關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)信息化應(yīng)用研究
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內(nèi)部控制體系是為合理保證單位經(jīng)營活動(dòng)的效益性、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性，而自行檢查、制約和調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)的自律系統(tǒng)。
摘要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化，信息化已經(jīng)深入到企業(yè)日常的財(cái)務(wù)管理工作中，并成為企業(yè)未來財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)發(fā)展方向。但由于社會(huì)市場中存在著一系列不穩(wěn)定因素，以致企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的信息化還存在不少問題。本文以筆者所在企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制體系建設(shè)信息化為例，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)信息化的應(yīng)用進(jìn)行了簡要的探析。
關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 信息化 應(yīng)用 體系建設(shè)
一、企業(yè)背景概述
自2012年中國兵器工業(yè)集團(tuán)公司啟動(dòng)內(nèi)部控制體系建設(shè)以來，山西新華化工有限責(zé)任公司作為其下屬中國北方化學(xué)工業(yè)集團(tuán)有限公司(以下簡稱北化集團(tuán))的子公司，積極參與了北化集團(tuán)組織的內(nèi)部控制體系建設(shè)，成立了以董事長為組長、總會(huì)計(jì)師為副組長的內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)組，財(cái)務(wù)金融部為常設(shè)辦公室。2013年下發(fā)了《公司內(nèi)部控制實(shí)施方案》，編制了《公司內(nèi)部控制手冊(cè)》及系列管理制度。
公司內(nèi)控建設(shè)的基本目標(biāo)是：讓每一個(gè)有風(fēng)險(xiǎn)的地方都有內(nèi)控制度，讓每一個(gè)內(nèi)控制度都有規(guī)范的流程，讓每一個(gè)流程都能有效運(yùn)行。
公司內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)規(guī)劃是：以公司內(nèi)控制度為設(shè)計(jì)中心，在此基礎(chǔ)上，建立和完善一套組織結(jié)構(gòu)、崗位責(zé)任制、規(guī)章制度、具體業(yè)務(wù)處理程序與控制方法、管理報(bào)告制度、會(huì)計(jì)控制制度、內(nèi)部審計(jì)制度等內(nèi)控體系，從而打造規(guī)范化、高效化、信息化的特色精益公司。
具體設(shè)計(jì)包括三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的控制層次：第一層次，在公司的供、產(chǎn)、銷全過程中全部融入相互牽制、相互制約的制度，建立以“防”為主的全價(jià)值鏈精益管理事前控制體系;第二層次，在常規(guī)的會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)上，對(duì)公司的各個(gè)崗位、各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行周期性的核查，建立以“堵”為主的全價(jià)值鏈精益管理事中控制體系;第三層次，以已有的稽核、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)律檢查部門為基礎(chǔ)，成立內(nèi)部控制監(jiān)督評(píng)價(jià)委員會(huì)，對(duì)內(nèi)控制度的執(zhí)行進(jìn)行日常和定期專項(xiàng)監(jiān)督檢查，建立以“控”為主的全價(jià)值鏈精益管理內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系。
《內(nèi)控手冊(cè)》下發(fā)后，由于內(nèi)容較多共計(jì)500頁，涉及6個(gè)章節(jié)，130個(gè)流程圖，且《內(nèi)控制度匯編手冊(cè)》為另外一本書，查閱時(shí)非常不便。面對(duì)這種情況，公司內(nèi)控辦公室于2014年4月至9月，組織相關(guān)人員應(yīng)用信息化系統(tǒng)，創(chuàng)新性地開展內(nèi)部控制體系建設(shè)，將《內(nèi)控手冊(cè)》進(jìn)行信息化處理，并投入了公司OA網(wǎng)運(yùn)行。在2014年兵器集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系驗(yàn)收時(shí)獲得較好評(píng)價(jià)。經(jīng)過一年多的運(yùn)行，公司內(nèi)控工作取得了一定的進(jìn)展，現(xiàn)與大家共同探討與分享工作經(jīng)驗(yàn)。
二、內(nèi)部控制體系建設(shè)信息化應(yīng)用的做法
(1)以“第四章――控制活動(dòng)”為引領(lǐng)，將《內(nèi)控手冊(cè)》中22個(gè)業(yè)務(wù)模塊及其所屬130個(gè)流程圖排列為一張圖表，流程圖詳見圖表。
第一，首先按照內(nèi)控環(huán)境類、財(cái)務(wù)相關(guān)類、業(yè)務(wù)類對(duì)22個(gè)業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行流程梳理，形成以組織架構(gòu)為起點(diǎn)的三條主干流程鏈，標(biāo)注流程運(yùn)行主線，形成主干模塊閉環(huán)流程鏈。
