質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系建設(shè)與管理水平提升略談
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一、質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案涵蓋的主要內(nèi)容
由于工作職責(zé)和工作需要，除各個(gè)機(jī)構(gòu)都存在的人事檔案與財(cái)務(wù)檔案之外，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案涵蓋的內(nèi)容主要包括：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、文書檔案、資質(zhì)證書檔案、合同檔案、特殊載體檔案以及其他材料等。
（一）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
它是從事產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)工作不可或缺的重要技術(shù)依據(jù)，在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系中占據(jù)著十分重要的位置，覆蓋范圍主要包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)盟標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)，基本要求是館藏標(biāo)準(zhǔn)對(duì)該機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)覆蓋率達(dá)到100%，以及在用標(biāo)準(zhǔn)的有效性。
�。ǘI(yè)務(wù)檔案
作為反映質(zhì)檢機(jī)構(gòu)履行職責(zé)、開(kāi)展工作所取得成果的重要形式，業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍主要包括委托協(xié)議書、任務(wù)下達(dá)書、合同評(píng)審記錄、抽樣通知單、檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)結(jié)果通知書、監(jiān)督抽查檢驗(yàn)總結(jié)、客戶異議處理記錄、客戶滿意度調(diào)查以及參加各類業(yè)務(wù)招標(biāo)形成的招標(biāo)材料等，一般而言，業(yè)務(wù)檔案是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系中存量最大、借閱率最高的部分。
�。ㄈ┰O(shè)備檔案
設(shè)備是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)從事檢驗(yàn)檢測(cè)工作的必備工具，因此，設(shè)備檔案是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案中較為重要的一部分。一般情況下，以設(shè)備到貨為分界線，歸檔范圍主要分為前期、后期兩方面的內(nèi)容，前期的主要內(nèi)容有：申請(qǐng)執(zhí)行專用設(shè)備采購(gòu)預(yù)算的請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù)、設(shè)備參數(shù)論證材料及上報(bào)文件、招標(biāo)公告、中標(biāo)標(biāo)書、政府采購(gòu)合同等；后期的主要內(nèi)容有：設(shè)備到貨后形成的有關(guān)材料，主要包括裝箱單、說(shuō)明書及資料、附件、工具明細(xì)表、出廠合格證書和出廠精度（性能）檢驗(yàn)記錄、開(kāi)箱驗(yàn)收單、設(shè)備安裝、調(diào)試及驗(yàn)收記錄、設(shè)備期間核查與計(jì)量校準(zhǔn)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及批復(fù)、報(bào)廢處置材料等。
�。ㄋ模┗n案
基建檔案包括質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)過(guò)程中形成的各種建筑物、項(xiàng)目等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修等活動(dòng)中形成的材料。歸檔范圍按照基建工程各個(gè)階段的具體情況，主要包括：項(xiàng)目建議書、批復(fù)、選址、投資計(jì)劃等前期準(zhǔn)備階段材料，工程勘察、設(shè)計(jì)圖樣、工程概算書等設(shè)計(jì)階段材料，施工圖、圖紙會(huì)審記錄、原材料及預(yù)制件的合格證、施工記錄等施工階段材料，竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收記錄等竣工驗(yàn)收階段材料，以及使用維護(hù)維修階段的材料等。
�。ㄎ澹┛蒲袡n案
質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制定、課題研究、專利發(fā)明等工作的過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的科研檔案，主要包括項(xiàng)目實(shí)施前的立項(xiàng)申請(qǐng)、立項(xiàng)批復(fù)，項(xiàng)目實(shí)施中的過(guò)程記錄、有關(guān)成果，項(xiàng)目結(jié)束后的驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收評(píng)審有關(guān)材料、結(jié)題審計(jì)或標(biāo)準(zhǔn)審定會(huì)的有關(guān)材料，科研獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)材料以及科研獎(jiǎng)勵(lì)批準(zhǔn)文件、證書或獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌等。
（六）文書檔案
