事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新綜論
相關(guān)鏈接： 中國安全網(wǎng) 中國質(zhì)量網(wǎng) 中國論文網(wǎng) 中國資訊網(wǎng)
試述事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新構(gòu)想
檔案載錄了事業(yè)單位始建至發(fā)展歷程中的點點滴滴，而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為事業(yè)單位文件查閱與利用帶來極大便利，使得事業(yè)單位檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發(fā)展提供了強大的資源支撐。除此之外，伴隨著市場經(jīng)濟發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢，各大事業(yè)單位在迎來一眾機遇的同時也需要接受更多新的挑戰(zhàn)，在此背景下的檔案管理作為事業(yè)單位不可或缺的組成之一日顯重要，故而對其展開探究具有一定現(xiàn)實意義。
一、檔案資源對社會發(fā)展的宏觀作用
檔案，既來源于社會，又反饋于社會。在經(jīng)濟建設(shè)和文化發(fā)展的過程中，其能夠提供理論指導(dǎo)、歷史知識以及經(jīng)驗教訓(xùn)等，指導(dǎo)著人類進行經(jīng)濟建設(shè)，發(fā)展精神文化，同時推動社會的進步與發(fā)展。究其宏觀作用，筆者認為有如下幾點：其一，具有歷史賦予的文化內(nèi)涵。由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點，決定了其在反映歷史真實性、直觀性和價值性方面都較其他資源優(yōu)越。換言之，檔案是人類認識客觀世界、認識往復(fù)歷史的重要教材。而人類發(fā)展史是一部不能割裂的長篇歷史，檔案的存在，便是這長篇歷史的真實寫照。當(dāng)前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個階段提供了依據(jù)，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據(jù)。在經(jīng)濟建設(shè)的過程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠為一些重要制度、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設(shè)過程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠發(fā)現(xiàn)精神文化建設(shè)存在的問題，為文化建設(shè)提供意見指導(dǎo)，從而不斷地推動精神文化的發(fā)展。其二，承載著技術(shù)發(fā)展的意義。檔案的真實性不會隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，讓利用者杜絕類似錯誤的發(fā)生，進而推動經(jīng)濟和文化的建設(shè)。所以說，檔案資源是對人類智慧的總結(jié)，且蘊含著非常寶貴的經(jīng)驗和知識，尤其是檔本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://m.78375555.com收集整理案中記錄的技術(shù)資料，在經(jīng)濟文化發(fā)展中的作用更加重要。以技術(shù)性檔案資源為例，其能夠為廣大管理人員、技術(shù)人員以及各行各業(yè)的工作人員提供借鑒和學(xué)習(xí)的依據(jù)，使之可以從中吸取大量的工作經(jīng)驗，以此來進行技術(shù)創(chuàng)新，工作創(chuàng)新，從而進一步推動經(jīng)濟文化的發(fā)展。比如，船舶的建造技術(shù)，傳染病的防治知識，煤礦開采技術(shù)，航天技術(shù)等的發(fā)展與創(chuàng)新，都是基于檔案資源的借鑒與開發(fā)，而一步步趨于完善的。
二、完善事業(yè)單位檔案管理的意義
檔案資料載錄著事業(yè)單位發(fā)展的各個印記，是事業(yè)單位展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應(yīng)對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。社會主義市場經(jīng)濟改革的深化，不僅帶動了國內(nèi)各領(lǐng)域、行業(yè)的發(fā)展，同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢，作為與國民經(jīng)濟息息相關(guān)的各大事業(yè)單位更應(yīng)如是。其中，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理中至關(guān)重要的有機組成，應(yīng)給予足夠的關(guān)注，使之充分發(fā)揮職能作用，輔助事業(yè)單位于激烈競爭中平穩(wěn)過度，進一步實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。而何以衡量一家事業(yè)單位管理現(xiàn)代化水平的標(biāo)尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容包含了記錄事業(yè)單位上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關(guān)財政收入和支出的財務(wù)檔案；行政文書和事業(yè)單位印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關(guān)產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案，等等�；谏鲜隹芍�，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內(nèi)容已各不相同，但卻都與事業(yè)單位發(fā)展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規(guī)范化管理，借以嚴謹?shù)陌l(fā)展觀推動事業(yè)單位檔案管理整體水平的提高。
三、新時期事業(yè)單位檔案管理的趨勢