第二，將22個(gè)業(yè)務(wù)模塊下的130個(gè)流程圖名稱，按照主次流程依次排序，形成22個(gè)業(yè)務(wù)內(nèi)部流程次干線，形成主要模塊內(nèi)部流程鏈。
第三，將《內(nèi)控手冊(cè)》“第四章――控制活動(dòng)”中，流程圖涉及的所有流程說明、流程圖及風(fēng)險(xiǎn)矩陣鏈接入流程圖名稱下面。
第四，將《手冊(cè)》其他五個(gè)章節(jié)的內(nèi)容，全部鏈接入“山西新華化工有限責(zé)任公司內(nèi)部控制流程圖”名稱下面。至此《內(nèi)控手冊(cè)》內(nèi)容全部鏈接入內(nèi)。
(2)將《內(nèi)控手冊(cè)》與《內(nèi)控制度匯編手冊(cè)》合二為一，實(shí)現(xiàn)了兩者的協(xié)同管理(流程圖內(nèi)容略)。繼續(xù)在130個(gè)內(nèi)部控制流程圖名稱下面鏈接入《內(nèi)控制度匯編手冊(cè)》中的相關(guān)制度，保證了流程與制度的一致性。
(3)為明確執(zhí)行責(zé)任人，以組織架構(gòu)為起點(diǎn)，制定了內(nèi)部責(zé)任人網(wǎng)絡(luò)圖(流程圖內(nèi)容略)。公司以組織架構(gòu)為起點(diǎn)，將公司組織架構(gòu)圖鏈接入內(nèi)，并在每個(gè)單位名稱下鏈接了從分公司到分廠、到工段、再到班組的內(nèi)控責(zé)任人名單，以落實(shí)人員力量，明確員工內(nèi)控管理職責(zé)，有序組織開展各項(xiàng)內(nèi)控具體工作。
(4)信息化建設(shè)完成后，2014年9月投入公司OA網(wǎng)中，輸入網(wǎng)址，即可查閱。
三、成效
(1)查閱非常便捷。員工在執(zhí)行制度時(shí)，可直接查閱制度及相關(guān)流程圖，既方便，又提高了執(zhí)行效果。
(2)直接暴露出內(nèi)控制度存在的問題。好的制度不僅是內(nèi)部控制體系建設(shè)的基礎(chǔ)，也是內(nèi)控流程設(shè)計(jì)的保障。對(duì)于流動(dòng)性強(qiáng)的內(nèi)控制度，如果只是從原則性、大致性、方向性方面體現(xiàn)出來，我們很難設(shè)計(jì)流程。同時(shí)在執(zhí)行中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)交叉、重疊及孤立部分，有待我們持續(xù)推進(jìn)，系統(tǒng)規(guī)劃，形成制度體系，提高內(nèi)控建設(shè)水平。
(3)容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)控流程的設(shè)計(jì)缺陷。流程設(shè)計(jì)過于繁瑣，或關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)計(jì)的不在點(diǎn)兒上，造成制度執(zhí)行管得太嚴(yán)太細(xì)或形同虛設(shè)，均需要我們對(duì)制度和流程進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。
(4)便于《內(nèi)控手冊(cè)》內(nèi)容的修訂。可以根據(jù)制度及流程的修訂和完善，不斷鏈接入信息化建設(shè)中，而不需要再對(duì)《內(nèi)控手冊(cè)》進(jìn)行修改和完善。否則，工作量太大。比如2014年內(nèi)控評(píng)價(jià)整改中涉及到的四個(gè)流程設(shè)計(jì)缺陷，可以在整改完成后鏈接入內(nèi)。再者2015年公司修訂了招待費(fèi)、公務(wù)用車、差旅費(fèi)、報(bào)銷管理、大額資金管理辦法等16項(xiàng)制度，新制定了融資管理、外部交流干部等12項(xiàng)制度。隨著制度及相關(guān)流程的補(bǔ)充修訂，公司將在信息系統(tǒng)中逐步完善，使內(nèi)控體系信息化內(nèi)容新穎，與時(shí)俱進(jìn)。
四、流程執(zhí)行案例
以前公司的廢舊物資處置權(quán)在基層單位。2013年12月，公司下發(fā)了《廢舊物資處置管理辦法》，規(guī)定由物資中心統(tǒng)一處置，監(jiān)察、審計(jì)、質(zhì)量、技術(shù)和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)控監(jiān)督。
2014年2月，有一家分公司提出廢舊物資處置申請(qǐng)，公司5家監(jiān)督部門進(jìn)行了現(xiàn)場檢查、拍照，參加了價(jià)比三家會(huì)議，最后在聯(lián)簽表上簽字，認(rèn)真按照流程，完成了第一筆廢舊物資處置。當(dāng)時(shí)筆者所在公司的評(píng)價(jià)是，此項(xiàng)流程執(zhí)行良好。隨著流程的參與，我們發(fā)現(xiàn)，廢舊物資處置制度中重點(diǎn)關(guān)注了“價(jià)格”控制，流程中缺少了“稱重”環(huán)節(jié)。隨即建議，增加了對(duì)“稱重”及其記錄的監(jiān)督。此時(shí)我們的流程得到了進(jìn)一步優(yōu)化。后來，又對(duì)廢舊物資現(xiàn)場提出了精益管理要求，對(duì)其收入，也明確規(guī)定須計(jì)入“其他業(yè)務(wù)收入”，不允許沖減“生產(chǎn)成本”。隨后，這項(xiàng)流程逐漸固定下來。
2014年9月，山西中立拍賣有限公司來公司恰談業(yè)務(wù)，為了價(jià)錢更合理、公正，公司決定由拍賣公司拍賣廢舊物資。2015年4月10日我們來到了山西拍賣會(huì)場。令人驚喜的是，公司廢不銹鋼邊角料底價(jià)6580元/噸，賣到了7920元/噸(網(wǎng)上詢價(jià)7500元/噸);廢鋁邊角料低價(jià)8500元/噸，賣到了9900元/噸(網(wǎng)上詢價(jià)9500元)，創(chuàng)造了比以往更高的價(jià)值。
針對(duì)以上業(yè)務(wù)，筆者所在公司對(duì)流程進(jìn)行了兩次修改、完善，將改進(jìn)后的流程，重新設(shè)計(jì)鏈接入信息系統(tǒng)中，時(shí)刻保持了內(nèi)控流程、制度與實(shí)際相吻合。
五、一點(diǎn)體會(huì)
內(nèi)部控制體系建設(shè)只有從制度建設(shè)，到流程設(shè)計(jì)、流程執(zhí)行、流程優(yōu)化，再到制度完善，循環(huán)往復(fù)，持續(xù)改善，不斷升華，才能對(duì)公司全價(jià)值鏈精益管理發(fā)揮積極的推進(jìn)作用。
