醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策研究
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醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略
一個醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的好壞往往能在一定程度上反映出這個醫(yī)院的綜合實力，較強的實力可以為檔案管理建設(shè)提供更方便優(yōu)越的調(diào)價，完善的檔案管理又反而促進(jìn)了醫(yī)院的實力提升，因此，醫(yī)院實力和檔案管理之間是緊密相連、相輔相成的關(guān)系。隨著現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)各方面的不斷先進(jìn)化，醫(yī)院的檔案管理方面也面臨著轉(zhuǎn)型、升級的挑戰(zhàn)。
1.醫(yī)院檔案管理的價值
醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院自身各類信息文件以及醫(yī)院所有病患的就診信息文件。對各種檔案進(jìn)行專業(yè)化、科學(xué)化的建立、存檔和管理對于醫(yī)院來說，一方面既要有完善的自身檔案管理建設(shè)，能為醫(yī)院乃至整個醫(yī)學(xué)界的學(xué)術(shù)研究和技術(shù)探索提供寶貴的實例材料資源;另一方面又可對病人的就診情況及健康狀態(tài)進(jìn)行一個清晰的記錄，有利于醫(yī)院幫助病患增加其康復(fù)效率;再者，真實完整的檔案管理對事故和糾紛的判定和處理方法都提供了事實佐證。
由此可見，醫(yī)院的檔案管理對醫(yī)療雙方都具有重大意義，因此醫(yī)院應(yīng)實施傳統(tǒng)紙質(zhì)化和現(xiàn)代信息化手段相結(jié)合的方法，加強檔案管理建設(shè)，提升醫(yī)院的綜合實力。
2.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存的問題
在目前全國的大多數(shù)醫(yī)院尤其是中小型醫(yī)院中，檔案管理工作上并不完善，突出表現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1 醫(yī)院方不夠重視
許多醫(yī)院對檔案管理的認(rèn)識不科學(xué)導(dǎo)致對這項工作重視程度不夠，認(rèn)為醫(yī)院的本職工作就是醫(yī)療，檔案管理只是一個可有可無的工作，還停留在過去由于資金、技術(shù)落后形成的檔案管理理念上，即例行公事式的簡單抄寫集堆，和應(yīng)付檢查式的保密保存，故而在檔案管理的人、物、資投入上也都非常有限，甚至認(rèn)為這是對醫(yī)院資源的一項浪費。
2.2 管理軟硬件跟不上
檔案管理的軟硬件即管理文化和管理人員素質(zhì)的軟件方面與管理設(shè)備的硬件方面。
一是軟件方面，醫(yī)院的檔案管理缺乏一個健全的管理制度和科學(xué)合理的實施方案，全院的檔案管理執(zhí)行缺乏管理文化帶動下的良好的執(zhí)行氛圍，也降低了從醫(yī)務(wù)人員到檔案管理人員在執(zhí)行中的規(guī)范性和管理質(zhì)量;檔案管理的人員素質(zhì)不高，沒有掌握檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，缺乏一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識，工作責(zé)任意識薄弱，在實際工作過程中從主觀上直接影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。二是硬件方面，醫(yī)院檔案的數(shù)量無論是從種類上還是增速上都是相當(dāng)可觀的，而許多醫(yī)院卻沒有分配一個足夠的空間作為專門的檔案室，室內(nèi)對檔案的日常維護(hù)也很少，使許多檔案隨著時間推移受到了自然損壞，有時甚至?xí)䴙榱斯?jié)約空間而丟棄部分檔案，造成了存建檔案的不完整;另外，檔案室內(nèi)也缺乏本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://m.78375555.com收集整理充足的、專業(yè)的檔案管理設(shè)備，如自動手鉆、自動號碼機(jī)等，設(shè)備的缺乏使其工作效率低的狀況得不到解決。
2.3 管理水平落后
