淺析檔案信息資源的便捷化服務(wù)機(jī)制
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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）07-0008-01
一、檔案信息資源服務(wù)機(jī)制建立的意義
檔案普遍依托于紙質(zhì)、光盤、磁帶、縮微膠卷等具體有形的載體，以及部分?jǐn)?shù)字化檔案，因此在利用服務(wù)上具有直接性的特點(diǎn)。然而利用者對于這些檔案的利用方式卻因紙質(zhì)、磁帶、光盤、縮微膠卷檔案的載體不同而有所區(qū)別。例如縮微檔案須借助專有縮微設(shè)備進(jìn)行閱讀，聲像檔案須借助媒體播放設(shè)備才能閱讀。由此也形成了將不同載體的檔案分別保存在不同保管庫房和查閱室內(nèi)的局面。在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)非常普及的情況下，我們完全可以考慮將相同主題內(nèi)容、不同載體的檔案經(jīng)過數(shù)字化后集成到一個(gè)數(shù)據(jù)庫之中，在統(tǒng)一界面的服務(wù)平臺(tái)上進(jìn)行利用。
具體方法上可運(yùn)用磁盤陣列鏡像的方式，將館藏實(shí)有檔案信息數(shù)據(jù)集成在一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源庫中，通過信息檢索引擎、智能模糊搜索技術(shù)在各異構(gòu)數(shù)據(jù)之間實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，并將檢索結(jié)果快速反饋給用戶，充分體現(xiàn)集成的資源優(yōu)勢。館藏實(shí)有檔案信息資源集成的好處包括：
1.有利于分類歸屬管理和形成規(guī)模效應(yīng)。館藏檔案按照全宗歸屬進(jìn)行集有利于建立多個(gè)信息子系統(tǒng)，成也有利于數(shù)據(jù)擴(kuò)充和形成規(guī)模效應(yīng)。
2.有利于信息服務(wù)質(zhì)量的提高。館藏實(shí)有檔案實(shí)行集成服務(wù)之后，原來負(fù)責(zé)對其管理的檔案專業(yè)人員能夠進(jìn)一步掌握服務(wù)動(dòng)態(tài)，為前臺(tái)服務(wù)人員提供更加有針對性的信息導(dǎo)航、資料檢索和參考咨詢等服務(wù)。
3.有利于檔案信息化建設(shè)水平的提高。館藏實(shí)有檔案的集成有賴于檔案信息化作為基礎(chǔ)，這勢必會(huì)帶動(dòng)檔案信息化建設(shè)水平的進(jìn)一步提高。
二、檔案信息資源服務(wù)機(jī)制建立的方法
如今的檔案館早已不再是往日單純的檔案集中保管地，而努力將自身打造成為滿足現(xiàn)代用戶大范圍、深層次、個(gè)性化需求的信息服務(wù)中心。檔案信息服務(wù)必須建立在現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的基礎(chǔ)之上，而信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)完善通常取決于用戶的實(shí)際需求。我們必須考慮如何在開放類檔案信息集成服務(wù)的過程中綜合利用各種技術(shù)手段提高服務(wù)效率和質(zhì)量。
當(dāng)前，與檔案信息集成服務(wù)密切相關(guān)的信息化技術(shù)主要有：數(shù)字化技術(shù)、Web數(shù)據(jù)庫技術(shù)、縮微掃描技術(shù)、信息檢索技術(shù)、信息推送技術(shù)、網(wǎng)站開發(fā)與維護(hù)技術(shù)、信息安全技術(shù)、多媒體技術(shù)等許多方面。而其中最主要運(yùn)用到的包括：
1.信息檢索技術(shù)，為利用者提供檢索界面和查閱系統(tǒng)，利用者可根據(jù)需要自行檢索所需文獻(xiàn)。通過人工智能軟件或后臺(tái)代理軟件，可以完成自動(dòng)或半自動(dòng)的信息代理服務(wù)。
2.信息推送技術(shù)，根據(jù)用戶對信息的個(gè)性化需求，有針對性地把用戶所需的信息主動(dòng)推送到用戶眼前。將被動(dòng)等待用戶搜索轉(zhuǎn)變有目的地主動(dòng)推送，這不僅增強(qiáng)了用戶體驗(yàn)，還通過減少無序訪問降低系統(tǒng)負(fù)載。
3.Web 數(shù)據(jù)庫交互技術(shù)，通過信息網(wǎng)絡(luò)在前臺(tái)服務(wù)界面和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫之間實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)訪問、動(dòng)態(tài)交互。