質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案歸檔范圍一般包括以單位名義形成的各類文件、工作總結(jié)、發(fā)言材料，內(nèi)部各類會(huì)議形成的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，編印的各種簡(jiǎn)報(bào)、刊物、手冊(cè)，以及收到的文件、電報(bào)、傳真、其他材料，外出參加公務(wù)活動(dòng)帶回的與單位工作有關(guān)的文件材料，以及其他有保存價(jià)值的文書材料等。
�。ㄆ撸┵Y質(zhì)證書檔案
由相關(guān)法定管理部門頒發(fā)的、能夠證明和體現(xiàn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)能力與水平的證書或其他材料，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)只有取得了相應(yīng)的資質(zhì)證書后，方可在其資質(zhì)許可的范圍內(nèi)開(kāi)展檢驗(yàn)、檢測(cè)、鑒定、評(píng)價(jià)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，因此，它也是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。
�。ò耍┖贤瑓f(xié)議檔案
除了上述業(yè)務(wù)委托協(xié)議書、政府采購(gòu)合同、維修改造與基礎(chǔ)建設(shè)合同等以外，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的其他合同、協(xié)議等，一般包括與企業(yè)或其他機(jī)構(gòu)簽訂的技術(shù)服務(wù)協(xié)議，戰(zhàn)略合作或具體項(xiàng)目合作協(xié)議，租賃設(shè)備、設(shè)施、房屋、車輛等的租賃協(xié)議，以及在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中因需要產(chǎn)生的其他合同、協(xié)議等。
�。ň牛┨厥廨d體檔案
質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在工作中形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、電子文檔、獎(jiǎng)牌（旗）、獲獎(jiǎng)證書等非紙質(zhì)檔案，一般按照載體形式結(jié)合內(nèi)容進(jìn)行分類，主要分為照片、錄音、錄像等聲像檔案和獎(jiǎng)牌（旗）、獲獎(jiǎng)證書等實(shí)物檔案，磁盤、光盤、電子文檔等按照其存儲(chǔ)內(nèi)容歸入相應(yīng)類別，例如存儲(chǔ)文書檔案電子表格和電子版的光盤就歸入文書檔案之中。
二、質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系建設(shè)存在的主要問(wèn)題
�。ㄒ唬┲匾暡粔�
檔案工作對(duì)一個(gè)單位的建設(shè)發(fā)展和歷史傳承有著十分重要的作用，是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性和科學(xué)性都很強(qiáng)的管理工作，但是由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)往往都在檢驗(yàn)檢測(cè)、科研攻關(guān)、業(yè)務(wù)發(fā)展等方面傾注了大量的心血和精力，因此，檔案工作成為質(zhì)檢機(jī)構(gòu)建設(shè)發(fā)展的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，基本處于“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的局面，這是制約和影響質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系建設(shè)的根本原因，正是因?yàn)樗枷胍庾R(shí)上不夠重視，才會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題。
（二）人員不專
除了一些大型質(zhì)檢機(jī)構(gòu)配備了專職檔案管理人員之外，多數(shù)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理人員身兼數(shù)職，一方面沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)和崗位技能培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的政策法規(guī)以及檔案的收集、整理、歸檔、編研等業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏深入的了解與掌握，另一方面由于不是專職，在檔案管理方面投入的精力較為有限，更有甚者，選派一些年齡偏大、文化程度偏低的工作人員從事檔案管理工作，將檔案管理崗位當(dāng)作一個(gè)“養(yǎng)老地”“過(guò)度崗”，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)化程度不高。
�。ㄈ┯布缓� 由于思想意識(shí)上對(duì)檔案工作的重視程度不夠，多數(shù)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度不足，與對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)裝備和實(shí)施的建設(shè)投入形成巨大反差。因此，多數(shù)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的檔案室都不同程度地存在著建設(shè)不達(dá)標(biāo)、不規(guī)范的問(wèn)題，比如：沒(méi)有專用庫(kù)房，“六防”設(shè)備配備不全等。另外，由于檔案室信息化硬軟件設(shè)施不配套，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平不高。
�。ㄋ模C(jī)制不順
