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煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的研究與設(shè)計(jì)*(通訊)
譚章祿 李光達(dá)
(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)管理學(xué)院,北京市海淀區(qū),100083)
摘 要 為了提高煤炭企業(yè)的辦公效率,解決管理人員外出時(shí)無法辦公的問題,結(jié)合當(dāng)前移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的大趨勢(shì),將移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和可視化技術(shù)引入煤炭企業(yè)的辦公系統(tǒng),研究開發(fā)了煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)。分析了煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的特點(diǎn),介紹了平臺(tái)架構(gòu)和功能模塊設(shè)計(jì),闡述了平臺(tái)在煤炭企業(yè)的應(yīng)用效果。該平臺(tái)基于煤炭企業(yè)的實(shí)際需求開發(fā),除了能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)的移動(dòng)辦公功能外,還具有可視化集成管理等功能。
關(guān)鍵詞 移動(dòng)辦公移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng) 可視化管理 辦公系統(tǒng)中圖分類號(hào) TD672
隨著煤炭產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的升級(jí)和煤礦整合力度的加大,現(xiàn)代大中型煤炭企業(yè)逐步走向規(guī)范化,企業(yè)內(nèi)辦公流程逐漸細(xì)化,事務(wù)審批流程嚴(yán)格而復(fù)雜。為了提升辦公效率,很多煤炭企業(yè)通過引入OA系統(tǒng)輔助辦公,但是隨著OA系統(tǒng)在煤炭企業(yè)的應(yīng)用,新的問題又暴露出來。由于多數(shù)煤炭企業(yè)的礦區(qū)、廠區(qū)、辦公區(qū)位置分散,企業(yè)員工特別是管理人員往往需要在多點(diǎn)之間輾轉(zhuǎn),這大大縮短了他們?cè)谵k公室的固定辦公時(shí)間,從而導(dǎo)致OA系統(tǒng)內(nèi)事務(wù)處理停滯、文件無法及時(shí)審批和簽字、無法隨時(shí)獲取企業(yè)的實(shí)時(shí)信息以及無法快速應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件。
該問題作為煤炭企業(yè)的共性問題無法通過強(qiáng)制規(guī)定來改善,因此需要借助技術(shù)手段來解決。
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,通過移動(dòng)終端進(jìn)行辦公已成為當(dāng)前企業(yè)信息化建設(shè)的大趨勢(shì),順應(yīng)該信息化趨勢(shì)的同時(shí)恰好可以解決傳統(tǒng)OA系統(tǒng)在煤炭企業(yè)中應(yīng)用的問題,因此,本文將移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)引入煤炭企業(yè)辦公中,基于可視化管理和移動(dòng)管理的理念,綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、可視化以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)研究設(shè)計(jì)了煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái),把傳統(tǒng)的桌面辦公模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽烂媾c移動(dòng)互補(bǔ)的模式,從而提升煤炭企業(yè)的辦公效率。
1 平臺(tái)特點(diǎn)
移動(dòng)辦公也可稱為“3A辦公”,即辦公人員可在任何時(shí)間( Anytime)、任何地點(diǎn)(Anywhere)
