高校二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書管理工作研究
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淺談高校二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書管理工作
近年來，隨著我國高校研究生招生數(shù)量的不斷擴(kuò)增以及研究生管理工作的質(zhì)量逐漸下降，二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書的工作問題也越來越多。[1]研究生管理工作任務(wù)越來越繁重，如何使研究生教學(xué)秘書在管理工作中掙脫傳統(tǒng)的思想管理模式，開展更加有序的研究生教學(xué)管理工作，使研究生教學(xué)管理工作更加科學(xué)、有效，目前已經(jīng)成為每一個基層管理人員面臨的主要問題。
一、研究生教學(xué)秘書的工作職責(zé)
在研究生工作中，從事最基礎(chǔ)的管理及服務(wù)的人員即為研究生教學(xué)秘書，他們是高校研究生教學(xué)管理鏈順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是研究生教學(xué)管理各項工作的具體實行者，因此，研究生教學(xué)秘書是研究生管理體系中不可缺少的崗位。[2]通常，高校二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書主要的工作包括以下幾個方面：
1.研究生專業(yè)課的設(shè)置與管理
研究生教學(xué)秘書主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對日常教學(xué)進(jìn)行管理，協(xié)助學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)及分管主管對研究生培養(yǎng)方案進(jìn)行制定與落實。每學(xué)期開學(xué)初，依據(jù)校級研究生培養(yǎng)計劃，對任課教師的教學(xué)任務(wù)進(jìn)行落實，對本院研究生專業(yè)課課程表進(jìn)行編排，對教學(xué)任務(wù)及開課計劃進(jìn)行下達(dá)與上報，同時對教學(xué)管理中需要處理的各種問題進(jìn)行協(xié)調(diào)與解決。
每學(xué)期快結(jié)束時，提醒任課教師本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://m.78375555.com收集整理出考試試題，安排學(xué)科考試，完成考試后，通知教師對研究生成績進(jìn)行錄入，同時上交成績單及試卷進(jìn)行歸檔管理。
2.研究生論文管理
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)科主任對研究生的論文開題、中期考核及答辯等工作進(jìn)行安排與整理，并對較為復(fù)雜繁瑣的研究生畢業(yè)與學(xué)位授予資格進(jìn)行審核。此外，還要對所有研究生的相關(guān)資料進(jìn)行填寫、統(tǒng)計、分類及歸檔等。
3.研究生招生及檔案的管理
通常，研究生教學(xué)秘書都會參與研究生的招生宣傳、復(fù)試及面試的安排，同時還要參與研究生學(xué)籍管理及研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)的審核。此外，對于研究生成績、試卷及教學(xué)文件的整理、歸檔等工作也都離不開研究生教學(xué)秘書。
二、研究生教學(xué)秘書的工作特點
由于研究生管理工作較為繁瑣，研究生教學(xué)秘書的工作進(jìn)而也較為復(fù)雜，其工作特點主要包括以下幾個：[3]
1.對象廣
學(xué)生與教師是研究生教學(xué)秘書工作的主要對象。根據(jù)我國社會目前的發(fā)展需要，高校對于研究生培養(yǎng)的方案也進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整，但其主體方向變化不大，相應(yīng)任課教師的變化也不大。因此，研究生秘書不僅要對學(xué)生及教師進(jìn)行教學(xué)服務(wù)，同時還要與相關(guān)職能部門打交道，只有及時、有效、融洽地與這些部門進(jìn)行溝通，才能夠起到上傳下達(dá)、承上啟下的橋梁作用，才能夠確保院系各項教學(xué)計劃順利進(jìn)行，確保教學(xué)培養(yǎng)方案能夠順利落實。[4]
2.內(nèi)容多
研究生教學(xué)管理工作是一項綜合性的服務(wù)工作，其中常規(guī)性的管理工作包括招生工作、學(xué)籍管理、教務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理等，這些工作的連續(xù)性較強(qiáng)，所有方面的管理都需要教學(xué)秘書的參與，且每一個環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書進(jìn)行較為大量的工作。
3.責(zé)任大
