泰達國際礦業(yè)投資有限公司檔案業(yè)務管理辦法
1 目的
加強公司的檔案業(yè)務建設，提高檔案管理水平，為公司經營、管理和發(fā)展提供服務。
2 適用范圍
適用于公司本部及所屬單位
3 職責與權限
3.1公司分管檔案的領導是公司檔案管理工作的第一責任人，其領導的公司檔案工作領導小組對公司內檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調、監(jiān)督和指導；
3.2 綜合管理部內設檔案室，并配置檔案專職人員，在綜合管理部主任領導下，具體負責檔案管理工作；
3.3 檔案室有權向有關人員收集文件和資料，負責整理、編目、保管、提供利用和處置。在業(yè)務上接受上級檔案專業(yè)主管部門的監(jiān)督和指導。
4 文件資料的形成、積累和移交
4.1公司文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作要列入部門工作計劃和部門所有人員的崗位職責；
4.2凡是直接記述和反應公司職能活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料（文字、電子文件、圖樣、照片、實物等），均須歸檔保存。（歸檔范圍和保管期限見附件1）
4.3各部門在每年5月底以前將上年度辦理完畢，需歸檔的文件材料整理、立卷，向檔案室移交；
4.4各部門須歸檔保存的文件材料由專人統(tǒng)一管理，不得個人分散保管（涉及重大機密的文件材料除外），不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料確需使用，應堅持立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)的原則；
4.5各部門文件由專人整理立卷后，嚴格履行移交手續(xù)，填寫《公司文件材料移交清單》（附件2），定期向檔案室移交。
5立卷歸檔要求
5.1 紙質版本文件材料歸檔一份原件，重要、使用頻繁的和有專門需要的可增加份數(shù)。要求：完整、準確、系統(tǒng)；歸檔清單一式兩份由部門領導審核簽字，方能辦理交接手續(xù)；
5.2 關于電子文件的歸檔，由于目前電子文件還不能完全代替紙質文件，所有具有長期或永久保存價值的文本及圖形電子文件歸檔時必須同時有紙質文件一起歸檔，且要求在內容、相關說明及描述上保持一致；
5.3 聲像材料的歸檔,應標明攝錄及存儲的內容、地點、時間等相關的內容編輯在一起；
5.4具有永久、長期保存價值的非紙質文件材料必須形成一份紙質文件一并歸檔并保持一致性，外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔；
5.5 歸檔的文件材料應選擇紙質優(yōu)良、紙型標準的A4等規(guī)格系列紙張，頁邊距上下為3.17cm、左右為：2.54cm，圖紙應采用國家標準圖幅，左側裝訂。文件材料上的文字及圖形必須字跡清晰、使用藍黑或碳素墨水書寫，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆或其他顏色墨水書寫。不得使用無規(guī)格、不規(guī)范的紙張；
5.6 向檔案專職人員移交時，必須由移交人填寫清單，一式兩份，經清點后雙方簽字交接，移交清單各存一份。不符合歸檔要求的文件材料檔案專職人員有權拒收，經重新整理符合歸檔要求后再辦理移交手續(xù)；
5.7各部門立卷所需的檔案盒及檔案封皮由檔案室統(tǒng)一發(fā)給。
6檔案的保管
6.1檔案裝具要齊備、充足、符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救；
6.2定期檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)破損檔案及時修復，對于需要長久保存的檔案，采取措施加以重點保護，使其安全并延長其壽命；
6.3每半年進行一次安全檢查，即時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應措施，同時做好安全記錄分析。
7檔案的保密
7.1檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密；
7.2對各類檔案均應按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續(xù)；
7.3對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄，拍照、翻印或復制；
7.4利用者對所借檔案文件，技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準借帶外出，探親訪友、出入公共場所；
7.5發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理；
7.6對不歸檔的重份的秘密文件材料及經保密鑒定小組鑒定的，需要銷毀的秘密級及公司商秘級以上的檔案材料，必須登記造冊，經分管領導批準后，有二人以上共同監(jiān)銷；