處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情( Anything)。這種全新的辦公模式可以讓辦公人員擺脫時(shí)間和空間的束縛,隨時(shí)隨地通暢地進(jìn)行交互流動(dòng),也可以使企業(yè)整體運(yùn)作更加協(xié)調(diào),管理效率更高。煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)就是在移動(dòng)辦公平臺(tái)的基礎(chǔ)上集成應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和可視化技術(shù),滿足用戶隨時(shí)隨地辦公需求的同時(shí),使平臺(tái)更加直觀和易于操作,具有便攜性、直觀性和精細(xì)化等特點(diǎn)。
1.1 便攜性
移動(dòng)終端便于用戶隨身攜帶和隨時(shí)使用,因此便攜性是移動(dòng)辦公平臺(tái)最突出的特點(diǎn)。由于辦公終端的變化,企業(yè)人員只需要通過他們隨身攜帶的手機(jī)或PAD接入移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng),就可以隨時(shí)隨地查看企業(yè)消息和開展工作。這種靈活的工作模式把管理人員從辦公室解放出來,推動(dòng)他們走人生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理。此外,員工借助移動(dòng)辦公平臺(tái)可以充分利用閑散時(shí)間處理瑣碎的事務(wù),有利于提高員工的時(shí)間利用率。移動(dòng)辦公的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)管理和辦公的無時(shí)不在和無處不在,在方便人員的同時(shí),提高人員的辦公效率和辦公水平。
1.2直觀性
由于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和可視化技術(shù)的引入,煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)與傳統(tǒng)移動(dòng)辦公平臺(tái)相比增加了可視化界面、可視化展示和實(shí)時(shí)監(jiān)控等功能,因此,該平臺(tái)具有更強(qiáng)的直觀性,便于用戶在移動(dòng)終端有限的屏幕上快速獲取更多的信息,這對(duì)于屏幕尺寸受限的移動(dòng)終端來說具有重要的作用。
1.3精細(xì)化
移動(dòng)辦公平臺(tái)使辦公變得更方便的同時(shí)也明確了所有員工的權(quán)責(zé),詳細(xì)劃分了每個(gè)人的查詢、操作和審批等權(quán)限,使工作落實(shí)到人。由于平臺(tái)使工作變得隨時(shí)隨地,人員將無法因?yàn)楣ぷ魑赐瓿啥鴮ふ医杩�。同時(shí)相應(yīng)責(zé)任人可以通過移動(dòng)辦公平臺(tái)隨時(shí)查看工作完成情況,有效解決工作拖延和分工不清等問題。在實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化的同時(shí)大大提升了員工承擔(dān)責(zé)任的意識(shí),從思想上提高工作效率。
2平臺(tái)架構(gòu)
煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和可視化技術(shù)為支撐,將可視化和移動(dòng)管理的理念有機(jī)融合,最終形成了相互依賴和密切關(guān)聯(lián)的五層系統(tǒng)架構(gòu),從下到上分別為感知層、網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層和用戶層,煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)總體架構(gòu)如圖1所示。
2.1 感知層
感知層如同整個(gè)系統(tǒng)的“觸角”,主要通過視頻監(jiān)控設(shè)備、紅外探測(cè)設(shè)備、電子標(biāo)簽、壓力、溫度和濕度等傳感器實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集。在傳統(tǒng)的移動(dòng)辦公平臺(tái)中往往不具備感知層,煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)集成了煤礦自動(dòng)化系統(tǒng)中的感知層,為生產(chǎn)監(jiān)管功能的實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)�;诟兄獙又械母兄O(shè)備,平臺(tái)可以采集生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的視頻、音頻和環(huán)境等信息,為用戶調(diào)用數(shù)據(jù)提供了充分的準(zhǔn)備。