自步入新世紀以來，以計算機為主的信息技術(shù)取得了重大的跨越式發(fā)展，其以省時、高效的特點很快便在各個領(lǐng)域得到了普及。檔案管理工作是一項比較復(fù)雜的工作，所涉及的單位人員的檔案較多，無論是存儲還是查找都是一項巨大的工程。隨著信息化趨勢的不斷發(fā)展，檔案管理可以依靠數(shù)字信息方式來進行存儲與查找，而且檔案可以得以長久保存，并得以快速傳遞。同時，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實現(xiàn)資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯(lián)系和交流，優(yōu)化管理體制。由此可見，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進程中依然存在一些問題，使得檔案管理信息化進程受到了阻礙，事業(yè)單位應(yīng)積極進行檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。
四、事業(yè)單位檔案管理效能最大化的創(chuàng)新思路
一般情況下，檔案管理與利用的規(guī)范化、科學(xué)化程度可以間接地反映出企事業(yè)單位整體的發(fā)展水平。而檔案資源的價值正在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應(yīng)更積極且充分利用各種現(xiàn)代技術(shù)手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，促使檔案信息資源結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，最大限度豐富事業(yè)單位檔案信息庫。
（一）立足于單位實際展開相關(guān)檔案調(diào)研
檔案管理的最終目的，即是將檔案轉(zhuǎn)換成促進社會發(fā)展的精神和物質(zhì)財富。所以，要想實現(xiàn)這一根本目標(biāo)，必須盡可能將檔案資源的價值發(fā)揮極致。具體來說，事業(yè)單位相關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極主動展開檔案資源的調(diào)查研究，掌握利用者的需求，并在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上調(diào)整檔案開發(fā)策略，從而促使檔案信息資源得到更進一步的開發(fā)。然而，需要注意的是，在進行調(diào)查研究的時候，必須確保單位檔案管理人員具備一定應(yīng)變能力，能夠及時對檔案資源動態(tài)進行全面且深入的分析，以便于準(zhǔn)確把握檔案的實時動向。此外，單位檔案人員還應(yīng)定期深入了解和學(xué)習(xí)本部門以及本系統(tǒng)的相關(guān)資源，主動掌握需求，提前挖掘并傳遞潛在的檔案資源，進而最大限度的發(fā)揮資源應(yīng)用的價值。
（二）建立規(guī)范健全的單位檔案歸檔制度
檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權(quán)衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應(yīng)對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)做出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應(yīng)急預(yù)案等。此外，還應(yīng)對檔案的復(fù)印、備份以及保密等手續(xù)予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低管理失誤風(fēng)險。除健全歸檔制度與規(guī)范外，筆者認為，應(yīng)同步強化檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)。因檔案資料收集管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習(xí)才能完全勝任，所以，事業(yè)單位要根據(jù)內(nèi)部檔案工作具體情況，配備相應(yīng)的檔案收集人員，并確保其工作相對穩(wěn)定，為事業(yè)單位檔案管理工作的長足穩(wěn)定儲備人才資源，確保事業(yè)單位檔案管理工作得以有序開展。此外，確保檔案收集人員工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性，極有利于為事業(yè)單位培養(yǎng)更為專業(yè)的檔案資料收集管理人員
（三）全面推進單位檔案管理信息化建設(shè)
立足于信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，各行各業(yè)都在利用信息化管理來逐步改善工作方式。同理，事業(yè)單位檔案管理也越來越需要信息化的方式方法來進行管理與發(fā)展，借助現(xiàn)代化科技手段輔助檔案管理，不斷推進檔案管理的信息化進程。然而，檔案管理與信息技術(shù)的掛鉤，故極易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或者病毒侵襲，使得檔案管理面臨著泄密或者被篡改的威脅。為此，事業(yè)單位應(yīng)注意到這一層面的潛在威脅，著手強化檔案信息安全管理制度建設(shè)，使電子檔案受到嚴密制度的保護，比如，禁止非規(guī)定計算機接入與訪問電子檔案網(wǎng)服務(wù)器，禁止移動設(shè)備對電子檔案的輸入與輸出，禁止非檔案管理人員直接接觸電子檔案等一系列制度來完善檔案管理，強化信息安全。此外，檔案信息管理系統(tǒng)的安全與否直接決定著檔案的信息安全，故應(yīng)定期維護檔案信息管理系統(tǒng)，每周進行例行檢查，定期進行病毒檢測與病毒查殺、不斷進行數(shù)字化掃描，通過多種系統(tǒng)維護方式來確保檔案信息安全。
立足于信息飛速發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的責(zé)任和任務(wù)越來越重，因此，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)和掌握新技術(shù)，在反復(fù)實踐中進行不斷的探索，逐步推廣與普及檔案信息化管理意識，健全信息安全保障體系，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念，推動檔案事業(yè)的建設(shè)進程。同時，結(jié)合新的思路與新的方法破除舊有觀念，完善信息化管理體系，強化檔案管理中的信息安全，明確檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)方向，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，以加強信息化建設(shè)來解決事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問題，繼而通過優(yōu)化檔案管理工作來優(yōu)化事業(yè)單位的其他工作。