在實(shí)際運(yùn)用中可考慮綜合利用上述技術(shù)，盡可能地對各種所需的檔案信息資源和服務(wù)平臺(tái)實(shí)施集成，著重具有相同技術(shù)屬性的信息資源與服務(wù)平臺(tái)。如采用Web 數(shù)據(jù)庫技術(shù)的開放類檔案信息，用檢索技術(shù)實(shí)施檔案跨庫檢索查閱，在超文本技術(shù)下完成信息瀏覽導(dǎo)航，使用網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)交流技術(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)咨詢和服務(wù)。同時(shí)再將上述不同技術(shù)基礎(chǔ)的應(yīng)用服務(wù)模塊化，并通過網(wǎng)絡(luò)加以整合，使其既可繼續(xù)完成原有的服務(wù)功能，又能融合在一個(gè)新系統(tǒng)內(nèi)發(fā)揮更強(qiáng)大的作用。而用戶可在一個(gè)服務(wù)界面上隨時(shí)切換到信息檢索、信息閱覽、信息導(dǎo)航、實(shí)時(shí)咨詢等不同的服務(wù)平臺(tái)，從而形成以服務(wù)功能模塊為要素的檔案信息服務(wù)體系，從整體上達(dá)到綜合、集成和便捷的服務(wù)效果。
三、檔案信息服務(wù)機(jī)制建設(shè)的保障
檔案信息服務(wù)同其他服務(wù)工作一樣，離不開組織和人員的支撐和保障。檔案主管部門和檔案工作人員共同扮演了檔案信息服務(wù)中的核心角色。為了對應(yīng)檔案信息服務(wù)的集成性要求，檔案主管部門和檔案工作人員也應(yīng)通過協(xié)調(diào)合作等方式進(jìn)行。
1.組織機(jī)構(gòu)的保障
長期以來，檔案的接受征集、檔案保管、整理編目、開發(fā)編研、信息服務(wù)等環(huán)節(jié)各自隔離，客觀上造成了管理力量的分散。而檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)多以開發(fā)利用自有館藏資源為主，和外部信息服務(wù)機(jī)構(gòu)如圖書館、企業(yè)檔案館之間的交流較少。這種情況容易造成檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)之間雖各有優(yōu)勢，但不能整合起來滿足用戶多方面的需求。檔案信息便捷化服務(wù)機(jī)制必然要面對用戶的多樣化主體需求、便捷性操作需求與海量信息數(shù)據(jù)、繁復(fù)的后臺(tái)處理程序之間互相矛盾的情況，因此必須高效迅速的處理各個(gè)信息流程環(huán)節(jié)，可以通過集成相似的服務(wù)功能和相關(guān)的工作步驟來提高信息處理與反饋的速度。因此檔案信息服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)各部門、各檔案信息機(jī)構(gòu)之間都應(yīng)打破獨(dú)立各自封閉管理體系，加強(qiáng)溝通、合作}與融合，共同完成從檔案信息資源的收集、加工、開發(fā)到最終服務(wù)的一系列步驟。
2.人員的保障
在傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式中，檔案信息服務(wù)人員因?yàn)閷I(yè)分工需要，往往只具備單一方面的工作能力，缺乏縱觀平臺(tái)全局的視野和提供綜合服務(wù)的意識。為了適應(yīng)新形勢下檔案信息便捷化服務(wù)的要求，檔案信息服務(wù)人員首先應(yīng)在隊(duì)伍結(jié)構(gòu)上集成檔案學(xué)專業(yè)、管理學(xué)專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、服務(wù)性專業(yè)等不同類型的人才，并在經(jīng)驗(yàn)豐富的老人和朝氣蓬勃的年輕人之間實(shí)現(xiàn)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理平衡。各類服務(wù)人員之間通力協(xié)作，融合成一個(gè)整體團(tuán)隊(duì)來為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，在人員知識結(jié)構(gòu)上也需進(jìn)一步主動(dòng)學(xué)習(xí)最新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的知識，努力打造復(fù)合型人才，實(shí)現(xiàn)另一種意義上的便捷化服務(wù)。
總之，在檔案信息資源便捷化服務(wù)模式下，可通過現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)非常方便地完成檔案信息全文數(shù)字化和二次加工整理，易于建立覆蓋廣泛、內(nèi)涵豐富的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。同時(shí)還可通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、智能分析技術(shù)和程序交互技術(shù)，在更加深入的層面實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的編研與整合，有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
