基于現(xiàn)代企業(yè)管理制度，芻議公文管理與保密工作
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摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，各企業(yè)間的交流與合作逐步加強，辦公室工作作為企業(yè)內(nèi)部一項主要的日常工作，是企業(yè)工作中不可或缺的助手，也是企業(yè)之間相互聯(lián)系的重要紐帶。辦公室文書工作的質(zhì)量和速度直接關(guān)系到辦公室工作的效率和質(zhì)量，因此，必須做好公文管理與保密工作。本文將從當(dāng)前公文管理的現(xiàn)狀為角度出發(fā)，探討在現(xiàn)代企業(yè)管理制度下，如何做好公文管理與保密工作。
關(guān)鍵詞：公文管理 保密工作 現(xiàn)狀 重要性 措施 管理制度
引言
公文是在企業(yè)日常的工作中形成的，作為一種可供日后查找、翻閱的重要文字材料，是企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部用來記錄企業(yè)中的日常情況、聯(lián)系工作、信息傳遞的重要文字依據(jù)，是企業(yè)管理與發(fā)展中的不可缺少的助手。所以，科學(xué)地做好公文管理與保密工作，有利于及時解決企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)問題，加強企業(yè)內(nèi)部上級領(lǐng)導(dǎo)與下級員工之間的密切聯(lián)系，促進企業(yè)工作的順利、有序開展。企業(yè)的工作人員必須意識到公文管理與保密工作在整個企業(yè)發(fā)展中的重要作用，正確分析當(dāng)前公文管理與保密工作的現(xiàn)狀，針對公文管理與保密工作中普遍存在的問題提出如何加強公文管理與保密工作的有效舉措。具體分析如下：
一、公文管理與保密工作的概述、重要性及特點
1、公文管理與保密工作的概述和重要性
公文主要是在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間的相互交流與工作中形成的一種文字材料，在當(dāng)前的企業(yè)工作中被廣泛使用，是企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間用來傳達命令、表達意圖、聯(lián)系工作、處理問題的重要的文字依據(jù)，是企業(yè)的一項非常重要的日常工作。
公文管理與保密工作作為其中一項重要的內(nèi)容，也是整個公文工作的核心與關(guān)鍵。公文管理與保密工作，發(fā)揮著企業(yè)章程的規(guī)范作用，在書面形式上具有極強的領(lǐng)導(dǎo)作用，能加強企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系，有效地傳達信息，是企業(yè)相關(guān)規(guī)范的重要憑證和記載工具。因此，企業(yè)及文書工作人員必須要充分認識到公文管理與保密工作的重要性，做好公文管理與保密工作，不斷完善該環(huán)節(jié)，提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。
2、公文管理與保密工作的特點
第一，公文管理與保密工作具有較強的法定性。對于企業(yè)的公文管理與保密工作，必須要有法定的權(quán)威和效用，所做出的文書必須有明確的簽章，符合文書特有的結(jié)構(gòu)。從文書的機密性質(zhì)來講，企業(yè)公文分為保密文件、內(nèi)部文件和對外公布的文件，針對不同的文件類型，應(yīng)該制定不同的保密措施，嚴格遵循企業(yè)公文的等級劃分類型，做好公文管理與保密工作。
第二，公文管理與保密工作具有廣泛的使用性。由于公文管理工作和保密工作是企業(yè)日常運行中的一項重要工作，因此，被廣泛應(yīng)用到企業(yè)運行的各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)成立與發(fā)展必不可少的重要舉措。
