下進(jìn)行電子檔案管理的過程中，管理者和相應(yīng)的工作人員必須深刻的意識到電子文件所具有的各種風(fēng)險性。并在以后的工作中，加強(qiáng)對于工作人員的業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)力度，提升他們的職業(yè)道德，幫助他們樹立規(guī)避風(fēng)險的意識，盡量將風(fēng)險帶來的損失降到最低。