雖然有些質(zhì)檢機(jī)構(gòu)也制定了本單位的檔案管理規(guī)定，明確了檔案管理的要求，但是由于檔案管理意識(shí)薄弱，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，導(dǎo)致質(zhì)檢機(jī)構(gòu)一般均是上面只有一個(gè)名義上歸口管理的部門，而下面卻沒(méi)有負(fù)責(zé)搜集、整理報(bào)送檔案基礎(chǔ)材料的部門或者渠道，沒(méi)有建立起檔案管理和報(bào)送的機(jī)制，導(dǎo)致檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分嚴(yán)重。
�。ㄎ澹┎牧喜蝗�
由于重視不夠、機(jī)制不順等原因，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案體系中雖然有比較清晰的門類，但是除了與質(zhì)檢機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作緊密相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)檔案材料較全之外，其他檔案等都不同程度地存在著材料不全的現(xiàn)象，特別是科研檔案、文書檔案、合同檔案、特殊載體檔案，由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)將其納入歸檔范圍、進(jìn)行規(guī)范化管理的時(shí)間不久，可以說(shuō)是材料不全的重災(zāi)區(qū)。
三、提升質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理水平的措施與建議
�。ㄒ唬┨岣哒J(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳
一方面領(lǐng)導(dǎo)層要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，把檔案工作作為事關(guān)事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和歷史文化傳承的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、投入和支持；另一方面要在干部職工中組織開(kāi)展形式多樣的檔案宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案工作的重要性以及檔案利用的價(jià)值。通過(guò)提高干部職工的檔案工作意識(shí)，促進(jìn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案工作水平的整體提升，從而更好地為質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展、科研攻關(guān)以及文化傳承等提供好資料和服務(wù)。
�。ǘ⿵�(qiáng)化培訓(xùn)，提升素質(zhì)
進(jìn)一步加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，選配政治素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的工作人員到檔案工作崗上工作。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，對(duì)外，積極主動(dòng)地選派檔案工作人員外出參加各種專業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)內(nèi)，定期組織檔案管理崗位技能培訓(xùn)和技術(shù)比武，提升檔案工作人員學(xué)習(xí)、提升的積極性與主動(dòng)性。
�。ㄈ┘哟笸度耄纳茖�(shí)施
加強(qiáng)對(duì)檔案硬件設(shè)施配備、投入力度，做好通風(fēng)、防蟲(chóng)蛀、防潮濕、防火防盜等配套保護(hù)設(shè)施建設(shè)與配備，更好地符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)要求。加強(qiáng)軟硬件投入，進(jìn)一步推進(jìn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，搭建質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理平臺(tái)，在條件成熟的情況下，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接與兼容，提升質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理的智能化與規(guī)范化水平。
�。ㄋ模├眄槞C(jī)制，落實(shí)責(zé)任
質(zhì)檢機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步建立健全檔案管理組織架構(gòu)，一方面要明確本單位檔案管理的歸口管理部門，切實(shí)擔(dān)負(fù)起整個(gè)單位檔案工作的管理、指導(dǎo)、服務(wù)和監(jiān)督職責(zé)；另一方面要將檔案管理網(wǎng)絡(luò)延伸到內(nèi)設(shè)各個(gè)機(jī)構(gòu)，在各個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)配備兼職的檔案管理員，明確崗位職責(zé)和工作要求，負(fù)責(zé)做好本部門的檔案收集、整理等，逐步建立起歸口管理、下上聯(lián)動(dòng)的檔案管理機(jī)制。
�。ㄎ澹┙∪贫龋訌�(qiáng)管理
一般而言，大多數(shù)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)都有制定了自己的檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案的收集、移交、保管、借閱等都有較為明確的規(guī)定，但是往往在工作質(zhì)量和獎(jiǎng)懲措施方面沒(méi)有明確的規(guī)定和要求，因此，要進(jìn)一步建立健全檔案工作目標(biāo)管理績(jī)效考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格管理、落實(shí)獎(jiǎng)懲，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。
