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科學調(diào)配，規(guī)范管理。

2 適用范圍

本辦法適用于公司本部。

3 職責分工

3.1綜合管理部是會議室的主管部門，

3.1.1制定會議室管理辦法和會議服務(wù)標準，

3.1.2對各部門申請使用會議室進行調(diào)度、審批，

3.1.3對保密會議進行保密指導，

3.1.4對會議服務(wù)的工作進行指導、監(jiān)督。

3.2 各部門使用會議室時應預定，認真、準確填寫相關(guān)會議信息，在綜合管理部確認后使用，并通知與會領(lǐng)導及人員參加會議；會后撰寫會議紀要，會議相關(guān)資料送歸檔；

3.3 會議服務(wù)中心負責（由物業(yè)公司負責） 

3.3.1 會議室日常維護、保潔，確保會議室內(nèi)設(shè)備、物品安全；

3.3.2根據(jù)已批的會議室使用單，按相應的會議服務(wù)標準，做好會前準備、會中服務(wù)、會后整理及相關(guān)會議資料（音、像、電子、紙）移交；

3.3.3做好相關(guān)設(shè)備測試，確保設(shè)備正常運轉(zhuǎn)；

3.3.4保密會議要達到保密要求。

4 會議室使用原則

4.1申請會議室遵循時間和領(lǐng)導兼顧的原則，一般情況下按申請時間先后調(diào)度，特殊情況下，按領(lǐng)導先后原則調(diào)配。

4.2外事會議室原則上安排在905會議室。

5 會議室使用

5.1 每個部門設(shè)一名會議發(fā)起人。

5.1.1會議發(fā)起人提出使用會議室申請（見附件1）(正常情況下,提出申請距會議召開不少于12小時)，并詳細填寫相關(guān)內(nèi)容：

5.1.1.1會議名稱；

5.1.1.2會議時間；

5.1.1.3會議室；

5.1.1.4會議形式：電視會議、電話會議、圓桌式、大型綜合；

5.1.1.5與會范圍:公司內(nèi)；系統(tǒng)內(nèi);系統(tǒng)外;外賓; 

5.1.1.6與會人數(shù); 

5.1.1.7與會公司領(lǐng)導；

5.1.1.8與會領(lǐng)導或貴賓詳情；

5.1.1.9保密要求；

5.1.1.10新聞需求（網(wǎng)站拍照、對外報道）

5.1.1.11會場服務(wù)要求：桌簽、背板、設(shè)備（投影、錄像、錄音、拍照）、會議文件和資料目錄、條幅、餐飲；

5.1.2 會議發(fā)起人將填寫好的會議室申請單報綜合管理部審批；內(nèi)容需要保密的會議，會前應對會場（電視電話會議主會場、分會場）進行認真檢查。

5.2 綜合管理部審批后，將會議通知發(fā)送至會議發(fā)起人，會議服務(wù)單發(fā)送至會議服務(wù)中心。

5.3 會議服務(wù)中心做好會前準備、會中服務(wù)及會后服務(wù)、清潔。

5.4 外事會議室應相對固定，并定期進行安全檢查。

6 會議服務(wù)原則

6.1會議實行分級服務(wù)：

6.1.1會議 服務(wù)共分一、二、三級；

6.1.2在有上級重要領(lǐng)導、重要合作伙伴、重要外賓，和公司領(lǐng)導出席的情況下，適用一級服務(wù)。

7 會議服務(wù)標準

7.1一級服務(wù)內(nèi)容：在會議召開前兩個小時完成服務(wù)準備工作。

7.1.1會前準備工作：

7.1.1.1掌握會議的人數(shù)、召開的時間和地點、參加的領(lǐng)導人員、名單、身份；

7.1.1.2會議室布置：條幅、桌簽、國旗、高級瓷茶杯、玻璃冷水杯、小毛巾或濕紙巾、文具；

7.1.1.3用茶：鐵觀音；

7.1.1.4會議室干凈整潔，照明、投影儀完好；

7.1.1.5會談類會議，擺好主賓會見情況單；外事活動擺放國旗；

7.1.1.6其它特殊準備：咖啡、礦泉水。

7.1.2 會中服務(wù)：領(lǐng)導入座后，先給領(lǐng)導上茶水，然后按順時針上茶，有外賓時，給領(lǐng)導及外賓同時上茶水。間隔15 分鐘續(xù)一次水。隨時注意觀察室內(nèi)溫度、音響，如有不當，及時調(diào)整和通知相關(guān)崗位。

7.1.3 會后服務(wù)：會議結(jié)束后及時打開會議室門，服務(wù)人員微笑送客、整理會議室。

7.2 二級服務(wù)內(nèi)容：在會議召開前一個小時準備好服務(wù)工作。

7.2.1會前準備：掌握參會的領(lǐng)導人員、參會人數(shù)、時間、條幅、桌簽、濕紙巾；用茶：鐵觀音(瓷杯)，如會議需用礦泉水，則準備相應的水杯(玻璃杯)，會議材料及文具、室內(nèi)衛(wèi)生、照明、音響、投影儀、空調(diào)調(diào)整到位。

7.2.2會中服務(wù)：從領(lǐng)導開始上茶水，然后按順時針上茶，退出時輕關(guān)會議室門，每隔十五分鐘續(xù)一次水，注意觀察室內(nèi)溫度。

7.2.3會后服務(wù)：會議結(jié)束后，及時打開會議室門，服務(wù)人員微笑送客、整理會議室，會議資料（音、像、文字）完整移交。

7.3 三級服務(wù)內(nèi)容：

7.3.1 各部門在會議室召開的會議，服務(wù)人員不跟蹤服務(wù)。

7.3.2如部門會議需要安排服務(wù)人員服務(wù)，由部門直接通知會議服務(wù)中心，預約會議服務(wù)人員，會議服務(wù)中心及時調(diào)整人員，對部門所要求的會議服務(wù)及時到位。

8 附件

8.1會議室申請表