2.2 網(wǎng)絡(luò)層
煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)層主要包括移動(dòng)通信網(wǎng)(GPRS和CDMA)、互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)�;谕ㄓ崊f(xié)議三網(wǎng)之間互相通信,系統(tǒng)根據(jù)具體應(yīng)用需求采用靈活組網(wǎng)的策略。當(dāng)員工攜帶移動(dòng)終端外出時(shí),設(shè)備通過SGSN網(wǎng)關(guān),利用空中接口(UM)和基站接入移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò),然后通過GGSN網(wǎng)關(guān)接人互聯(lián)網(wǎng),最后再連接到內(nèi)部局域網(wǎng)中的Web OA應(yīng)用服務(wù)器�?紤]到系統(tǒng)和企業(yè)信息的安全性,在移動(dòng)客戶端和Web OA應(yīng)用服務(wù)器之間架設(shè)通訊服務(wù)器。通訊服務(wù)器實(shí)現(xiàn)移動(dòng)客戶端和Web OA應(yīng)用服務(wù)器之間的數(shù)據(jù)交互,同時(shí)還實(shí)現(xiàn)用戶身份認(rèn)證。
由于移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的引入,網(wǎng)絡(luò)層借助其隨時(shí)隨地的特性實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)移動(dòng)辦公的功能。
2.3數(shù)據(jù)層
數(shù)據(jù)層的核心任務(wù)是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、分類、處理、分析和存儲(chǔ),在整個(gè)平臺(tái)架構(gòu)中起到承上啟下的作用。煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)主要包括平臺(tái)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、感知層采集的狀態(tài)數(shù)據(jù)和辦公人員手動(dòng)錄入的數(shù)據(jù)。為了將這些多源異構(gòu)數(shù)據(jù)有效地整合,數(shù)據(jù)層還采用了數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的理念 面向主題組織數(shù)據(jù),這為應(yīng)用層調(diào)用和查詢數(shù)據(jù)提供了便利條件。
2.4 應(yīng)用層
基于數(shù)據(jù)層的各類數(shù)據(jù),應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)了對(duì)員工工作的輔助、公共事務(wù)的流程化辦理、組織知識(shí)的積累和共享以及生產(chǎn)的隨時(shí)隨地監(jiān)管。平臺(tái)應(yīng)用主要包括個(gè)人辦公、公共事務(wù)、知識(shí)管理、今日關(guān)注、可視化生產(chǎn)管控以及實(shí)用工具六大功能模塊。
2.5 用戶層
用戶層的核心是平臺(tái)的各類用戶,通過需求分析歸納,平臺(tái)的用戶主要包括管理人員、普通員工和系統(tǒng)維護(hù)人員3類。在對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)研的過程中發(fā)現(xiàn)90%以上用戶使用的手機(jī)為安卓系統(tǒng),因此該平臺(tái)基于安卓系統(tǒng)開發(fā),以便于平臺(tái)與用戶終端相匹配。此外,用戶層還完成用戶身份認(rèn)證和統(tǒng)一登錄等功能。
3平臺(tái)功能模塊設(shè)計(jì)