7.7尚未裝訂的檔案材料，不得隨便堆放，必須置放于柜內，妥善保管。
8檔案及資料借閱
8.1公司員工借閱非涉密檔案，填寫檔案借閱登記表（附件3）后，可辦理借閱手續(xù)。涉密檔案原則不借出，經綜合部領導批準后，可在檔案室查閱。如確因工作需要，借出國家秘密級和公司普通商秘級（密級在國家機密級和公司核心商秘級以上的不外借）檔案資料，需所在部門提出申請，填寫涉密檔案查閱登記表（附件4），綜合部領導比準后方可辦理借出手續(xù)；
8.2公司檔案一般不對外，若外單位因工作需要查閱摘錄本公司檔案，須憑所在單位介紹信，經綜合部領導審批后，可在檔案室查閱；
8.3 凡借出的檔案，其借閱時間一般不得超過一周，特殊情況需征得檔案室同意辦理續(xù)借手續(xù)；
8.4 借閱人對借出的檔案材料負有妥善保管的責任，對所借檔案必須保持其完好和安全，不準轉借，不準私自涂改、污損、折卷、折疊所借檔案資料。若造成案卷損失要追究其責任，嚴重者按《檔案法》等有關規(guī)定處理；
8.5檔案歸還時，應當面清點和檢查，借閱人員和檔案室人員雙方簽字；
8.6節(jié)假日對檔案進行安全檢查，催回借出檔案。
9檔案鑒定、銷毀
9.1 鑒定
9.1.1鑒定機構
檔案的鑒定工作應在檔案工作領導小組的領導下，由綜合管理部負責組織實施。由綜合管理部和有關業(yè)務部門組成鑒定小組，根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定。
9.1.2鑒定原則
本著“嚴格掌握、慎重從事”的原則，對確已失去保存價值的檔案，由檔案室提出清冊，經鑒定小組討論同意，才能銷毀。專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。
9.1.3鑒定方法
檔案的鑒定應采取直接鑒定法。
9.1.4鑒定程序
由檔案室提出應鑒定的檔案目錄清單，由鑒定小組鑒定，對清單上的每卷檔案進行集體討論，寫出鑒定報告，經有關領導批準（鑒定表見附件5）。
9.1.5鑒定過程中形成的材料，由檔案室歸檔保存，以備查考。
9.2 銷毀
9.2.1鑒定后，檔案室按照審批意見，對確定可銷毀的檔案進行登記、造冊；
9.2.2 銷毀檔案時，必須由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽名（附件6）；
9.2.3 機密檔案必須送政府規(guī)定保密造紙廠進行銷毀。
10檔案庫房管理
10.1 檔案庫房必須堅固、裝有防火裝置及安全門鎖并裝有暖通設備，庫房必須和檔案專管人員辦公室、閱覽室分開。
10.2 檔案庫房應采取防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲防塵、防污染措施：
10.2.1防火：配備煙感火災探測器，氣體消防設備；
10.2.2防盜：配備無線紅外探測器、自動報警器；
10.2.3防潮：配備空調設備，濕度計，吸濕加濕設備，去濕劑等；
10.2.4防光：配備遮光性強的窗簾，將檔案放在卷盒及柜子內，庫房內使用白熾燈；
10.2.5防鼠：定期檢查投放滅鼠藥；
10.2.6防蟲：放置防蝕驅蟲藥物；
10.2.7防塵：保持庫房內清潔衛(wèi)生，窗縫隙密封；
10.2.8防污染：經常性的進行抽風、通風，保持庫房內空氣清新，防止有害氣體。
10.3 定期保潔檔案庫房。
10.4檔案庫房內禁止煙火及存放易燃易爆物品和其它有可能危及檔案安全的物品，應備有必要的消防器材，定期檢查保持完好。
10.5 庫房內溫度應保持在14—24℃，濕度為45％—60％，對不適宜的溫濕度要及時調節(jié)，以確保檔案的實體安全。
10.6非工作人員不得擅自進入庫房，進入庫房的非檔案借閱人員需履行登記手續(xù)（附件7），同時必須有檔案室人員或保密人員陪同。
10.7嚴禁在庫房內吸煙和點燃明火。
10.8檔案庫房鑰匙專人保管并做記錄（附件8），他人不得隨便使用，發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失要及時匯報，認真處理。
10.9離開庫房前關燈，鎖好庫房門窗。
10.10定期對庫房進行檢查，每半年查一次庫房設施、案卷數(shù)量、案卷排列、損壞情況等并做好記錄（附件9），發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
11支持性文件
11.1《歸檔文件整理規(guī)則》；
11.2《科學技術檔案案卷構成的一般要求》；
11.3《照片檔案管理規(guī)范》；
11.4《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》；
11.5《電子文件歸檔與管理規(guī)范》；
12相關附件
12.1《公司文件材料歸檔范圍與保管期限參照表》（附件1）
12.2《公司文件材料移交清單》（附件2）
12.3《檔案借閱登記表》（附件3）
12.4《涉密檔案借閱登記表》（附件4）
12.5《檔案鑒定工作表》（附件5）
12.6《檔案銷毀清冊》（附件6）
12.7《非檔案工作人員進出檔案庫房登記表》（附件7）
12.8《檔案庫房鑰匙保管記錄》（附件8）
12.9《檔案庫房檢查情況表》（附件9）。
12.10《檔案歸檔進庫明細單》（附件10）
