簡析民政檔案的重要性及科學管理方法
民政部是國務院管理有關社會行政事務的職能部門，民政工作的好壞，關系到調節(jié)社會矛盾，促進社會公平，依法維護和保障人民的基本生活權益，在社會管理和建設中責任重大。民政工作涵蓋面廣，有20多項業(yè)務，工作的對象是城鄉(xiāng)困難群體、老年人、殘疾人等弱勢群體以及優(yōu)撫安置等特殊群體，檔案管理是民政局的基礎性工作，這些信息記錄是對民政局工作全貌的反映，與民政局工作息息相關，只有認識到檔案管理工作的重要性，在人力、財力、物力上加以重視，切實做好科學管理，才能把民政工作做好，服務民生。
一、民政檔案的重要性
檔案是歷史的足跡，民政檔案是民政事業(yè)的組成部分，是一項重要工作，在進行整理、利用時發(fā)現(xiàn)目前我縣民政檔案的管理還存在很多問題，隨著城鎮(zhèn)化和新農村建設進程加快，生活方式多樣化和人口老齡化趨勢增強，民政工作與改革發(fā)展、穩(wěn)定大局的關聯(lián)度和融合度日益增強，民政工作如此重要，急切呼喚著符合新形勢、新情況的新法規(guī)、新政策出臺，民政工作中面臨的制約因素也有待解決，民政檔案詳細記錄了民政工作的進程，為當今民政工作創(chuàng)新提供了重要的依據(jù)，只有充分認識到民政檔案工作的重要性，才能把檔案工作融入到民政工作的全局來考慮，更好的發(fā)揮民政工作在構建和諧社會中的作用。
二、民政檔案的科學管理方法
1.重視手工檔案的收集整理工作，發(fā)揮備份功能
民政工作千頭萬緒，像低保工作、救災救濟工作、五保供養(yǎng)工作、敬老院管理工作等都是首先要入戶調查，在最先分鄉(xiāng)鎮(zhèn)，入農戶的走訪工作中形成最初的檔案資料，這些資料非常重要，要實事求是的具體記錄好。因為民政業(yè)務很大一部分需要面向社會公正、接受社會監(jiān)督，記錄好這些最初的資料之后，還會有監(jiān)督通報后的整改調整資料，這些手工檔案是第一手資料，有備份價值。錄入微機以后，手工檔案應當存放在獨立的手工檔案室，及時整理、分類，補充好必要的卷宗號、年度、目錄號等，形成各個股室專有的手工檔案庫，確保萬無一失。
2.規(guī)范微機管理，提高檢索效率
民政工作的特點決定民政系統(tǒng)的大多數(shù)資料首先是入戶調查的手工檔案，有了第一手資料后，要及時的組織專業(yè)人員整理好錄入微機，這一點非常關鍵，在計算機技術日新月異的今天，民政系統(tǒng)的檔案程序完全可以適應檔案管理的基本要求，使之在電子文件形成的同時具備檔案管理的功能，真正實現(xiàn)了文檔管理一體化，為確保錄入的快速、準確，減少不必要的重復勞動和避免數(shù)據(jù)轉換工程中的差錯，各個業(yè)務股室要配有專門的檔案管理軟件，在日常工作中注意維護管理，提高檢索效率，保證利用者能快速準確的查到需要的檔案資料。
3.著力全面提升民政檔案管理人員的素質
民政局的業(yè)務范圍牽扯到人的生老病死，可見其重要性，民政檔案管理質量要提升，檔案管理人員的素質與工作能力至關重要，縣民政局時有檔案管理人員頻繁調動的現(xiàn)象，尤其是近幾年，由于干部交流較快，有些人不是調走就是被安排其他工作，檔案管理人員的流動使檔案管理工作經常處于被動狀態(tài)，這就要求在人員流動時要把具體工作交代好、整理好、銜接好。另外，重視檔案管理者基本知識、基本技術、政治素質、道德素養(yǎng)及分析處理問題能力，是檔案科學管理的重要保障，提升檔案管理人員的素質是做好檔案管理工作的前提，民政局可以定期組織檔案管理者積極學習相關檔案管理知識和法律，定期請專業(yè)檔案管理人員來培訓或者送本單位檔案管理人員外出學習，人力財力上給予保障，確保能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人員來應對日常工作。
4.配備先進的硬件設備是保障
欲善其事，先利其器。只有配備先進的硬件設備，才能讓檔案管理人員在工作中得心應手，方便快捷，對檔案工作要引起足夠的重視，增加資金投入，更新設備，配備專門的具有防水防火防潮功能的檔案室，不斷改善檔案資料的保管條件，防止民政信息的泄露與丟失，這樣在硬件上保障了檔案管理工作的有序運行，
5.定期檢查，避免漏洞，提升民政檔案管理效率
民政局業(yè)務紛繁復雜，檔案繁多，應該定期對檔案進行檢查，收集分類整理，配專門的領導班子嚴格監(jiān)督各個業(yè)務股室的檔案整理情況，形成合理的獎懲制度，激起檔案管理人員對檔案管理的熱情和積極性。嚴格治檔，對平時的借閱，檢查、復印要做到明確記錄，嚴肅紀律，確保檔案不丟失不紕漏。
6.加強法制觀念，提升民政檔案工作的法制建設
民政工作面臨的特殊群體要求工作人員有很強的法治意識，系統(tǒng)內部要加強業(yè)務學習，組織檔案工作者定期認真學習《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及各個股室的專業(yè)知識，嚴格按照“合法行政、程序正當、高效便民、誠實守信、權責統(tǒng)一”的要求，做好依法行政的各項基礎性工作。民政檔案從收集、整體、保管、利用各個環(huán)節(jié)都要細致做好，不斷加強法律觀念，通過規(guī)范化的內部審核，進一步強化檔案工作管理，提高考核的實效性，增強全民政系統(tǒng)工作人員依法治檔的法治意識，從而提升民政檔案工作的法制建設。（作者單位：山東省濱州市無棣縣民政局）
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