基于對(duì)煤炭企業(yè)管理信息系統(tǒng)和自動(dòng)化生產(chǎn)系統(tǒng)的調(diào)研,全面了解井上井下各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié),結(jié)合煤炭企業(yè)當(dāng)前存在的信息化管理問題,梳理了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的流程,最終設(shè)計(jì)了煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的個(gè)人辦公、公共事務(wù)、知識(shí)管理、實(shí)用工具、今日關(guān)注和可視化生產(chǎn)管控六大功能模塊,平臺(tái)總體功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。
3.1 個(gè)人辦公
該模塊主要包括短信息、通訊錄、個(gè)人網(wǎng)盤、記事本、內(nèi)部郵件和我的收藏等功能,以提高員工的日常工作效率為目標(biāo),為每位員工提供個(gè)性化和便捷化的服務(wù)。在該模塊中,員工可以通過內(nèi)部短消息和郵件的方式聯(lián)系到企業(yè)內(nèi)的其他員工,同時(shí)可以把重要的資料存儲(chǔ)在個(gè)人網(wǎng)盤,以防資料丟失。此外,還可以借助移動(dòng)終端記錄自己的工作日志以及收藏自己關(guān)注的信息等。員工可以在自己的通訊錄中查看企業(yè)的所有在線人員,在需要交流的情況下可以向在線人員發(fā)送短消息,完成即時(shí)通訊。如果人員不在線可以通過站內(nèi)郵件進(jìn)行聯(lián)系。
3.2公共事務(wù)
該模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)辦公事務(wù)的統(tǒng)一管理和操作,包括通知公告、公文閱讀以及待辦工作等功能。員工在該模塊中可以瀏覽單位最新發(fā)布的通知公告,并且可以通過鏈接進(jìn)入主題閱讀詳細(xì)內(nèi)容,平臺(tái)將在后臺(tái)記錄用戶的訪問記錄,最終分析出通知公告的傳達(dá)情況。待辦工作是該模塊中的一個(gè)重要功能點(diǎn),同時(shí)也是整個(gè)移動(dòng)辦公平臺(tái)的核心功能。基于工作流分析和系統(tǒng)權(quán)限管理實(shí)現(xiàn)了所有工作的流程細(xì)分,同時(shí)明確了每個(gè)員工針對(duì)不同環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)。這樣每項(xiàng)工作在辦理的過程中嚴(yán)格遵循工作流程,在一個(gè)環(huán)節(jié)完成后才會(huì)把下一環(huán)節(jié)推送給
相應(yīng)的人員處理,同時(shí)相應(yīng)的人員在自己的移動(dòng)終端上只能看到需要自己處理的工作以及需要完成的時(shí)間,從根本上解決工作拖延以及人員不在單位無法按流程辦事等問題。
3.3 知識(shí)管理
該模塊對(duì)企業(yè)員工的隱性和顯性知識(shí)進(jìn)行全面 管理,使員工的個(gè)人智慧可以變?yōu)榧w智慧,包括知識(shí)共享和資料中心兩大功能,實(shí)現(xiàn)了對(duì)各類電子文檔的歸檔和管理。通過這兩大功能一是員工可以將自己的知識(shí)分享給他人,二是還可以及時(shí)方便地獲取到自己所需的相關(guān)信息。資料中心對(duì)企業(yè)的各類文檔進(jìn)行科學(xué)分類,提供部門制度分類專區(qū)與文件信息快速查詢服務(wù),方便員工查詢和下載企業(yè)的規(guī)章制度。
3.4今日關(guān)注
該模塊從企業(yè)的生產(chǎn)信息中精選出用戶最關(guān)心的信息,并采用可視化的方式展示出來,重點(diǎn)展示的信息包括使用情況、未完隱患、人員結(jié)構(gòu)、產(chǎn)量情況、進(jìn)尺情況、洗煤情況、存煤情況、銷售情況、調(diào)度信息和煤質(zhì)超標(biāo)等。員工通過該模塊可以直入主題,一目了然地掌握企業(yè)內(nèi)最重要的信息。此外,所有內(nèi)容盡量采用可視化的方式展示,這種面向主題的信息可視化展示有利于提高員工的信息獲取效率,從而使企業(yè)內(nèi)的信息導(dǎo)向和信息傳遞更為有效。
3.5 可視化生產(chǎn)管控
可視化生產(chǎn)管控實(shí)質(zhì)上屬于自動(dòng)化功能,該模塊集成了企業(yè)的綜合自動(dòng)化系統(tǒng),整合了各廠區(qū)地面和井下的攝像頭,基于可視化技術(shù)在用戶的移動(dòng)終端上實(shí)時(shí)展示各場(chǎng)地、各系統(tǒng)和各人員的基本狀態(tài)。煤炭企業(yè)管控的重點(diǎn)內(nèi)容包括安全監(jiān)控、人員定位、提升系統(tǒng)、通風(fēng)系統(tǒng)、地面變電所、中央變電所、風(fēng)壓系統(tǒng)、排水系統(tǒng)和礦壓系統(tǒng)等。該模塊以傳統(tǒng)的監(jiān)控系統(tǒng)為基礎(chǔ),借助可視化、流媒體和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)將監(jiān)控終端由電腦變?yōu)橐苿?dòng)終端,便于管理人員隨時(shí)隨地對(duì)全礦進(jìn)行生產(chǎn)安全監(jiān)控,提高企業(yè)的監(jiān)管水平。
