泰達國際礦業(yè)投資有限公司費用報銷管理制度
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1目的
為加強公司財務(wù)管理，嚴格執(zhí)行費用預(yù)算，規(guī)范費用報銷程序，制定本辦法。
2范圍
本制度適用于公司本部。公司所屬單位參照執(zhí)行。
3定義與術(shù)語
3.1費用主要指管理費、項目建設(shè)管理費。
3.1.1管理費用是公司在生產(chǎn)經(jīng)營期間管理人員或管理活動所發(fā)生的費用，包括但不限于薪酬、勞務(wù)費、勞動保護費；辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、外事費、會議費、市內(nèi)交通費、辦公車輛使用費；聘請中介機構(gòu)費、咨詢費、廣告宣傳費、董事會費、協(xié)會會費；水電費、修繕費、物業(yè)管理費、警衛(wèi)消防費、辦公區(qū)綠化費、取暖費；低值易耗品、修理費、財產(chǎn)保險費、租賃費、軟件費用；開辦費、研發(fā)費用；訴訟費、管理費中列支的稅費、離退休人員經(jīng)費、其他費用等。
3.1.2項目建設(shè)管理費包含項目前期管理費、項目法人管理費，是指公司在基本建設(shè)前期和建設(shè)期間所發(fā)生的3.1.1所述的費用。
3.2 部門負責(zé)人
指各部門主持工作的負責(zé)人。
4職責(zé)
4.1綜合管理部歸口管理如下費用并實施部門審核：
業(yè)務(wù)招待費、低值易耗品、辦公費（包括辦公用品購置費、印刷費、報刊雜志費、圖書資料費、郵電通訊費、郵遞費、保密費）、物業(yè)管理費、修繕費、修理費、綠化費、水電費、車輛使用費（包括車輛油料費、維護保養(yǎng)修理費、年檢保險費、停車過路費）、會議費、租賃費、董事會監(jiān)事會會費、廣告宣傳費、警衛(wèi)費、消防費、職工冬季取暖補助、勞動保護費、境內(nèi)協(xié)會會費。
員工公務(wù)出差、出國機票由綜合管理部實施統(tǒng)一管理、統(tǒng)一結(jié)算。
4.2人力資源部歸口管理如下費用并實施部門審核：職工薪酬、離退休人員經(jīng)費、勞務(wù)費、培訓(xùn)費、職工福利費(包括職工因公負傷赴外地就醫(yī)路費、探親假路費、補充醫(yī)療保險費、防暑降溫費)、員工保險費（境內(nèi)部分）。
4.3財務(wù)管理部
4.3.1 負責(zé)制定和修訂費用報銷管理制度。
4.3.2 負責(zé)設(shè)計制作報銷流程中使用的規(guī)范表式。
4.3.3負責(zé)依據(jù)國家統(tǒng)一財經(jīng)法規(guī)及公司內(nèi)部財務(wù)管理制度對費用報銷的合法性、準確性、真實性進行審核。
4.3.4負責(zé)支付費用報銷款。
4.3.5負責(zé)費用報銷的會計核算。正確劃分費用和成本的界限、管理費和項目建設(shè)管理費的界限、管理費和工會經(jīng)費的界限。
4.3.6歸口管理稅費、驗資費、資產(chǎn)評估費、財產(chǎn)保險費、財務(wù)決算審計及專項審計費，并實施部門審核。
4.4商務(wù)公關(guān)部歸口管理外事費、翻譯費、出國人員保險費、境外協(xié)會會費，并實施部門審核。
4.5風(fēng)險管理部歸口管理審計費、律師費、訴訟費，并實施部門審核。
4.6安全環(huán)保部歸口管理安全費，并實施部門審核。
4.7 政治工作（監(jiān)察）部歸口管理黨團經(jīng)費、工會經(jīng)費，并實施部門審核。
4.8 報銷人
4.8.1負責(zé)整齊、規(guī)范的將外來原始憑證粘貼在“原始單據(jù)粘存單”上。票據(jù)按梯形由下至上或由左至右整齊平順地粘貼在粘貼單上，粘貼的票據(jù)原則上不超出報銷單，并在粘貼單上正確填寫報銷人、張數(shù)、報銷內(nèi)容。