每個學(xué)期的各個時段，研究生教學(xué)秘書都要嚴(yán)格按照教學(xué)計劃進(jìn)行工作，因此，在教學(xué)時間段安排方面，教學(xué)秘書的工作是存在一定規(guī)律的。對于研究生教學(xué)秘書的工作，多數(shù)人都認(rèn)為是一些常務(wù)性的事務(wù)，毫無“含金量”技術(shù)可言，只要做到早準(zhǔn)備、早計劃，就能夠確保教學(xué)管理工作的有序開展。但教學(xué)秘書的工作并不像人們想象的那么簡單，是比較復(fù)雜和繁瑣的。而且無論教學(xué)秘書工作是常規(guī)性的還是偶然性的，對于一些問題的解決稍有疏忽都會影響學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)度，甚至影響學(xué)生就業(yè)及以后人生。[5]
三、如何有效開展研究生教學(xué)秘書工作
綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，要做一個合格、優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書充滿了困難與挑戰(zhàn)。本研究認(rèn)為，要想提高研究生管理水平，可以從以下幾方面著手：
1.加大對研究生教學(xué)秘書工作的重視
很多人認(rèn)為，教學(xué)秘書的工作不是教學(xué)工作的主要部分，只不過是管管成績、排排課而已。然而，該工作并非如此，一名優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書，不但要有秘書、管理方面的知識，同時還要對相關(guān)專業(yè)的內(nèi)容較為熟悉。通常來說，考生首先聯(lián)系到的是教學(xué)秘書，教學(xué)秘書只有對相關(guān)專業(yè)熟悉才能更好地對專業(yè)進(jìn)行介紹，增加那些喜歡本專業(yè)的考生信心。而且，熟悉相關(guān)專業(yè)還有利于與學(xué)生的日常溝通。研究生教學(xué)秘書不僅要管理招生、教務(wù)、學(xué)籍、考務(wù)等工作，還要管理研究生日常學(xué)習(xí)生活，如材料提交時間、證件注冊、各類活動的申請等，如果教學(xué)秘書不熟悉這些專業(yè)，那么，他們極有可能無法與學(xué)生溝通。
2.強(qiáng)化自覺服務(wù)的意識
研究生教學(xué)秘書不僅僅是一個管理者，同時還是一個服務(wù)者。教學(xué)秘書應(yīng)充分認(rèn)識自己的價值充分了解自己的工作性質(zhì)，積極主動地服務(wù)于教師和學(xué)生，及時向師生傳達(dá)學(xué)校的方針政策，對本院教師與研究生的意見及構(gòu)想及時反映給學(xué)校，做好學(xué)校與師生之間的橋梁。
為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活服務(wù)，為教師的教學(xué)工作服務(wù)，為上級部門的管理服務(wù)是研究生教學(xué)秘書的工作重心。[6]因此，面對研究生這個較為特殊的群體，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)切實地站在對方的角度去思考并解決問題，做到一切以學(xué)生的發(fā)展為主。
對于上級部門，應(yīng)多請示、匯報，及時了解研究生整體情況，多收集、整理、分析信息，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)解決實際問題。
3.強(qiáng)化與研究生導(dǎo)師之間的聯(lián)系
高校研究生接觸最為頻繁，關(guān)系最為密切的是研究生導(dǎo)師。在研究生培養(yǎng)的全過程都離不開導(dǎo)師的指導(dǎo)。研究生學(xué)業(yè)論文的質(zhì)量，各種能力的培養(yǎng)都是研究生教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，這些都與導(dǎo)師密不可分。因此，在研究生教學(xué)管理工作中，就要求院系教學(xué)管理秘書充分與研究生導(dǎo)師和學(xué)生進(jìn)行溝通，通過導(dǎo)師對研究生的情況進(jìn)行及時了解，適當(dāng)提取導(dǎo)師對研究生教學(xué)管理工作的意見，并及時反饋導(dǎo)師提出來的問題。
4.加強(qiáng)信息平臺在研究生教秘工作中的應(yīng)用
現(xiàn)代社會是一個信息化社會，傳統(tǒng)行政管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新的發(fā)展需要，高校研究生教秘的日常工作不可避免地會參與到信息化的各種進(jìn)程中。通過各種類型的信息管理平臺、系統(tǒng)控制平臺擺脫傳統(tǒng)工作方式，使工作更加高效、便捷。這就要求高校在研究生教秘管理的信息化方面要統(tǒng)一各種信息平臺，通過身份認(rèn)證，能夠授權(quán)使用各種具體應(yīng)用，使孤立的信息體成為一個整體，實現(xiàn)信息的開放和共享。
四、結(jié)論
近年來，隨著我國高校研究生教育的不斷發(fā)展及研究生教育管理的不斷變化，對于研究生管理和教育者的要求也越來越高。研究生教學(xué)秘書不但要有較高的責(zé)任心、服務(wù)意識、心理素質(zhì)及管理水平，還要具備相關(guān)的專業(yè)知識，對當(dāng)今現(xiàn)代化管理手段能熟練地使用。
為提高研究生教育管理的效率，研究生教學(xué)秘書必須在工作中不斷學(xué)習(xí)新的管理知識、專業(yè)知識及信息化技術(shù)等，并且切實提高自身的業(yè)務(wù)水平及政治素質(zhì)，探索出更好的管理模式，為研究生的教育管理貢獻(xiàn)自己的力量。