首先因為管理人員的專業(yè)水平不過關(guān)或者沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)，所以對檔案從收集、整理到歸類、裝訂、存檔這一系列的檔案管理流程不能熟練專業(yè)地操作，并且職業(yè)責(zé)任意識都不強;其次在檔案建存完成以后的檔案流動管理上，例如在檔案的查詢、調(diào)動和歸檔上，管理方式較為落后單一，往往被調(diào)出來的檔案無法歸還到原來的類目和位置，長此以往造成了醫(yī)院檔案管理的混亂。
2.4管理方式不科學(xué)
在醫(yī)院的檔案管理中應(yīng)該把握好及時性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性這三個主要關(guān)鍵點。
第一，檔案管理不及時。醫(yī)院是一個檔案新增速度較快的機(jī)構(gòu)，每天都會有大量的新建檔案產(chǎn)生，但許多醫(yī)院不能對新增的檔案進(jìn)行及時有效的管理，造成積累后部分檔案的遺漏或丟失，也增加了后續(xù)工作的難度。
第二，檔案管理不準(zhǔn)確。由于上述原因存在實際檔案中有不完整的問題，因此在需要對這些遺漏檔案進(jìn)行調(diào)閱或者上級部門需要對檔案管理進(jìn)行核查考評時，檔案管理人員經(jīng)常會做一些不精準(zhǔn)的估計上報，降低了檔案管理的真實準(zhǔn)確性。
第三，檔案管理不連續(xù)。這一問題的發(fā)生在新舊職員崗位交接上表現(xiàn)最為突出，而且不僅針對檔案管理部門，還針對醫(yī)院內(nèi)的各個科室和部門，一旦有人員離職或新人上崗，都會發(fā)生一定程度的檔案在一定時期的中斷，使各個系統(tǒng)的檔案管理都不能連續(xù)完整。
3.針對醫(yī)院檔案管理問題的應(yīng)對策略
3.1 提高檔案管理意識
醫(yī)院應(yīng)加強對檔案管理作用和價值的認(rèn)識，改變以往檔案管理對醫(yī)院工作無足輕重的偏見，并在此基礎(chǔ)上制定一套完善的檔案管理體系和具體的管理實施細(xì)節(jié)，要求全院人員在日常檔案工作中嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，創(chuàng)造一個良好的檔案管理實施氛圍，努力提高檔案管理的實施力度和效果，使其成為提高醫(yī)院綜合實力的有力保障。
3.2提高軟硬件投入
第一，提高管理人員素質(zhì)。在醫(yī)院檔案管理的人員選用時，應(yīng)注重對人員檔案管理專業(yè)知識技能的考核和人員職業(yè)精神的測評，另外要求具備一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識，綜合考評合格者方可通過上崗;定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)不同時期醫(yī)院檔案管理存在的一些問題進(jìn)行糾正和指導(dǎo)，防止員工工作失誤。
第二，增強硬件設(shè)施投入。選擇或者建立一個空間和位置都適宜的檔案管理室，配備一套專業(yè)齊全的檔案管理硬件設(shè)施，包括一些必備的檔案柜架、刀切和裝訂設(shè)備等，配備自動化的號碼和檢索儀器等信息化設(shè)備，提高檔案管理的效率和方便性。
3.3提高管理水平方法和能力
第一，醫(yī)院制度化規(guī)范化的檔案管理體系形成以后，醫(yī)務(wù)人員和檔案管理人員應(yīng)該相互協(xié)作，做到新建檔案能夠保持原始準(zhǔn)確率，及時交付于管理人員手中歸檔，在人員交接時也應(yīng)注意做好這方面的工作，做到檔案全部移交再離崗、新上崗后即不斷檔，確保醫(yī)院檔案管理的及時、準(zhǔn)確和連續(xù)有效性。
第二，在醫(yī)院檔案管理工作中要做好所有檔案的登記工作，根據(jù)每個檔案所屬的科室、科目、類別進(jìn)行分門別類的歸納登記，既提高了檔案管理的科學(xué)性規(guī)范性，也提供了一個快速有效的后期檔案流動和復(fù)位管理方法，并且有利于相關(guān)總結(jié)報表的編制統(tǒng)計，確保了整個檔案管理工作在多而不繁、雜而不亂的狀態(tài)下有序進(jìn)行。
4.結(jié)束語
隨著我國醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備上不斷取得新的突破和成果，各個醫(yī)院也開始追求醫(yī)院整體綜合實力的不斷加強。醫(yī)院的各種檔案是醫(yī)院各方面運營的完整信息記錄，對醫(yī)院的綜合實力提升具有重要的借鑒和研究作用。因此，醫(yī)院在注重醫(yī)療水平的同時也要加強檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展達(dá)到世界醫(yī)療領(lǐng)域的先進(jìn)水平。