4.8.2根據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)正確填寫“費用報銷單”等自制原始憑證。不得挖、刮、補、涂，要求字跡清晰、數(shù)字準確、合理合規(guī)。
4.8.3負責(zé)履行報銷手續(xù)，辦理費用支出的審批。購置實物資產(chǎn)需要驗收的還需驗收人簽字。
提請部門負責(zé)人審核、財務(wù)部審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.9差旅費、市內(nèi)交通費、咨詢費、聘請中介機構(gòu)費以及其他管理費用由業(yè)務(wù)發(fā)生部門負責(zé)報銷，公司實施總額預(yù)算控制。
5費用報銷審批權(quán)限
5.1 部門負責(zé)人
負責(zé)審核所報銷經(jīng)濟事項的真實性、合理性和必要性。
5.2 財務(wù)總監(jiān)負責(zé)管理費用類報銷審批：
5.2.1 合同項下的費用報銷，需經(jīng)相關(guān)部門會簽，報公司財務(wù)總監(jiān)審批。
5.2.2非合同項下單筆伍拾萬元以上、除稅費之外的費用報銷由相關(guān)部門會簽，報財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理批準。
5.3 黨委書記、工會主席分別負責(zé)黨團經(jīng)費、工會經(jīng)費支出的審批。
6費用報銷要求
6.1 對外來原始憑證的要求
6.1.1根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，按照公司相關(guān)的規(guī)定和標準辦理報銷，任何部門和個人不得以虛假經(jīng)濟業(yè)務(wù)開具發(fā)票并報銷。對于不真實、不合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和原始票據(jù)，財務(wù)管理部有權(quán)拒絕報銷，并向公司紀檢監(jiān)察部門匯報。
6.1.2工業(yè)、商業(yè)、服務(wù)業(yè)等單位出具的發(fā)票應(yīng)印有國家稅務(wù)局或地方稅務(wù)局監(jiān)制的全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章。高速公路通行費、行政事業(yè)單位專用收據(jù)應(yīng)印有財政票據(jù)監(jiān)制章，一般的三聯(lián)收據(jù)視作白條，不能作為報銷憑據(jù)，只作為收到款項依據(jù)。
6.1.3發(fā)票必須蓋有出具單位的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章,發(fā)票上的印章與所附清單上的印章應(yīng)一致。
6.1.4發(fā)票上各要素要填寫齊全、正確，收款人名稱必須為公司全稱，機打發(fā)票手工填開無效。
6.1.5 發(fā)票有錯不能涂改，必須退回出票單位重開。
6.1.6 凡因公出差境外（包括港澳臺）發(fā)生的經(jīng)濟事項，必須取得蓋章的正規(guī)發(fā)票或蓋章的可證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的正規(guī)收據(jù)，且發(fā)票或正規(guī)收據(jù)主要內(nèi)容需翻譯成中文方可報銷。
6.2對自制原始憑證的要求
6.2.1自制原始憑證由財務(wù)管理部統(tǒng)一設(shè)計印制，供報銷人填用。包括但不限于費用報銷單、合同付款審批表、借款單、差旅費報銷單、職工醫(yī)療費報銷單、低值易耗品購置報銷單、臨時出國費用報銷結(jié)算表等。