第三，公文管理與保密工作具有嚴格的規(guī)范性。對于公務(wù)管理來講，必須形成嚴格的規(guī)范體系。首先對于公文撰寫方面必須嚴格要求，要準確地把握實際，簡明扼要地傳達信息，及時有效地進行收發(fā)，而且要符合規(guī)定的格式要求，在撰寫完畢后，要進行嚴格規(guī)范的備案、傳閱、歸檔以及檢閱和收發(fā)等工作。對于保密工作來講，更要求要具有嚴格的規(guī)范性。由于公文工作的環(huán)節(jié)眾多，因此，泄密的可能性就進一步增強，因此，保密工作必須有嚴格的規(guī)范，做好每一個環(huán)節(jié)的保密工作，防止企業(yè)的機密信息流失，造成企業(yè)損失。
第四，公文管理與保密工作具有較強的時效性。企業(yè)處于不斷變化與發(fā)展的狀態(tài)，因此，公文管理與保密工作必須及時、有效地進行，不能有拖拉和積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成文件傳達出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，從而導(dǎo)致企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量的降低。
二、公文管理與保密工作的現(xiàn)狀
公文管理與保密工作對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用，因此，必須做好公文管理與保密工作。然而，當(dāng)前在一些企業(yè)中，在公文管理與保密工作中存在許多問題。下面，將以某企業(yè)為例，進行說明。具體如下：
1、職責(zé)劃分不清
由于在公文管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)過多，造成了公文管理過程中出現(xiàn)職責(zé)混亂的現(xiàn)象，造成職責(zé)濫用，有的環(huán)節(jié)多個人負責(zé)，有的環(huán)節(jié)則出現(xiàn)無人監(jiān)管，使企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量嚴重降低。例如，在該企業(yè)中，相關(guān)的檢查和監(jiān)督體系人員安排較少，造成員工可以隨意查閱文件，對公文的保密環(huán)節(jié)的人員安排不合理，存在泄密的潛在危險。
2、公文管理體系不健全
公文管理體制主要是通過一系列的程序相互配合和連接，在文書的擬制和管理的工作當(dāng)中發(fā)揮重要作用。例如在該企業(yè)中，主要包括了文件的收發(fā)、分送以及相關(guān)的登記，文件的擬辦和承辦，以及相關(guān)的催辦，會議電話的記錄和整理工作，文件材料的歸卷、調(diào)閱和整理工作。但是，在該企業(yè)中，缺少了文件的制作和核對檢查階段，使一些文件資料的記載出現(xiàn)錯誤，對之后的查閱造成巨大的困擾，在會議電話的記錄和整理環(huán)節(jié)常出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，或者對有關(guān)內(nèi)容記錄不準確，造成關(guān)鍵信息的丟失，嚴重損害企業(yè)的利益。這些都屬于公文管理體制的內(nèi)容，因此，當(dāng)前的公文管理體系不健全，有待進一步完善。
3、保密力度不夠
在企業(yè)內(nèi)部，不同的文件資料的保密性質(zhì)不同，其中的絕密公文、機密公文和秘密公文都屬于嚴格保密的范圍，可以閱讀的群體屬于公司內(nèi)部中極少數(shù)的人員。在這些秘密公文中，大多涉及企業(yè)的機密和核心，一旦泄露，可能會給企業(yè)造成嚴重的不良影響和危害。但在該企業(yè)中，對該類文件資料的保密力度不夠，對文件閱讀群體的范圍把握不清楚，常會出現(xiàn)機密文件被普通人員所閱讀的現(xiàn)象。其他還有三類公文類型，分別為內(nèi)部公文、國內(nèi)公文和公開公文。對于內(nèi)部公文，所閱讀的群體范圍只能是本企業(yè)內(nèi)部的工作人員，對于國內(nèi)公文和公開公文，所相關(guān)的保密力度就有所降低。該企業(yè)對各類公文的保密力度不夠，是企業(yè)發(fā)展?jié)撛诘木薮箅[患，嚴重影響企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。
在國內(nèi)發(fā)生過的巨大信息泄露案，直接導(dǎo)致國家機密大量流失。最后，經(jīng)過不斷的深入探討和研究，最終發(fā)展，造成信息泄露的原因是因為該國家機關(guān)保密措施不嚴密，保密力度不夠，最終導(dǎo)致機密外泄，給國家造成了巨大損失。該案例應(yīng)該引起各大企業(yè)的足夠重視。
