淺談農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理存在的問題與建議
農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理存在的問題與建議
2012年2月，民政部印發(fā)了《科學技術研究檔案管理暫行辦法》（民政科技與標準化信息平臺），提出要加強民政部科學技術研究檔案管理工作，有效保護和利用民政科技信息資源，提高民政科技管理規(guī)范化水平，推動民政科技工作發(fā)展。在新的時期，農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理面臨著新的問題，科研檔案管理的根本目的是服務于科研人員，有助于科研機構科研工作的順利開展。因此，科研檔案管理工作是科研機構正常運轉和發(fā)展的重要組成部分，是推進農(nóng)業(yè)科研機構科研發(fā)展和創(chuàng)新的必要條件，同時也是科研機構科研實力的重要憑證�？蒲袡n案管理的規(guī)范與否，會影響科研管理的質量、效率和水平，甚至會影響到科研機構科研工作的發(fā)展。文章分析了當前農(nóng)業(yè)科研機構的科研檔案管理模式，科研檔案管理過程中存在的問題和困難，分析原因，對下一步如何高校提高科研檔案管理更好地為科研機構服務提出相應的對策和建議。
一、農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理現(xiàn)狀和存在問題
第三次新科技革命的蓬勃興起和發(fā)展帶動生產(chǎn)力大發(fā)展，更加速了農(nóng)業(yè)科技的現(xiàn)代化進程，農(nóng)業(yè)經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)化程度更強，帶動農(nóng)產(chǎn)品市場發(fā)展以及農(nóng)業(yè)科技研發(fā)和科研成果的轉化，農(nóng)業(yè)信息化技術提高[1]。在新的大信息量的時期，農(nóng)業(yè)科研工作過程原始素材的保存和記錄尤為重要，因此檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科學研究及農(nóng)業(yè)科研機構不可缺少的一個重要工作，是科研活動和科研機構的重要組成部分。
科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料[2-3]�？蒲袡n案管理指的是在整個科研進程包括科研準備、實驗、總結驗收、成果獎勵申報、推廣應用等各個階段形成材料的完整、準確、系統(tǒng)，做到科研工作和建檔工作同步進行，這是科研檔案管理工作的基本要求。根據(jù)新時期現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展水平以及農(nóng)業(yè)科技的信息化程度，科研檔案的管理要求和模式在逐漸變化，管理工作的質量直接影響科研工作和科研機構的順利運行，目前大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理存在一些問題，主要表現(xiàn)于以下幾個方面。
（一）檔案管理意識淡薄
科研檔案的建立需要檔案管理人員以及科研人員兩方面的配合完成。目前大多數(shù)科研機構的檔案管理人員基本由科研辦行政人員兼職負責，并沒有配備專職的科研檔案管理人員，由于缺乏對檔案知識的了解，責任心不強，把檔案的管理當成一種為科技人員無償服務而不是自己的本職工作，材料入檔案沒有硬性規(guī)定，可有可無，因此科研檔案的歸檔利用率較低。另外，科技人員積極性不強，認為只要把科研做好，科研成果是自己辛苦勞動的結晶，不在意或不愿意檔案的收集和管理，留在自己手中，有的擔心自本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://m.78375555.com收集整理己資料在歸檔后會被別人利用，特意回避歸檔。也有一些科研人員認為自己做出的成果掌握在自己手中最安全，這樣有助于保護知識產(chǎn)權[3]。這樣的結果是，出現(xiàn)項目總結或者填寫科研基礎時需要查閱、報送先前材料的時候才發(fā)現(xiàn)資料被自己沒有很好地保存，而又沒有在單位科研檔案中保存而后悔。
�。ǘn案形式的缺乏
有些科研機構的管理人員可能還是保持原來老工作人員，對計算機應用不熟練或者思想守舊不愿接受新事物，習慣于停留在“紙質檔案”的層面，查閱檔案的時候浪費人力、物力和時間。另外，紙質檔案不小心損毀或者遺失可能會導致資料的永久不可挽回[4]，隨著信息技術的發(fā)展與網(wǎng)絡時代的到來，為了便于查詢、查閱和提高檔案的利用價值，需要豐富科研檔案管理的載體形式，使“電子化”與“紙質化”雙軌運行。
�。ㄈw檔分類的混亂
近幾年隨著科技項目的急劇增長，項目內(nèi)容及分類有的界限模糊，有的材料收集不齊全[3]。科研檔案的管理，本來分類歸檔需要結合括單位發(fā)展方向、年份、材料內(nèi)容、單位人員規(guī)模、組織構架等方面，但出現(xiàn)分類級別判斷的錯誤，在管理人員交接工作內(nèi)容時含糊不清或者個體標準的判斷差異，都會導致檔案分類的管理混亂。
二、提高農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理的方法與建議
（一）強化建檔責任意識