6.2.2正確使用自制原始憑證，完整填寫自制原始憑證全部內(nèi)容。對不規(guī)范、不完整、不正確使用自制原始憑證的報銷業(yè)務(wù)，財務(wù)部有權(quán)予以退回，并要求報銷人更正、補充。
6.2.3作為報銷憑據(jù)的自制驗收單、入庫單、工資發(fā)放表等，必須有制單人、審核人簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對實物出庫單等需標注數(shù)量、金額，必須有經(jīng)辦人（或制表人）、審核人、批準人簽字。
6.2.4 費用報銷單應(yīng)“一事一單”。合同項下費用的報銷，無論金額大小，必須填制《合同付款審批表》。
6.3報銷人必須是公司的員工。財務(wù)審核人員有權(quán)了解經(jīng)濟事項的有關(guān)情節(jié)和細節(jié)，報銷人應(yīng)如實解釋。
6.4 當(dāng)月的報銷業(yè)務(wù)應(yīng)在每月26日前辦理完畢，當(dāng)月26日之后的報銷轉(zhuǎn)下月處理，但年內(nèi)對發(fā)票時間超過60天尚沒有報銷的票據(jù)原則上不予報銷。原則上跨年度的票據(jù)不予報銷，但對12月25日至12月31日間的票據(jù)可在次年1月份報銷。
6.5費用實行預(yù)算管理，財務(wù)部嚴格按公司下達的各項費用預(yù)算指標進行控制，實施臺帳管理，建立預(yù)警機制。超費用預(yù)算的報銷業(yè)務(wù)，必須按預(yù)算管理程序?qū)徟夂�，方可報銷。
6.6 辦公機器設(shè)備、車輛等固定資產(chǎn)維護修理，應(yīng)由綜合管理部專人負責(zé)，事先填寫固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)申請單或公務(wù)車維修保養(yǎng)申請單，維修結(jié)束報銷必須附維修結(jié)算清單或設(shè)備更換清單，清單要注明更換的主要零部件、數(shù)量、價格、工時費等。
6.7購買實物如：低值易耗品、辦公用品、勞保用品、文體用品、外事接待用品、書籍、資料等，發(fā)票必須寫明品名、數(shù)量、單價、金額。如發(fā)票不能詳細羅列的，必須附明細清單。報銷時必須有驗收人簽收入庫。
6.8 職工工資每月通過財務(wù)部以銀行轉(zhuǎn)賬方式統(tǒng)一發(fā)放，零星勞務(wù)費報銷須經(jīng)人資部審核并附勞務(wù)費發(fā)放明細表。
6.9 報銷會議費必須附《會議預(yù)算審批表》、會議通知、會議簽到表、發(fā)票（含會議費支付明細清單）等文件。預(yù)算外會議，還需附會議申請簽報。公司人員參加集團公司組織的會議或?qū)I(yè)培訓(xùn)，需附會議或培訓(xùn)通知、會議文件、收費標準等有效憑證。公司人員參加集團公司以外的會議，報銷時應(yīng)附公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批的相關(guān)文件及通知。
6.10 員工教育培訓(xùn)費按照公司《員工培訓(xùn)管理辦法》執(zhí)行，按規(guī)定標準附員工培訓(xùn)申請表，并經(jīng)部門負責(zé)人和人力資源部負責(zé)人聯(lián)簽。
6.11員工報銷探親假路費需經(jīng)人資部審核、批準。
6.12 外事費按照公司《外事管理制度》《邀請外國相關(guān)人員來華管理辦法》執(zhí)行，報銷時需附接待請示簽報、外事接待預(yù)算明細表。
6.13 報銷翻譯費時應(yīng)注明具體的翻譯項目、字數(shù)、單價、總價等信息；印刷費報銷時應(yīng)注明印刷品的名稱、數(shù)量、單價、金額。