3.6 實(shí)用工具
該模塊作為移動(dòng)辦公平臺(tái)的輔助功能模塊,主要為用戶提供新聞快遞和綜合搜索等常用工具,通過新聞推送和搜索結(jié)果排序等方式為員工提供互聯(lián)網(wǎng)信息資源的快速鏈接,使員工隨時(shí)隨地了解國(guó)內(nèi)外行業(yè)熱點(diǎn)新聞。平臺(tái)利用這些工具提高用戶的粘度,同時(shí)起到輔助辦公的作用。
4 平臺(tái)應(yīng)用效果
煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)于2014底至2015年中在鐵峰煤業(yè)有限公司開展了試運(yùn)行,經(jīng)過一段時(shí)間的應(yīng)用表明,該平臺(tái)促進(jìn)了企業(yè)管理思想、理念、方法和流程的創(chuàng)新,提高了企業(yè)內(nèi)協(xié)同工作的效率,加強(qiáng)了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,具體應(yīng)用效果如下:
(1)推動(dòng)管理人員走人生產(chǎn)一線。煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)真正把管理人員從辦公室解放出來,借助移動(dòng)辦公平臺(tái)他們可以隨時(shí)隨地完成在線簽字和審批,往日被員工追著簽字審批的情形不復(fù)存在。在移動(dòng)辦公的支撐下管理人員可以放心地外出學(xué)習(xí)、參加會(huì)議交流以及隨時(shí)下井督促生產(chǎn)等。在移動(dòng)辦公平臺(tái)試用期間,鐵峰煤業(yè)的管理人員在生產(chǎn)一線出現(xiàn)的頻率平均每月增加了7~9次,真正實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)深入一線和現(xiàn)場(chǎng)解決實(shí)際問題。
(2)節(jié)省辦公和人員成本。煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的客戶端以APP的形式安裝在企業(yè)人員的手機(jī)中,實(shí)現(xiàn)了線上無紙化辦公。移動(dòng)終端方便和快捷的特點(diǎn)使其可與全面和復(fù)雜的桌面辦公進(jìn)行互補(bǔ),將人們從桌面辦公的方式解放出來,拓展了辦公空間,使員工處理公務(wù)也不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制,從而節(jié)省了辦公場(chǎng)地和設(shè)備的相關(guān)支出。半年的試用期內(nèi)為鐵峰煤業(yè)節(jié)省紙張、電腦和打印機(jī)等辦公用品和設(shè)備約30萬元。此外,由于移動(dòng)辦公平臺(tái)集成了可視化生產(chǎn)管控,各級(jí)管理者都可以使用移動(dòng)終端隨時(shí)進(jìn)行監(jiān)管工作,因此某些需要專人值守的崗位可以撤銷,從而節(jié)省了人力資源的相關(guān)支出。平臺(tái)試用期間,鐵峰煤業(yè)撤銷監(jiān)控崗位4個(gè),節(jié)省人員開支約25萬元。
(3)細(xì)化管理粒度,提升辦公效率。煤礦可視化移動(dòng)辦公平臺(tái)的應(yīng)用一改煤炭企業(yè)的粗放管理模式,管理人員在布置好一項(xiàng)工作后,可以通過移動(dòng)辦公平臺(tái)隨時(shí)查看工作的完成進(jìn)度,點(diǎn)擊每個(gè)環(huán)節(jié)還可以查看該環(huán)節(jié)的責(zé)任人、處置結(jié)果和處理時(shí)間等詳細(xì)信息。借助移動(dòng)終端員工可以在任何時(shí)間和任何地點(diǎn)接收到企業(yè)發(fā)送的信息,第一時(shí)間處理分內(nèi)工作�?梢暬苿�(dòng)辦公平臺(tái)在鐵峰煤業(yè)試用期間,基于移動(dòng)終端發(fā)起辦公事務(wù)600余項(xiàng),事務(wù)平均完成時(shí)間比之前減少48 h,事務(wù)完成率提升32%。移動(dòng)辦公模式在方便員工的同時(shí)徹底消除了員工辦事拖延的問題,有效遏制了員工的懶惰心理,全面提升員工的責(zé)任意識(shí)和工作效率。