1 目的  

加強(qiáng)公司電子公文傳輸工作的管理,使系統(tǒng)管理和應(yīng)用制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，確保系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行。

2 適用范圍

適用于公司本部和分支機(jī)構(gòu)。

3職責(zé)范圍

3.1公司本部通過電子公文傳輸系統(tǒng)向集團(tuán)公司總部上報(bào)文件；向所屬下級(jí)單位下發(fā)文件；接收集團(tuán)公司總部下發(fā)文件；接收所屬下級(jí)單位上報(bào)文件。

3.2公司分支機(jī)構(gòu)通過電子公文傳輸系統(tǒng)向公司本部上報(bào)文件；接收集團(tuán)公司總部和公司本部下發(fā)文件。

3.3 綜合管理部是電子公文傳輸系統(tǒng)技術(shù)和應(yīng)用工作的歸口管理部門。

4 定義

4.1電子公文傳輸系統(tǒng)是指集團(tuán)公司統(tǒng)一配置的設(shè)備，進(jìn)行公文的生成、發(fā)送、接收處理的系統(tǒng)。

4.2本系統(tǒng)采用商密級(jí)加密設(shè)備屬非涉密網(wǎng)，系統(tǒng)只適用于非涉密公文傳輸。

4.3本規(guī)定發(fā)布且系統(tǒng)正式運(yùn)行后，公司不再發(fā)送非涉密的紙質(zhì)文件、內(nèi)部明電、會(huì)議通知，并停止使用其它網(wǎng)絡(luò)方式傳送正式公文。

4.4本規(guī)定所稱正式公文是指：發(fā)送方按文件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)發(fā)送、接收方能夠按標(biāo)準(zhǔn)打印出帶發(fā)送方紅色標(biāo)準(zhǔn)文頭、紅色標(biāo)準(zhǔn)印章的公文。本規(guī)定正式施行后，接收方按規(guī)定接收并打印出的文件等同于發(fā)送方的正式文件。

5 系統(tǒng)管理

5.1 電子公文傳輸系統(tǒng)的使用范圍限于公司以及所屬分支機(jī)構(gòu)。

5.2 電子公文傳輸工作由綜合管理部主任具體負(fù)責(zé)管理，專職或兼職人員負(fù)責(zé)日常應(yīng)用、維護(hù)。用戶不得利用系統(tǒng)傳發(fā)廣告、宣傳材料、私人信息等。

5.3 加密卡及電子印章由集團(tuán)公司科技環(huán)保信息部統(tǒng)一制發(fā)、頒發(fā)；對(duì)電子印章的管理、使用等同于實(shí)物印章。

6 應(yīng)用管理 

6.1 電子公文傳輸系統(tǒng)應(yīng)用范圍為：各單位之間往來的正式公文。 

6.2 電子公文傳輸發(fā)送方可通過系統(tǒng)授權(quán)，控制接收方打印正式文件（紅色標(biāo)準(zhǔn)文頭、紅色標(biāo)準(zhǔn)印章）的份數(shù)。

6.3 公文發(fā)送方在應(yīng)用過程中，要根據(jù)文件主、抄送單位，準(zhǔn)確選擇接收方，認(rèn)真檢查發(fā)送情況，確保發(fā)送成功，并及時(shí)檢查接受方簽收信息。如因發(fā)送方未認(rèn)真檢查發(fā)送情況，造成公文錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)的，由發(fā)送方負(fù)責(zé)。

6.4 發(fā)送的公文如需重發(fā)，應(yīng)在重發(fā)件上注明重發(fā)原因。

6.5 發(fā)送的文件如帶有附件，附件名稱統(tǒng)一標(biāo)注為：“發(fā)文字號(hào)＋附件號(hào)”

6.6 例如，國(guó)際礦業(yè)綜合［2010］20號(hào)（正文），附件標(biāo)注應(yīng)為“國(guó)際礦業(yè)綜合［2010］20號(hào)附件１”；“國(guó)際礦業(yè)綜合［2010］20號(hào)附件２”。

6.7 用于電子公文傳輸?shù)挠?jì)算機(jī)在正常工作日必須處于開機(jī)狀態(tài)，并要求在工作日上、下午各接收一次，用戶收到公文接收提示后必須在1小時(shí)內(nèi)簽收，以便發(fā)送方確認(rèn)。因收方未按要求及時(shí)開機(jī)、處理，造成公文延誤的由接收方負(fù)責(zé)。

6.8 對(duì)內(nèi)容重要、緊急的公文，發(fā)送方應(yīng)通知接收方及時(shí)接收辦理。為保證緊急公文非工作時(shí)間的及時(shí)傳輸辦理和節(jié)假日期間通訊暢通，各用戶具體操作人員專用通訊工具應(yīng)隨身攜帶并保持二十四小時(shí)開機(jī)狀態(tài)，收到信息后在最短時(shí)間做出處理。

6.9 如遇設(shè)備、線路故障和停電等情況無(wú)法收取公文時(shí)，需要及時(shí)通知綜合管理部，以防延誤緊急文件的處理時(shí)間。

7 安全管理

7.1 用于電子公文傳輸?shù)挠?jì)算機(jī)，嚴(yán)禁訪問互聯(lián)網(wǎng)。各用戶要采取計(jì)算機(jī)病毒防范措施，并定期進(jìn)行病毒清查，凡帶有病毒的介質(zhì)，在未排除病毒之前，不得在系統(tǒng)中運(yùn)行。

7.2 需指定專人具體管理、使用系統(tǒng)，人員名單報(bào)集團(tuán)公司辦公廳備案，由集團(tuán)公司科技環(huán)保信息部負(fù)責(zé)崗位人員上崗前培訓(xùn)、考核。操作人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，如人員變動(dòng)，各用戶要及時(shí)選定接替人員，嚴(yán)格辦理設(shè)備交接手續(xù)。人員變更后應(yīng)即刻更新相應(yīng)密碼。非操作人員不得進(jìn)行公文傳輸操作。

7.3 電子公文傳輸系統(tǒng)配發(fā)的電子印章和加密卡屬機(jī)密部件，要專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理。電子公文傳輸工作人員不得向無(wú)關(guān)人員透露操作程序或提供電子印章密碼、公章載體、加密卡等相關(guān)設(shè)備和軟件。

7.4 安裝電子公文傳輸系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，不得自行安裝其它無(wú)關(guān)系統(tǒng)和游戲軟件，對(duì)于因自行安裝其他軟件，引發(fā)病毒和導(dǎo)致系統(tǒng)故障的，公司將予以通報(bào)批評(píng)，并由直接責(zé)任人承擔(dān)所造成的損失。