6.14業(yè)務(wù)招待費嚴格按照《公司招待管理辦法》執(zhí)行，履行業(yè)務(wù)招待費簽報登記審批手續(xù)，報銷時必須附業(yè)務(wù)招待費簽報單。
6.15差旅費報銷執(zhí)行公司《差旅費報銷管理規(guī)定》。
6.16 備用金借款
6.16.1 根據(jù)實際需要，填寫借款單（格式見附件）并履行簽字手續(xù)。
6.16.2員工借支備用金，原則上在一個月內(nèi)到財務(wù)部完成報賬，沖銷借款，財務(wù)部對逾期未歸還借款的，有權(quán)按所借款金額在其工資中一次或分次扣回，直至扣完或者借款人完成沖賬手續(xù)為止。
6.16.3員工因公需借支票的，原則上在一周辦理報銷進行沖賬。
6.16.4員工因公需較長時間借備用周轉(zhuǎn)金，應(yīng)在每年的年末歸還當(dāng)年借款，次年重新辦理借款手續(xù)。
6.16.5 因公臨時出國必須借外幣備用金時，出國人員應(yīng)提前3個工作日提出借款申請，并提供護照、身份證及使館簽證（正本和復(fù)印件）,財務(wù)部負責(zé)辦理購匯，每人不得高于5000美元(或等額外幣)。
6.16.6 備用金借款實行前賬不清，后賬不借的原則。
7費用報銷流程
7.1 報銷人粘貼原始憑證， 正確使用報銷單表式，完整、準確填寫全部報銷內(nèi)容和金額以及附件張數(shù)。
7.2 報銷人自查報銷內(nèi)容并簽字，提供收款人的收款賬戶。
7.3 實物購置的票據(jù)需經(jīng)驗收人（或經(jīng)辦人）簽收、驗證。
7.4 報銷人所在部門或費用歸口管理部門的負責(zé)人審核簽字。
7.5 財務(wù)管理部審核人員審核簽字。
7.6 根據(jù)審批權(quán)限，報公司財務(wù)總監(jiān)審批。
7.7對5.2.2條大額報銷業(yè)務(wù)報公司總經(jīng)理聯(lián)簽審批。
7.8 財務(wù)部出納員根據(jù)有效憑證復(fù)核并支付報銷款。
8報銷款支付
8.1費用報銷款嚴格按照國家《現(xiàn)金管理條例》和公司《資金管理制度》。原則上用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付報銷款，并且收款人必須是報銷人（或經(jīng)辦人）或發(fā)票開出單位和合同約定的收款帳戶，不得支付給任何第三方。單位名稱或賬號與合同不一致的，應(yīng)由對方單位開出變更說明，并加蓋公章。
8.2 一次性支付50萬元以上費用，應(yīng)提前一個工作日向財務(wù)部提出用款申請，否則財務(wù)部可以分次付款。
9 職務(wù)消費
9.1職務(wù)消費指公司級領(lǐng)導(dǎo)在履行工作職責(zé)過程中所發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費、公務(wù)車輛使用費、差旅費、通訊費、國(境)外考察費、培訓(xùn)費。
9.2綜合管理部、財務(wù)管理部根據(jù)《企業(yè)職務(wù)消費管理辦法》有關(guān)規(guī)定，每年編制職務(wù)消費預(yù)算指標，并報經(jīng)上級單位批準。
9.3綜合管理部歸口管理業(yè)務(wù)招待費、公務(wù)車輛使用費、差旅費、通訊費，并代辦理報銷手續(xù)。報銷時須注明消費人，并按照集團公司的要求登記臺賬，嚴格執(zhí)行職務(wù)消費預(yù)算。
9.4人力資源部歸口管理培訓(xùn)費，審核有關(guān)票據(jù)，并按照集團公司的要求登記臺賬，嚴格執(zhí)行職務(wù)消費預(yù)算。
9.5商務(wù)公關(guān)部歸口管理國（境）外考察費，并辦理報銷手續(xù)。報銷時須注明消費人，并按照集團公司的要求登記臺賬，嚴格執(zhí)行職務(wù)消費預(yù)算。
9.6 財務(wù)部負責(zé)按消費人分別設(shè)置輔助科目進行會計核算。