檔案管理專業(yè)性較強、業(yè)務要求較高，檔案管理者的意識、行為、能力對檔案管理工作的質量起著決定性作用。農(nóng)業(yè)科研機構應該制定科研檔案的歸檔制度，有針對、有計劃地對管理人員和科研人員開展培訓，首先提高檔案管理人員的業(yè)務水平和責任意識，落實好崗位職責。同時，提高科研人員的建檔意識和重視程度，使科研人員認識到檔案管理的重要性，明確科研人員科研活動內(nèi)容的歸檔是科研人員的義務，它不是科研人員自己的私有財產(chǎn)，而是科研活動的真實記錄，屬于科研單位的成果，使科研人員自覺主動地配合檔案管理人員對自己的科研工作進行歸檔。當前農(nóng)業(yè)科研機構主要分類的基本單位是研究室、課題組，具體到項目則是項目負責人，應落實各級崗位責任制，推進檔案管理的時間進程，每一層都有責任監(jiān)督檢查科研活動中所形成的文件、材料、歸檔的工作完整性。將檔案管理工作納入到職能部門的工作范圍，制定相應的指標體系進行年終考核，使歸檔率與項目質量作為完成工作的主要依據(jù)納入到各層職能部門項目管理和年度績效考核�？傊�，一方面，管理人員要積極主動地通知、提醒甚至跟蹤個別項目的歸檔進程，做好督促，另一方面研究室主任、課題組長以及項目負責人本人也要層層落實，并按照時間進度進行不定期檢查驗收。
�。ǘ┙n形式多樣化
傳統(tǒng)檔案采用紙質方式，隨著信息量的增大，紙質檔案的建立需要較大的人力、時間和空間，并且查詢時較為麻煩，容易造成檔案材料的丟失。而當代計算機技術的發(fā)展使得新生代年輕人采用電子建檔方式更為普遍，電子檔案能夠節(jié)省空間、人力，但技術性要求較高，并且在工作交接以及查詢原始文件時容易出現(xiàn)錯誤。在當前農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案的管理中，隨著管理者年齡的差異，兩種檔案管理方式各有側重。而將兩者能夠很好地結合，同樣重視同步進行的，做得同步、圓滿的目前還不是很多。做好紙質和電子檔案平行、同步建設，為檔案管理的原始材料提供雙層保障，是檔案管理資料全面、簡化查詢方式以及材料真實的有力保障。
（三）制定農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度和標準
制定合理的農(nóng)業(yè)科研檔案管理的標準，是提升農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理工作科學化水平的切實需要，也是有效服務于科研工作的切實需求[2]。要結合農(nóng)業(yè)科研自身的特點，征求單位內(nèi)外學術委員和廣大科技人員的建議，以及上級部門、兄弟單位等多方面的意見，制定科研檔案形成、積累、收集、整理、保管、利用、歸檔范圍，規(guī)定時間和歸檔制度，形成固定文本，并隨著單位發(fā)展和形勢變化反復修改完善。目前，農(nóng)業(yè)科研機構最重要的就是科研項目和科研成果，建立文件夾按年份管理是最普遍的一種管理方式，分級根據(jù)項目類型按年份每年進行新材料的加入和規(guī)整。
�。ㄋ模┨岣邫n案利用效率
檔案利用是檔案管理工作的根本目的[5]，現(xiàn)代化電子存檔技術的發(fā)展為高校查詢和利用檔案提供了便捷，高效輸入和檢索能夠迅速地查詢到檔案的年份和歸類，技術的提高為檔案利用的效率和價值更上一個檔次，在工作總結、計劃、項目管理、單位成果展示以及領導、部門提供總結和參考數(shù)據(jù)。同時，科研項目檔案能夠為新進單位的科技人員提供有價值的情報信息，如某個學科方向在單位的發(fā)展狀況，項目立項有沒有重復，科研進展的程度等，能夠避免科研人員走彎路，指導科研人員的科研方向，更高的提高科研效率和科研水平。科研活動的直接記錄，無論成功或者失敗，都能反映科研真實過程，被稱作原始材料，是留給后人查看最有價值的技術材料[3]。檔案管理部門要主動根據(jù)單位發(fā)展需求，開發(fā)農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，管理人員在自己的崗位職責上主動與各學科方向的科技人員溝通，采取發(fā)簡報或者郵箱提醒的方式傳遞科研檔案管理信息，如果有條件的話可以建立農(nóng)業(yè)科研檔案信息服務中心，與兄弟單位或者其他農(nóng)業(yè)科研單位聯(lián)合形成網(wǎng)絡，把有價值可公開的檔案信息及時傳達給科研人員，提高科研檔案的利用效率，從而實現(xiàn)科研檔案管理的真正價值。
三、結束語
農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研水平的真實記錄，是發(fā)展農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的重要依據(jù)。目前農(nóng)業(yè)科研機構科研檔案管理水平不高，影響科研單位管理的質量和效率。研究創(chuàng)新管理理念，一方面在管理主體管理者上面的創(chuàng)新，要從領導層加以重視，給予人員、設備和經(jīng)費方面的保障，首先培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神的專業(yè)檔案管理工作人員，熱愛檔案管理工作，能夠根據(jù)具體工作內(nèi)容主動研究、分析、改革檔案管理模式和方法，另一方面從高層通過制定良好的工作運行機制，同時制定相應的獎懲制度，保障檔案管理者的待遇，最終提高農(nóng)學科研檔案管理工作的運行效率，實現(xiàn)科研檔案為科技人員和科研單位真正服務的最終目的。
